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Procès-verbal de la réunion de 2010 du Comité consultatif des bibliothèques du Programme des services de dépôt (CCB-PSD)

Dates et lieu de la réunion

23 et 24 août 2010
Salle de la Confédération, 2^e étage
Constitution Square, 350, rue Albert
Ottawa (Ontario)

Table des matières

• Liste des participants
• Jour 1 : Lundi 23 août 2010
• Jour 2 : Mardi 24 août 2010
• Mesures de suivi

Liste des participants

• Karen Adams, Association des bibliothèques de recherche du Canada (ABRC) et Université du Manitoba
• Katharine Barrette, Université Mount Royal
• Graeme Campbell, Éditions et Services de dépôt (ESD)
• Louise Carpentier, Association pour l'avancement des sciences et des techniques de la documentation (ASTED) et Université Concordia
• Bernie Gloyn, Statistique Canada
• Carla Graebner, ABRC et Université du Manitoba
• Cynthia Hubbertz, Bibliothèque du Parlement
• Margo Jeske, Université d'Ottawa
• David Jones, Université de l'Alberta
• Antonio Lechasseur, Bibliothèque et Archives Canada (BAC)
• Christine Leduc, ESD
• Gay Lepkey, ESD
• Sylvie Nadeau, ASTED et Service des bibliothèques publiques du Nouveau-Brunswick (SBPNB)
• Doris Ricard, Université du Québec à Trois-Rivières
• Brent Roe, ABRC
• Caron Rollins, Association canadienne des bibliothèques (ACB) et Université de Victoria
• Marc St-Pierre, ESD
• Elizabeth Sander, ESD
• Carolyn Shandler, Bibliothèque publique de Surrey
• Michael Van Dyk, BAC
• Frank Winter, ACB et Université de la Saskatchewan
• Hafid Zoumhani, Bibliothèque du Parlement

Jour 1 : Lundi 23 août 2010

A. Table ronde et lecture de l'ordre du jour

1. La réunion est ouverte par Christine Leduc à 8 h 40 et les présentations pour la table ronde sont faites.
2. Katharine Barrette souligne que son établissement ne s'appelle plus le Collège Mount Royal, mais bien l'Université Mount Royal.
3. Marc St-Pierre attire l'attention des membres sur l'examen à venir du programme des ESD. Cet examen sera mené dans le cadre d'une série générale d'examens de programme au sein de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Marc insiste sur le besoin de rétroaction et de nouvelles de la part de la collectivité des bibliothèques.
4. L'ordre du jour est lu et approuvé.

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B. Lecture du procès-verbal de la dernière réunion

1. Le procès-verbal de la réunion de 2009 du CCB-PSD est lu et approuvé sans modifications.

C. Examen des affaires découlant de la réunion précédente et du plan d'action

Les points du plan d'action de la réunion de 2009 du CCB-PSD ont été examinés comme suit :

• La première mesure, concernant les publications « fugitives », est continue. Pour répondre à la question de Michael Van Dyk, Gay Lepkey mentionne que le moyen le plus approprié de signaler les publications qui pourraient être « fugitives » est la liste de diffusion d'INFODEP.
• La deuxième mesure, la formation d'un groupe de travail pour concevoir des façons d'évaluer les coûts engagés par les partenaires du Programme des services de dépôt (PSD) pour fournir aux Canadiens un accès à l'information du gouvernement, est incomplète. Toutefois, Sylvie Nadeau fait allusion à une étude pilote menée au sein du SBPNB.
• Les troisième et quatrième mesures sont complétées.
• La cinquième mesure est la possibilité de diviser par langue le lot de notices MARC fourni rétrospectivement par BAC pour les listes hebdomadaires des publications du gouvernement du Canada. Michael Van Dyk, responsable de la création et du téléchargement des dossiers des lots, explique qu'il s'agit d'un processus manuel qui prend beaucoup de temps. Tant que BAC n'acquerra pas de système intégré de gestion de bibliothèque (SIGB), il ne serait pas pratique d'essayer de diviser les notices MARC. Antonio Lechasseur ajoute que la perspective d'achat prochain d'un SIGB est peu vraisemblable.
• La sixième mesure, l'élaboration d'une annexe à l'entente avec les bibliothèques de dépôt pour les cartothèques de dépôt, est en cours. Les discussions tripartites ont encore lieu entre ESD, Ressources naturelles Canada (RNCan) et la collectivité des cartothèques de dépôt.
• La septième mesure, l'affichage de messages d'intérêt général pour la collectivité des bibliothèques de dépôt sur INFODEP, est continue. Une discussion a lieu au sujet de l'augmentation de ce type de trafic sur la liste de diffusion. Gay Lepkey indique qu'il affichera un message sur INFODEP soulignant les usages possibles de la liste de diffusion.
• La huitième mesure est la demande de réponses à deux questions par les membres du CCB-PSD. Le point est fermé, car aucune réponse n'a été reçue.
• La neuvième mesure est continue.

D. Rapport annuel sur le PSD

Christine Leduc présente son rapport annuel sur le PSD aux participants. Son dossier de présentation sera disponible en version électronique pour les membres du CCB-PSD.

Voici certains sujets de discussion découlant de la présentation du rapport annuel :

1. Le nombre de commandes traitées a diminué, en partie parce que le nombre de bibliothèques de dépôt inscrites a baissé. Toutefois, malgré le nombre moins élevé de bibliothèques de dépôt, les chiffres obtenus au total ont été maintenus ou même améliorés. Michael Van Dyk demande une analyse du nombre d'ISBN attribués à des publications électroniques et Gay Lepkey est d'accord pour fournir ces données.
2. À partir de janvier 2011, les bibliothèques devront payer des frais pour s'abonner aux journaux du Conseil national de recherches Canada (CNRC), car le protocole d'entente du PSD avec le CNRC expirera.
3. Le PSD a été invité à entreprendre des discussions avec BAC à l'automne 2010, au sujet du futur partage du catalogage pour les publications du gouvernement fédéral.
4. En réponse à la question de Doris Ricard de savoir si le PSD continuerait d'archiver les publications dans sa collection électronique, Christine Leduc et Antonio Lechasseur mentionnent que ce sujet serait abordé dans l'ordre du jour.
5. Christine Leduc demande aux membres du Comité de soumettre les rapports annuels de leurs bibliothèques de dépôt puisqu'ils jouent un rôle particulier dans la planification et la prise de décision.
6. L'année 2011 marquera le 170^e anniversaire de la Gazette du Canada ainsi que le 125^e anniversaire de l'Imprimeur de la Reine. Carla Graebner ajoute que la BC Library Association fêtera également ses 100 ans et invite les représentants du PSD aux cérémonies.
7. David Jones se renseigne sur la façon dont les révisions du droit d'auteur de la Couronne s'appliqueraient aux cartes et Christine Leduc répond qu'elles ne sont pas incluses.

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E. Le point/rapport des membres du Comité

1. Frank Winter et Caron Rollins présentent leur rapport conjoint au nom de l'Association canadienne des bibliothèques (ACB). Un exemplaire électronique du rapport est soumis à Isabelle Campeau (ESD). Les membres discutent de la numérisation et de la conservation en collaboration entre les établissements et d'un wiki qui serait mis sur pied pour faciliter les discussions à ce sujet.

2. Cynthia Hubbertz souligne que la Chambre des Communes a garanti qu'elle conserverait sur le site Web du Parlement du Canada toutes les publications qui s'y trouvent actuellement, qu'une politique est en cours d'élaboration pour l'archivage numérique et qu'elle dépend de la Bibliothèque du Parlement pour la conservation des copies papier. Caron demande quelles publications de la Chambre des communes ne seraient plus distribuées par l'intermédiaire du PSD. Cette question reste sans réponse.

3. Gay Lepkey veut une explication sur un commentaire provenant d'une petite bibliothèque publique (page 6 du rapport de Caron et Frank). Caron explique que la bibliothèque souhaitait obtenir de l'orientation sur la façon de sélectionner les publications de la Liste hebdomadaire. Gay répond que, selon son expérience, les contextes des bibliothèques publiques individuelles diffèrent tellement qu'il serait impossible d'établir une norme de service à imposer. Il ajoute que la collectivité des bibliothèques serait davantage en mesure de traiter de la question d'une collection de base de publications du gouvernement fédéral que le PSD, car le personnel du Programme n'a ni l'expérience, ni l'expertise de travail avec des publications du gouvernement à titre de référence et pour la recherche. Si un groupe professionnel comme l'Access to Government Information Interest Group (AGIIG) de l'ACB rédigeait de la documentation de formation pouvant aider les bibliothécaires à choisir les publications du gouvernement pour leurs collections, le PSD serait heureux de l'héberger sur le site Web des publications. Les membres décident qu'il faudrait explorer d'autres idées pour mettre en place des possibilités de formation pour les bibliothécaires travaillant avec les publications du gouvernement.

4. Carolyn Shandler présente un rapport sur la Bibliothèque publique de Surrey. Elle décrit les plans d'une nouvelle bibliothèque qui sera construite au centre ville. Au nom de ses collègues de la Bibliothèque publique de Surrey, elle souligne que les copies papier sont encore souhaitables. Elle mentionne en particulier la publication Services pour les personnes handicapées. Christine Leduc promet d'assurer un suivi de cette demande auprès de Service Canada.

5. Cynthia Hubbertz donne les nouvelles ci-dessous au sujet de la Bibliothèque du Parlement :

   1. Le Sénat, la Chambre et la bibliothèque collaborent sur un projet de rationalisation de l'entrée des données dans la base de données LegisInfo. Le service mis à jour serait disponible en janvier 2011. Une nouvelle fonction, La législation en bref, serait ajoutée, permettant aux utilisateurs de voir, à tout moment, à quelle étape en sont les projets de loi (p. ex., en comité).
   2. La conception du site Web du Parlement est revue et la nouvelle version sera disponible en janvier 2011. Le concept reflétera la nature institutionnelle du Parlement. L'objectif est de réduire la répétition de l'information et de rendre le site plus convivial.
   3. La Bibliothèque a publié les débats reconstitués de 1872 de la Chambre des communes et les débats du Sénat de 1872, une traduction de la version originale anglaise. Tous les débats reconstitués sont disponibles sur le site Web du Parlement au http://www2.parl.gc.ca/sites/lop/reconstituteddebates/index-f.asp?Language=F. La traduction des débats du Sénat, qui étaient publiés en anglais jusqu'en 1896 seulement, était un projet continu de la Bibliothèque.
   4. En novembre passé, la Bibliothèque a publié Notre pays, notre Parlement. Ce site conçu pour les professeurs explore l'appareil gouvernemental canadien et les institutions du Parlement. Consultez-le au http://www2.parl.gc.ca/sites/lop/education/esl/index-f.asp?Language=F.
   5. Cette année, la Bibliothèque a transféré son service de filtrage des médias à la plateforme NewsDesk. Les clients peuvent maintenant parcourir les nouvelles, recevoir des avis ou lire Quorum (un ensemble de coupures de presse sur des histoires liées au Parlement) sur leurs appareils portables.
   6. Les bibliothèques de l'Association des bibliothécaires parlementaires au Canada (ABPAC), y compris la Bibliothèque du Parlement, ont collaboré pour mettre sur pied un portail de partage de documents officiels et parlementaires de leurs fonds documentaires respectifs. (Certaines bibliothèques d'assemblées législatives provinciales ont le mandat de recueillir et de conserver les publications officielles et parlementaires de leur province.) L'objectif était de bénéficier d'un endroit où les utilisateurs peuvent trouver tous ces documents, peu importe la province ou le territoire. La personne-ressource était Vicki Whitmell de la Bibliothèque de l'Assemblée législative de l'Ontario.
   7. La première étape de la taxonomie de la Bibliothèque est terminée. La taxonomie sera mise en œuvre dans le nouveau système de suivi des demandes qui sera mis en place le 13 septembre 2010. Elle sera utilisée pour décrire l'expertise dans le répertoire des employés, rendant ainsi plus efficace l'attribution de demandes selon les sujets.

   Cynthia convient d'aviser à l'avance les membres du lancement du site Web par l'entremise d'INFODEP.

   
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6. David Jones, en tant que cartothécaire à l'Université de l'Alberta, présente un rapport sur les questions pertinentes aux cartothécaires. Il souligne le besoin d'achever l'annexe de l'entente avec les bibliothèques de dépôt qui traiterait de questions particulièrement liées aux cartothèques de dépôt.

   L'augmentation récente de la production de cartes par RNCan et le nombre accru de demandes auprès du PSD liées à cette hausse ont été déterminés comme des préoccupations, tout comme l'intention de RNCan de réviser ses programmes de production cartographique. Un bon nombre de cartothécaires avaient discuté de ces questions lors d'une conférence téléphonique avec Christine Leduc. David mentionne que même si la Liste hebdomadaire comprend des notices de cartes, les cartothèques n'en ont pas reçu depuis un bon moment.

   Gay Lepkey est d'accord pour dire qu'il y a eu une vague de production de cartes par RNCan pendant l'été et que cette augmentation, jumelée au fait que les versions PDF reçoivent maintenant également des ISBN, accroît de façon importante les activités de traitement du PSD.

7. Antonio Lechasseur, en tant que directeur de la Division de la description des ressources, donne des nouvelles de la Direction du patrimoine de l'édition de BAC. Il signale quelques changements importants au sein de BAC depuis la nomination de Daniel Caron au poste de bibliothécaire et archiviste du Canada, comme le programme rigide de « modernisation » et la création de trois nouveaux secteurs institutionnels : acquisition, exploration des ressources et gestion des collections.

   Des discussions entre BAC et le PSD sont prévues pour l'automne. Les plans d'acquisition d'un SIGB pour BAC ont été reportés et l'objectif actuel est donc d'investir dans le maintien et l'amélioration d'AMICUS.

   Le futur du Répertoire de vedettes-matière (RVM) doit être examiné en collaboration avec certaines bibliothèques du Québec. Finalement, Antonio indique que la préparation de la nouvelle installation d'entreposage des collections en est à la deuxième année du projet triennal.

8. Michael Van Dyk aborde des questions particulières à la liaison des documents d'AMICUS avec ceux du PSD tels qu'ils apparaissent dans le nouveau catalogue des publications. Graeme Campbell discute brièvement des problèmes avec Michael et ils décident de faire de cette question une mesure urgente.

9. Margo Jeske fait le point sur la Bibliothèque de droit Brian-Dickson de l'Université d'Ottawa, et sur l'Association canadienne des bibliothèques de droit (ACBD). Elle mentionne le déplacement récent d'une annexe agrandie de la bibliothèque de l'Université d'Ottawa, une installation d'entreposage hors campus qui offre un délai de réponse de 24 heures aux demandes.

   Margo souligne également le lancement d'une couche de recherche utilisant Endeca. Cette couche inclut une programmation qui établit une correspondance entre les vedettes-matière, permettant un accès bibliographique dans les deux langues officielles. Margo mentionne une série de webinaires à venir qui seront organisés par l'ACBD et ajoute qu'elle affichera sur INFODEP l'information sur des webinaires particuliers susceptibles d'intéresser la collectivité des bibliothèques de dépôt.

   Elle signale en outre que les membres de l'ACBD sont soulagés que la décision d'arrêter la production du Tableau des lois d'intérêt public en version papier ait été infirmée et que la Partie III de la Gazette du Canada continuerait également d'être produite en version papier.

   [Nota : À 15 h 30, Lyne Tassé, directrice de la Gazette du Canada, vient faire une présentation dans le cadre de la réunion. Elle indique qu'une décision de mettre fin à la publication de la copie papier de la Partie III de la Gazette du Canada était en fait en voie d'être prise et qu'un avis annonçant cette décision paraîtrait dans le prochain numéro prévu pour la mi-septembre. Louise Carpentier demande que la collectivité des bibliothèques soit mise au courant de la publication de l'avis par l'entremise d'INFODEP.]

   
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10. Sylvie Nadeau décrit un projet pilote mené par les bibliothèques du SBPNB et distribue des documents présentant les résultats de ce projet. Ce dernier a permis d'estimer les coûts engagés par les bibliothèques de dépôt du SBPNB pour offrir un accès aux publications du gouvernement canadien.

    Christine Leduc félicite Sylvie pour son initiative d'entreprendre ce projet et demande si d'autres membres du CCB-PSD voudraient enquêter sur la possibilité de mener des études semblables dans leurs établissements ou organisations respectifs et s'ils seraient prêts à en partager les résultats à la réunion de l'année suivante.

    Tous les membres conviennent de le faire. Carla Graebner soutient que la liste d'information du CCB-PSD, une liste de diffusion qu'elle a mise sur pied, constituerait un bon moyen d'échanger de l'information et des idées sur ce projet.

11. Doris Ricard parle du catalogage des ressources électroniques partagé en un réseau de huit bibliothèques du système de l'Université du Québec et dont elle est responsable.

    Elle soulève également deux questions en lien avec le PSD :

    1. Les bibliothèques trouvent qu'il n'y a pas suffisamment de copies papier disponibles pour les publications inscrites comme des éléments à cocher sur la Liste hebdomadaire;
    2. La bibliothèque qu'elle représente aimerait disposer d'enseignes qui indiquent aux usagers que la bibliothèque est une Bibliothèque dépositaire du Programme des Services de Dépôt du Gouvernement du Canada. Carla Graebner affirme également qu'il serait utile d'avoir des enseignes qui indiquent l'emplacement des documents du PSD à la bibliothèque de l'Université Simon Fraser. Christine Leduc souligne que des enseignes et des décalcomanies seraient à la disposition de ceux qui en font la demande. (Nota : Nous en avons fourni quelques-uns à la fin de la réunion.)

12. Louise Carpentier prend la parole au nom de l'ASTED et en tant que membre du corps enseignant de l'Université Concordia. Elle annonce la conférence à venir pour la collectivité de bibliothèques, qui aura lieu à Montréal le 1er novembre et qui s'intitule « Imaginer de nouveaux partenariats ».

    Louise fait l'éloge de PSD pour son kiosque lors de la conférence de l'année dernière à Montréal, soulignant que c'était l'un des plus beaux. Elle présente le portail pour l'information du gouvernement sur le site Web des bibliothèques de l'Université Concordia de même que les index et bases de données qui s'y trouvent. Louise soulève le problème continu de trouver de l'espace physique pour les vieilles publications et demande de l'orientation sur l'élagage des copies papier.

    Elle mentionne particulièrement le Règlement de l'aviation canadien en feuillets mobiles en indiquant que personne ne sait si la version qu'elle détient est complète. Gay Lepkey répond que si le volume de base est défectueux ou incomplet et qu'il existe une version électronique, les lignes directrices de conservation pourraient être invoquées. Caron Rollins demande de quelle façon une bibliothèque devrait informer ESD qu'elle désire arrêter de recevoir des publications en feuillets mobiles. Gay répond que si une publication en feuillets mobiles particulière est disponible en ligne, la bibliothèque peut simplement annuler son abonnement à la version papier.

    Katharine Barrette affirme que la bibliothèque de l'Université Mount Royal a annulé son abonnement à la version papier du Règlement de l'aviation canadien puisque les élèves-pilotes veulent uniquement utiliser la publication en ligne.

    Une discussion a lieu sur la façon dont les bibliothèques peuvent savoir à quelles publications, en feuillets mobiles et en série, elles sont abonnées. Gay indique qu'ESD peut fournir une liste des publications en feuillets mobiles actuelles pour lesquelles il existe une version électronique viable ainsi qu'une liste des publications actives traitées par ESD.

    
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13. Karen Adams prend la parole en tant que représentante de l'ABRC et directrice des bibliothèques de l'Université du Manitoba. Elle parle d'une discussion entre les bibliothèques de quatre provinces de l'Ouest visant à consolider la stratégie de l'ABRC sur les derniers exemplaires imprimés. Karen mentionne également le besoin d'être à la hauteur des attentes des étudiants en matière d'information, comme des recherches de mots clés en plein texte et le téléchargement sur des appareils portatifs. Elle souligne que le passage au format électronique, dans ce contexte, n'est pas suffisant.

14. Brent Roe, en tant que directeur général de l'ABRC, félicite le gouvernement pour ses révisions de la politique en matière de droits d'auteur quant à l'utilisation non commerciale. Il soulève deux questions qui s'appliquent à la collectivité des bibliothèques universitaires :

    1. Un suivi des publications qui disparaissent des sites Web du gouvernement à la suite de la mise en place de la normalisation des sites Internet 2.0 (NSI 2.0) est-il assuré? Ces publications sont-elles archivées quelque part?
    2. Les bibliothèques universitaires peuvent-elles jouer un rôle dans la sauvegarde de ces publications non conformes?

15. Carla Graebner ajoute quelques commentaires au nom de l'ABRC. Pour ce qui a trait aux publications gouvernementales manquantes (« fugitives »), elle suggère la division de la responsabilité de toutes les organisations fédérales entre les partenaires du PSD, ce qui permettrait à ces derniers de participer à la conservation des publications.

    Carla rapporte l'intérêt des membres pour la création d'un système LOCKSS pour les publications du gouvernement canadien similaire à celui qui a été mis sur pied aux États-Unis. [Voir http://www.gpo.gov/help/authentication_of_information.htm (anglais seulement)]. Un autre commentaire des bibliothécaires du gouvernement est une demande d'accès aux archives pour une version interrogeable d'INFODEP. En ce moment, l'accès est limité à trois mois et aucune fonction de recherche n'est disponible. Carla distribue une copie papier de la page d'accueil de la bibliothèque de l'Université Simon Fraser comportant une image de documents du PSD et un message indiquant la participation de la bibliothèque au Programme. La bibliothèque de l'Université utilise une partie de ses sites Web pour présenter différents services, différentes ressources ou des articles importants.

    Gay Lepkey présente quatre exigences de la NSI 2.0 qui pourraient mener à la suppression de publications des sites Web du gouvernement :

    1. XHTML doit être le format principal. Les publications en format PDF devront donc y être converties ou supprimées;
    2. L'information doit toujours être à jour;
    3. La publication de longs documents est découragée (ce qui aura une incidence sur la publication de documents en format PDF);
    4. Il ne doit pas y avoir de lien rompu.

    Gay ajoute qu'une fois les publications supprimées pour des raisons de conformité à la NSI 2.0, elles ne sont pas archivées de façon cohérente et ont été difficiles à retrouver. Un participant de la réunion suggère que le problème de disparition des publications peut être perçu comme un échec de responsabilité du gouvernement.

16. Katharine Barrette parle de la situation de son point de vue privilégié de bibliothécaire de l'Université Mount Royal. Elle affirme que le principal défi est de mettre les étudiants au courant des sources d'information que sont les publications du gouvernement. La bibliothèque a arrêté de commander les publications papier, lorsque c'est possible, en raison de contraintes d'espace et de temps. Katharine est d'accord avec les commentaires émis plus tôt à propos des publications en feuillets mobiles et suggère que des confirmations des abonnements soient régulièrement envoyées aux bibliothèques.

    Elle souligne en outre qu'elle a créé un guide important pour trouver de l'information gouvernementale et qu'il a été publié sur le site Web de sa bibliothèque. Christine Leduc répond que ce serait formidable si les partenaires du PSD échangeaient leurs connaissances collectives en fournissant des ressources ou des liens supplémentaires qui y mènent, et qui peuvent être ajoutées au site Web des publications.

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F. Discussion sur Statistique Canada

Bernie Gloyn présente les dernières nouvelles sur les publications de Statistique Canada et la relation de ce dernier avec le PSD et ses activités liées aux bibliothèques.

La forte opposition exprimée par la collectivité des bibliothèques sur INFODEP à la suite de l'annonce de l'arrêt de la publication de Recueil statistique des études de marché, peu importe le format, est soulignée. Bernie indique que la principale raison ayant mené à cette décision était la difficulté d'offrir la publication en format XHTML. Une discussion a lieu à propos des intervenants qui ont été consultés avant que la décision ne soit prise, car les messages sur INFODEP ont démontré que les utilisateurs finaux dépendaient grandement de cette publication. Bernie mentionne que Statistique Canda prévoit arrêter la publication de la version papier d'autres publications, comme l'Indice des prix à la consommation, mais que les bibliothécaires seraient consultés avant qu'une décision ne soit prise.

Pour répondre aux questions précédentes au sujet de la conservation des publications du gouvernement, Bernie décrit la politique de la bibliothèque de Statistique Canada : toutes les publications en version papier et toutes les copies papier de toutes les publications en format PDF sont conservées indéfiniment, mais les publications dans les autres formats électroniques ne sont pas conservées.

Une discussion à lieu sur les projets de numérisation de Statistique Canada. Bernie rapporte que l'objectif est de numériser toutes les publications qui se trouvent dans la bibliothèque et que le projet devrait prendre plusieurs années. Cette année, le projet se concentre sur les publications du recensement. Antonio Lechasseur demande si les versions numérisées des publications historiques seraient gérées comme de nouvelles publications par le PSD et inscrites dans les listes hebdomadaires. Gay répond qu'en principe, elles le seraient.

Margo Jeske demande si les bibliothèques de dépôt pourraient disposer des versions papier des publications si les ministères fédéraux les numérisent. Gay répond qu'il s'agit d'une interprétation légitime de nos directives de conservation, mais que le PSD n'a pas encore entièrement élaboré de politique qui permet de déterminer si les bibliothèques de dépôt continuent de devoir cataloguer et offrir les versions numérisées. Louise Carpentier demande si Statistique Canada a assuré un suivi de l'utilisation de la collection historique de l'Annuaire du Canada, car le serveur pourrait être surexploité si les usagers de bibliothèques essaient d'accéder aux publications numérisées en même temps plutôt que de consulter la version papier. Frank Winter répond que, selon son expérience, les étudiants et les professeurs préféreraient attendre qu'une ressource électronique soit disponible plutôt que d'aller chercher sur les étagères l'équivalent en version papier pour le consulter.

Bernie parle de l'Initiative de libre accès aux données et de l'Initiative de démocratisation des données. Il mentionne également la récente controverse sur l'abolition du questionnaire complet obligatoire du recensement pour 2011.

Carla Graebner veut savoir pour quelle raison le protocole d'entente actuel entre le PSD et Statistique Canada a été signé pour une seule année. Marc St-Pierre répond qu'avec la tendance à la baisse de la production de publications chez Statistique Canada, le PSD ne voulait pas s'engager à payer le même montant pour possiblement moins de publications, surtout au moment où un examen stratégique du PSD allait être mené.

G. Présentation du Conseil du Trésor

Cette présentation est annulée, car la personne qui devait la donner est malade.

H. Synthèse

La réunion du CCB-PSD est levée pour la journée, peu avant 17 h. Un bon nombre de participants se réunissent dans un restaurant voisin à 17 h 30.

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Jour 2 : Mardi 24 août 2010

A. Lecture de l'ordre du jour

Christine Leduc souhaite la bienvenue aux participants en cette deuxième journée de réunion du CCB-PSD à 8 h 30.

B. Présentation de BAC et discussion

Doug Rimmer, sous-ministre adjoint de BAC, donne une courte présentation sur la « modernisation de BAC et les possibilités numériques ». Des copies papier de sa présentation PowerPoint sont distribuées à tous les participants.

Doug Rimmer indique que la principale raison ayant mené au programme de modernisation est l'impression qu'un passage important des médias « analogues » aux médias « numériques » a lieu et que Daniel Caron, le bibliothécaire et archiviste du Canada, croit que le monde numérique est fondamentalement différent de l'analogique. BAC explorera différentes façons de faire passer son centre d'attention des collections papier aux collections numériques, comme des changements à la politique d'approvisionnement et du travail en partenariat avec d'autres établissements canadiens comme les bibliothèques et le PSD, afin de répartir la responsabilité du développement et de la description des collections.

Une longue discussion suit la présentation de Doug. Karen Adams demande des renseignements sur la différence entre les collections du PSD et de BAC. Gay Lepkey et Christine Leduc répondent que le PSD adopte un modèle distributif selon lequel les fonds de documents du PSD ne se trouvent pas dans un bureau central, mais selon lequel les bibliothèques de dépôt agissent comme dépôts régionaux de distribution. Christine ajoute que même si la conservation ne fait pas partie du mandat du PSD, la plus grande force du Programme est sa qualité de point d'accès unique aux publications du gouvernement du Canada. En réponse à la question à savoir si BAC devrait considérer un type de modèle de conservation réparti à long terme, Doug affirme que c'est inévitable et que les dirigeants de BAC considèrent l'établissement comme un des nombreux dépôts numériques de confiance.

Louise Carpentier demande des explications sur le critère d'« importance » mentionné dans la section sur le développement des collections. Doug explique que BAC achète actuellement environ 3 % des documents du gouvernement, car cette quantité est considérée comme adéquate pour documenter l'expérience canadienne. Pour les publications gouvernementales, l'accent a toujours été mis sur la représentativité. Doug ajoute que ce paradigme a fait son chemin et que la question d'importance devrait être examinée de plus près. Il pose la question suivante : « Est ce que chaque brochure que le gouvernement publie a une importance durable? »

Louise Carpentier et Caron Rollins expriment toutes deux des préoccupations quant à la possibilité qu'un plus petit nombre de publications soient considérées comme assez importantes pour être recueillies et pour recevoir un traitement bibliographique. Caron soulève le point que les documents éphémères, comme les brochures, peuvent se révéler tout aussi importants, car ils démontrent la façon dont le gouvernement communique avec les Canadiens. Elle indique que ce type de publication et leurs notices MARC sont également utiles pour indiquer que des documents plus importants pourraient être disponibles.

Doug Rimmer répond que les décisions d'approvisionnement deviendront beaucoup plus transparentes qu'avant et qu'un type de mécanisme officiel sera peut-être mis en place pour recueillir les commentaires des Canadiens, entre autres.

Pour répondre à la question de savoir de quelle façon BAC recueillera de l'information sur ce que les autres établissements détiennent et offrent, Doug affirme que cette question sera inscrite à l'ordre du jour des discussions que Daniel Caron tiendra avec les intervenants vers la fin d'octobre.

En réponse à la question sur la façon de numériser en masse des publications patrimoniales du gouvernement, Doug mentionne que Canadiana se concentre sur les possibilités de coordonner des ressources du réseau des dépôts.

Frank Winter croit qu'il y a une disparité entre BAC, ses ressources, son mandat et les attentes des Canadiens. Il soutient que les Canadiens s'attendent à ce que BAC possède une collection exhaustive des publications du gouvernement fédéral qui peut être découverte et accessible, et il demande s'il est nécessaire que ces attentes soient réévaluées. Frank souligne que la même tendance s'observe dans les provinces, sauf au Québec où Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) a prouvé qu'il peut tout faire. Louise Carpentier, Carla Graebner, Carolyn Shandler, David Jones et Margo Jeske partagent l'opinion de Frank selon laquelle la collection des publications fédérales de BAC devrait être exhaustive.

Les participants discutent davantage de la numérisation de masse et de l'acquisition de publications en format électronique. Christine Leduc propose que le CCB-PSD soit le groupe de rétroaction à ce sujet et qu'INFODEP serve de moyen de communication.

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C. Présentation du Réseau stratégique des bibliothèques fédérales canadiennes (RSBFC)

Paul Sawa, bibliothécaire en chef de l'École de la fonction publique du Canada, donne une présentation sur le RSBFC. Le Réseau est composé de professionnels de l'information provenant d'une douzaine d'organisations du gouvernement fédéral et vise à promouvoir le partenariat et le partage.

Les réunions du RSBFC ont permis de remarquer que les cadres supérieurs ont une opinion négative des bibliothécaires, tandis que ces derniers se sont trop fiés à leur réputation professionnelle. La gestion de l'information (GI) est considérée comme plus importante que le SIGB. Les bibliothécaires ont déjà considéré que la gestion de l'information est en fait de la gestion de documents et qu'en conséquence, elle ne relevait pas des bibliothèques. Mais les bibliothécaires ont changé d'avis et commencé à prendre part à la GI.

Le RSBFC tente de déterminer les efforts collaboratifs et les ententes entre les bibliothèques fédérales. Ces dernières sont étroitement examinées par le groupe de travail du sous-ministre adjoint dans le but de déterminer ce qu'elles font et de quelle manière.

Une discussion a lieu.

D. Mise à jour de RNCan

Ann Martin, directrice de la Division de la diffusion des données de RNCan, présente de l'information sur les tendances et les activités de cartographie du Ministère. Elle décrit l'augmentation récente du financement pour la cartographie du Nord puisque l'objectif stratégique du gouvernement est le Nord pour de nombreuses raisons.

RNCan prévoit compléter la cartographie pour le Système national de référence cartographique (SNRC) avec un total de 22 000 feuilles de carte. Par la suite, le rôle de RNCan en matière de cartographie risque de diminuer ou de prendre fin. Des données numériques pour toutes les cartes produites par RNCan sont disponibles gratuitement avec une politique d'utilisation non limitée par l'entremise de GéoGratis (http://geogratis.cgdi.gc.ca/) et des données vectorielles sont également disponibles et mises à jour deux fois par année.

Le nombre de téléchargements a considérablement augmenté et beaucoup de réutilisation et de réorientation des données sont faites.

RNCan a conservé un réseau de producteurs de cartes dans chaque province et le rôle du Ministère comme producteur de cartes topographiques en version papier ne devrait pas se poursuivre indéfiniment.

Christine Leduc souligne la différence entre ce que le PSD peut payer à RNCan et le coût réel que représente pour le Ministère la production des cartes pour le PSD l'année dernière. Elle indique que toutes les cartothèques de dépôt ayant des comptes PSD actifs sont des cartothèques de dépôt universelles, car une douzaine de comptes de cartothèques de dépôt sélectives ont été désactivés par inadvertance il y a plusieurs années. Christine ajoute que PSD a proposé de rétablir les cartothèques sélectives et de travailler avec les cartothèques universelles pour déterminer si elles veulent continuer de recevoir toutes les cartes disponibles ou si certaines d'entre elles préféreraient changer leur état pour devenir une cartothèque sélective.

David Jones convient qu'il vaut la peine de tenir une discussion sur l'état des cartothèques de dépôt universelles ou sélectives. Il mentionne que le fait que les cartes les plus produites, celles du Nord, ne sont pas nécessairement celles que demandent le plus les usagers de bibliothèques et que les cartes du Sud du Canada ne sont pas toujours mises à jour régulièrement constitue un problème. Il apporte une nuance à cette observation en soulignant que les cartes du Nord sont très importantes pour les spécialistes des recherches dans le Nord et que la recherche dans cette région est l'un des principaux secteurs de recherche dans bon nombre de nos établissements.

David soutient en outre que les cartes numériques n'ont pas la même fonction que les cartes papier, qui servent d'archives et qui sont plus faciles à consulter, sur le plan de l'espace. Il demande s'il est possible de trouver un arrangement puisque le PSD a payé le même montant à RNCan pendant des années où moins de cartes ont été produites que ce qu'il paye en ce moment.

Ann Martin affirme qu'elle ne met pas en doute le besoin de production continue de cartes, mais que les réalités financières, le fait que RNCan n'ait pas de mandat quant à l'utilisation récréative et commerciale et l'avantage environnemental d'un modèle de production sur demande détermine le rôle futur de production de cartes de RNCan pour le PSD.

Christine mentionne qu'il est évident qu'il faut assurer un suivi sur certaines des questions exprimées et qu'un groupe de travail devrait être créé à cette fin.

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E. Mandat du CCB-PSD

Le mandat du CCB-PSD a été examiné par les membres du comité et ceux-ci ont émis des commentaires sur le document. Voici les changements dont les membres ont convenu :

• Sous « Activités du CCB-PSD » (n° 4), la locution « des listes » sera remplacée par le mot « une liste de diffusion »;
• Sous « Rapports » (n° 2), la locution « déposer un rapport » sera remplacée par « envoyer une ébauche du procès-verbal » et la locution « aux membres du CCB » sera insérée à la suite de la locution « des réunions du CCB-PSD »;
• Sous « Rapports », un nouveau point devrait être inscrit indiquant que le PSD fournira toute version électronique des présentations faites au cours de la réunion aux membres du Comité consultatif des bibliothèques;
• Sous « Composition » (n° 4), la locution « trois représentants » sera précédée par « Au moins »;
• Les termes français « bibliothèques de dépôt universelles » et « bibliothèques de dépôt sélectives » doivent être normalisés;
• La phrase « Mis à jour et révisé le 24 août 2010 » devrait être ajoutée à la nouvelle version du document.

F. Synthèse

Christine Leduc demande de la rétroaction de la part des membres du Comité. Carla Graebner croit que la réunion s'est bien déroulée et se dit surprise de la longue durée de la table ronde. Elle suggère de rendre cette partie de la réunion plus souple à l'avenir pour encourager plus de discussion. Carla mentionne de plus qu'elle a aimé les « questions en devoir » de l'année dernière. Elle demande s'il serait souhaitable de préparer un rapport écrit de la part d'ABRC dans le futur et Christine lui répond que oui. Louise Carpentier mentionne qu'elle a trouvé la réunion gratifiante et qu'elle est heureuse que l'ordre du jour ait été suivi.

Christine et Marc St-Pierre terminent avec quelques mots. Christine annonce qu'il s'agit de sa dernière année en tant que présidente du Comité, car elle prendra sa retraite au printemps 2011. Tous les membres la remercient pour ses services et affirment qu'elle leur manquera.

La séance est levée à environ 15 h.

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Mesures de suivi

Mesures urgentes

• Mesure de suivi n° 1

  Mesure de suivi :

  Les membres du CCB-PSD enverront leurs notes de rapport, le cas échéant, à Elizabeth Sander.

  Résultats attendus :

  Notes de rapport

  Responsables(s) :

  Tous les membres

  Échéance :

  Dès que possible

  Résultats :

   

• Mesure de suivi n° 2

  Mesure de suivi :

  Une enquête sera menée sur les problèmes de la fonction « lien internet ».

  Résultats attendus :

  Résolution du problème technique

  Responsables(s) :

  PSD et BAC

  Échéance :

  Dès que possible - URGENT

  Résultats :

   

• Mesure de suivi n° 3

  Mesure de suivi :

  La collectivité des bibliothèques du PSD devra être avisée de l'ouverture de la période de consultation pour la discussion sur la décision de l'arrêt de publication de la Partie III de la Gazette du Canada.

  Résultats attendus :

  Message sur INFODEP

  Responsables(s) :

  PSD

  Échéance :

  Lorsque c'est approprié

  Résultats :

   

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Nouvelles mesures

• Mesure de suivi n° 4

  Mesure de suivi :

  Le PSD distribuera à ses bibliothèques des affiches promotionnelles et des décalcomanies du PSD à utiliser dans les bibliothèques.

  Résultats attendus :

  Affiches promotionnelles et décalcomanies

  Responsables(s) :

  PSD

  Échéance :

  Selon la demande de la collectivité des bibliothèques du PSD

  Résultats :

  Quelques affiches et décalcomanies ont été distribuées à la fin de la réunion.

• Mesure de suivi n° 5

  Mesure de suivi :

  Un message présentant les possibilités d'utilisation de la liste de diffusion d'INFODEP sera affiché pour encourager une communication accrue.

  Résultats attendus :

  Message sur INFODEP

  Responsables(s) :

  Gay Lepkey

  Échéance :

  Dès que possible

  Résultats :

   

• Mesure de suivi n° 6

  Mesure de suivi :

  Des données comparant le nombre total d'ISBN attribués au nombre d'ISBN attribués à des publications électroniques seront fournies.

  Résultats attendus :

  Message sur INFODEP

  Responsables(s) :

  Gay Lepkey

  Échéance :

  Dès que possible

  Résultats :

   

• Mesure de suivi n° 7

  Mesure de suivi :

  Toutes les bibliothèques de dépôt présenteront leurs rapports annuels au PSD, y compris celles représentées par les membres du CCB-PSD.

  Résultats attendus :

  Rapports annuels

  Responsables(s) :

  Tous les membres

  Échéance :

  Dès que possible

  Résultats :

   

• Mesure de suivi n° 8

  Mesure de suivi :

  Tous les membres prendront des mesures pour créer une méthode possible d'estimation des coûts engagés par leurs établissements pour fournir à leurs utilisateurs l'accès à l'information du gouvernement du Canada. Le projet pilote de la SBPNB, tel qu'il a été présenté par Sylvie Nadeau, pourrait servir de modèle. Des discussions quant à cette mesure pourront avoir lieu sur INFODEP ou par l'entremise de la liste de distribution du CCB-PSD mise sur pied par Carla Graebner.

  Résultats attendus :

  Rétroaction

  Responsables(s) :

  Tous les membres

  Échéance :

  Continue

  Résultats :

   
  
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• Mesure de suivi n° 9

  Mesure de suivi :

  Des discussions auront lieu sur la possibilité de créer une liste des publications principales du gouvernement fédéral et sur d'autres outils qui pourraient aider de petites bibliothèques publiques à sélectionner des publications. Les documents découlant de cette mesure pourraient être partagés avec les membres du CCB-PSD. Des liens vers ces documents ou les documents eux-mêmes pourraient être hébergés par le site Web des publications.

  Résultats attendus :

  Une liste des principales publications du gouvernement fédéral, d'autres outils de sélection ou un rapport de progrès

  Responsables(s) :

  Membres intéressés en collaboration avec des groupes comme l'AGIIG

  Échéance :

  Continue

  Résultats :

   

• Mesure de suivi n° 10

  Mesure de suivi :

  Explorer des idées pour des possibilités de formation, y compris des documents, pour le personnel des bibliothèques travaillant avec les publications du gouvernement.

  Résultats attendus :

  Rapport de progrès au CCB-PSD

  Responsables(s) :

  Membres intéressés en collaboration avec des associations professionnelles et le PSD

  Échéance :

  Continue

  Résultats :

   

• Mesure de suivi n° 11

  Mesure de suivi :

  Un avis du lancement du nouveau site Web du Parlement sera affiché sur INFODEP.

  Résultats attendus :

  Message affiché sur INFODEP

  Responsables(s) :

  Cynthia Hubbertz

  Échéance :

  Lorsque c'est approprié

  Résultats :

   

• Mesure de suivi n° 12

  Mesure de suivi :

  La possibilité d'acquérir les publications Services pour les personnes handicapées en version papier sera explorée avec Service Canada.

  Résultats attendus :

  Distribution par le PSD de la publication en version papier ou rapport à Carolyn Shandler et au CCB-PSD

  Responsables(s) :

  PSD

  Échéance :

  Dès que possible

  Résultats :

   

• Mesure de suivi n° 13

  Mesure de suivi :

  Le PSD informera l'ABRC de toute réduction ou élimination de collections des bibliothèques fédérales.

  Résultats attendus :

  Information

  Responsables(s) :

  PSD

  Échéance :

  Au besoin

  Résultats :

   
  
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• Mesure de suivi n° 14

  Mesure de suivi :

  La collectivité des bibliothèques du PSD sera informée des publications en feuillets mobiles dont il existe une version électronique viable.

  Résultats attendus :

  Une liste de ces publications en feuillets mobiles

  Responsables(s) :

  PSD

  Échéance :

  Dès que possible

  Résultats :

   

• Mesure de suivi n° 15

  Mesure de suivi :

  La collectivité des bibliothèques du PSD sera informée de tous les abonnements actifs à des publications en série.

  Résultats attendus :

  Rapport de la base de données

  Responsables(s) :

  PSD

  Échéance :

  Dès que possible

  Résultats :

   

• Mesure de suivi n° 16

  Mesure de suivi :

  La possibilité de fournir l'accès aux archives complètes des messages d'INFODEP sera évaluée.

  Résultats attendus :

  Rapport au CCB-PSD

  Responsables(s) :

  PSD

  Échéance :

  Dès que possible

  Résultats :

   

• Mesure de suivi n° 17

  Mesure de suivi :

  Un guide sur l'information gouvernementale, hébergé par le site Web de la bibliothèque de l'Université Mount Royal, sera diffusé dans la communauté des bibliothèques du PSD.

  Résultats attendus :

  Message affiché sur INFODEP

  Responsables(s) :

  Katharine Barrette

  Échéance :

  Dès que possible

  Résultats :

   

• Mesure de suivi n° 18

  Mesure de suivi :

  Un groupe de travail devrait être créé avec des cartothécaires afin d'explorer les différentes options pour composer avec l'augmentation de la production de cartes par RNCan, l'augmentation des coûts et le fait que le rôle de RNCan en tant que producteur de cartes pour le PSD tire à sa fin.

  Résultats attendus :

  Discussion, étude, analyse

  Responsables(s) :

  PSD et cartothécaires

  Échéance :

  Dès que possible

  Résultats :

   

Mesures de la réunion précédente qui ont été reportées

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• Mesure de suivi n° 19

  Mesure de suivi :

  Les membres continueront d'informer le PSD des publications « fugitives », c'est-à-dire des publications du gouvernement fédéral qui n'ont pas été recueillies par le PSD aux fins de traitement bibliographique. Les membres pourraient se servir de la liste de diffusion d'INFODEP pour accomplir cette tâche.

  Résultats attendus :

  Rétroaction

  Responsables(s) :

  Tous les membres

  Échéance :

  Continue

  Résultats :

   

• Mesure de suivi n° 20

  Mesure de suivi :

  BAC et le PSD examineront la possibilité de subdiviser les notices de catalogue pour la Liste hebdomadaire en fonction de la langue et du format de publication. Ce ne sera sûrement pas possible, du moins jusqu'à ce que BAC acquière un SIGB.

  Résultats attendus :

  Rapport à tous les membres

  Responsables(s) :

  BAC et PSD

  Échéance :

  Dès que possible

  Résultats :

   

• Mesure de suivi n° 21

  Mesure de suivi :

  En collaboration avec les cartothèques de dépôt, élaborer une annexe à l'entente entre les bibliothèques de dépôt qui traite des cartothèques de dépôt.

  Résultats attendus :

  Ébauche du document

  Responsables(s) :

  PSD en consultation avec les cartothèques de dépôt et RNCan

  Échéance :

  À déterminer

  Résultats :

   

• Mesure de suivi n° 22

  Mesure de suivi :

  Tous les membres considéreront la possibilité de mener un projet de recherche qui recueillerait et analyserait des données concernant l'utilisation des publications du PSD dans leurs établissements et établirait des rapports sur celles-ci.

  Résultats attendus :

  Rétroaction

  Responsables(s) :

  Tous les membres

  Échéance :

  Continue

  Résultats :

   

• Mesure de suivi n° 23

  Mesure de suivi :

  Lorsque des documents d'intérêt général sont publiés sur le site Web respectif de leur organisation, comme des liens vers des outils éducatifs et de sensibilisation, les membres afficheront un message sur INFODEP pour en aviser la collectivité des bibliothèques. Par exemple, Margo Jeske présentera les renseignements concernant les cours webinaires offerts par l'ACBD.

  Résultats attendus :

  Messages affichés sur INFODEP

  Responsables(s) :

  Margo Jeske et tous les membres

  Échéance :

  Continue

  Résultats :

   

• Mesure de suivi n° 24

  Mesure de suivi :

  Les membres auront la responsabilité de poursuivre leur réflexion sur les diverses questions abordées à la réunion et de recueillir des renseignements auprès de leurs collègues et de leur collectivité. Les méthodes de communication seront examinées.

  Résultats attendus :

  Variés

  Responsables(s) :

  Tous les membres

  Échéance :

  Continue

  Résultats :