Procès-verbal de la téléconférence du 27 octobre 2016 du Comité consultatif du Programme des services de dépôt

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Date de la téléconférence

Le 27 octobre 2016

Représentants de la direction Éditions et Services de dépôt (DESD)

Liste des participants

Absents

Observateurs participants

Compte rendu de la réunion

  1. Mot d'ouverture par Marc Saint-Pierre. Marc rappelle aux membres les changements apportés au mandat depuis la dernière réunion du CC–PSD et souhaite la bienvenue aux nouveaux membres. Marc annonce aussi le départ du directeur, Angus O'Leary, et présente la nouvelle directrice, Julie Couture. Julie prononce un mot de bienvenue
  2. Le procès-verbal de la téléconférence du 3 février 2016 est approuvé
  3. Chantal fait le point sur l'information ouverte.
    1. Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a participé à la Conférence internationale sur les données ouvertes, qui s'est tenue le 4 octobre 2016, en Espagne
    2. Le SCT travaille à la création de documents d'orientation sur la manière de créer des documents accessibles
    3. Alannah confirme que le Portail d'information ouverte (PIO) a été remis en fonction le 12 octobre 2016. On note que les produits d'information affichés sur le PIO devront répondre à des critères précis, comme les suivants : les articles doivent être disponibles et publiés dans les deux langues officielles; ils doivent respecter les Normes sur l'accessibilité des sites Web; ils doivent être publiés avec les approbations nécessaires conformément à la licence du gouvernement ouvert. En 2014, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) et la DESD ont toutes deux accepté d'ajouter leur collection au PIO. En raison des nouveaux critères, le SCT a récemment retiré du portail les collections de BAC et de la DESD. Le SCT travaille actuellement à l'élaboration d'un plan d'action pour gérer les anciennes publications. Le SCT veut également faire l'ébauche d'un Protocole de gestion de l'information régissant la publication des ressources du gouvernement ouvert, et d'une grille de critères. Julie mentionne qu'un lien est fourni sur le PIO pour accéder aux collections de la DESD et de BAC et que le site publications.gc.ca restera fonctionnel
    4. Siobhan remet en question le retrait de publications du PIO. Chantal explique que les collections de BAC et de la DESD ne répondaient pas à toutes les exigences du SCT concernant la portabilité, les droits d'auteur, la langue et l'accessibilité. Pour ces raisons, le SCT a choisi de retirer toutes ces publications
    5. Chantal mentionne qu'une démarche coopérative, suivie par tous les ministères, sera nécessaire pour faire du PIO une réussite
    6. Caron demande à Alannah si elle peut publier la liste de critères. Alannah explique qu'elle met au point des protocoles de gestion de l'information et qu'elle rédige des directives claires concernant les données et l'information. Alannah confirme qu'elle enverra un courriel au groupe avec les détails quand tous auront reçu l'approbation nécessaire
    7. Carla demande que la définition de produits anciens soit éclaircie. Alannah explique que les produits anciens ont été créés dans le passé, c'est-à-dire avant la Loi sur la langue officielle, les normes sur l'accessibilité des sites Web, etc.; des produits d'information peuvent être des documents, des publications, des photos ou à peu près toute chose dont la forme résultante est tangible
    8. Graeme remarque qu'en raison du nouveau lancement et du retrait des données anciennes, le Portail d'information ouverte n'a que 55 produits. Alannah confirme que ce nombre s'explique par la rigueur des directives du PIO. Chantal explique qu'il s'agit d'un grand changement de culture pour tout le monde. Chantal explique aussi que pour le nouveau lancement, la DESD a dû trouver des produits qui avaient une version HTML (version accessible) et une version PDF (version à longue durée de vie)
    9. Caron veut savoir comment il pourrait y avoir des problèmes de droits d'auteur sur le PIO. Alannah explique qu'il y a deux types de licences : la licence du gouvernement ouvert et la licence de droit d'auteur de la Couronne. À partir de maintenant, tout ce qui est ajouté au Portail d'information ouverte devra souscrire à la licence du gouvernement ouvert, qui permet à quiconque d'utiliser toute l'information à des fins commerciales ou non.  Les ministères traitent du droit d'auteur de diverses façons.  Les publications anciennes nécessitent souvent que les utilisateurs demandent l'autorisation de reproduire l'information à des fins commerciales alors que les licences ouvertes permettent aux utilisateurs de reproduire les informations dans n'importe quel but.  Cela cause de la confusion pour les utilisateurs. Il y a peut-être aussi d'autres restrictions de droit d'auteur associées à des images ou des œuvres d'art dans des publications anciennes et par conséquent, ces publications ne sont pas admissibles pour être incluses dans le portail d'information ouverte.  Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et les ministères devront élaborer des stratégies pour les anciennes publications du gouvernement du Canada
  4. Sondage sur la satisfaction de la clientèle
    1. Chantal informe les membres de la décision de la DESD de réaliser un sondage sur la satisfaction de la clientèle. Le sondage se fera en deux temps : en premier lieu, par l'intermédiaire d'un forum en ligne (groupe de discussion) et en deuxième lieu, par un sondage en ligne
    2. La DESD n'a pas réalisé de sondage de satisfaction de la clientèle depuis 2010. Chantal encourage les membres à profiter de cette occasion pour participer et exprimer leurs opinions de façon honnête et transparente
    3. L'entreprise responsable de réaliser ce sondage fera bientôt une sélection aléatoire de participants pour le forum de discussion, qui devrait commencer le 31 octobre. La DESD espère que le sondage sera lancé en novembre, mais ne peut pas le confirmer pour le moment
    4. Chantal aborde aussi le sujet des changements graphiques qui seront apportés au site du gouvernement du Canada, suivant les exigences du SCT. Cela veut dire que le site Web de la DESD fera peau neuve. Ces changements sont attendus en avril 2017. Tous les membres sont encouragés à fournir à la DESD leurs impressions sur ce qui fonctionne bien et ce qui ne fonctionne pas bien
  5. Numérisation des Listes hebdomadaires et des Listes supplémentaires historiques.
    1. Chantal confirme qu'un message a été envoyé par l'entremise d'Infodep pour informer les membres de la numérisation des listes, un projet de la DESD qu'elle considère comme très important. Elle parle de l'importance de voir ce que le gouvernement du Canada publiait à divers moments. Les listes les plus anciennes numérisées durant le projet dataient de 1953. Caron, Siobhan et Graeme ont tous convenu qu'il était très intéressant d'avoir accès à ces listes et de pouvoir remonter dans le temps
  6. Modification de la Liste hebdomadaire des acquisitions
    1. Melissa souligne le travail entrepris par la DESD pour apporter des changements à la Liste hebdomadaire des acquisitions. Un groupe de discussion réunissant divers intervenants a relevé des points à améliorer. Melissa détaille les changements prévus à la Liste :
      • Retour des hyperliens dans la table des matières
      • Ajout de filtres de recherche
      • Regroupement de toutes les adresses URL sous une seule notice bibliographique
      • Ajout d'un fichier MARC  21 personnalisable à télécharger (.mrc et.xml)
      • Mise à jour de la présentation de la notice
      • Ajout d'une note pour différencier les adresses URL multiples dans une monographie
    2. Graeme soulève la question de l'importation des notices dans le système de son institution. Comme BAC ne crée pas toujours de nouvelles notices pour les publications en série, avoir un fichier téléchargeable pourrait être utile. Caron seconde l'idée qu'il serait utile d'avoir des fichiers téléchargeables distincts pour les diverses notices en série. Melissa demande si le fichier personnalisable MARC  21 qui sera ajouté à la Liste hebdomadaire des acquisitions comblera ces besoins. Caron et Graeme sont d'avis que cela suffira.
      Graeme souligne un problème d'utilisation des notices MARC de la DESD dans la Liste hebdomadaire. Melissa répond qu'il y avait effectivement un problème avec les notices MARC, mais qu'elle croit qu'il a été réglé il y a quelques mois. Melissa fera le suivi sur ce point. Chantal ajoute que la DESD enverra un message par l'intermédiaire d'Infodep avec la confirmation et elle invite les membres à faire part de tous les problèmes qui surviennent.
      Les modifications devraient être terminées avant le 31 mars 2017
  7. Projet de Statistique Canada
    1. Carlie mentionne que la Liste hebdomadaire a beaucoup de publications de Statistique Canada (StatCan), étant donné que l'organisme en numérise une quantité historique. À ce jour, 80 000 publications ont été reçues et la DESD en attend encore 38 000 autres. La DESD a catalogué 65 000 de ces publications, dont 1 300 sont des monographies
    2. La DESD a affecté plus de ressources au projet afin de terminer le catalogage avant la fin de 2017
    3. Chantal dit avoir discuté avec StatCan du catalogage de 118 000 publications et de leur engagement à terminer ce projet en deux ans lors de leur rencontre. Il s'agit d'une belle coopération entre ministères et d'un projet assurément au bénéfice de la communauté des bibliothèques
    4. Caron demande à StatCan si ces publications sont disponibles sur leur site Web. Jennifer répond qu'elles ne le sont pas, mais que l'objectif futur est de fournir des liens vers la DESD à partir du catalogue en ligne de la bibliothèque de StatCan disponible sur leur site Web. Les publications seront hébergées par le PSD et, donc, ce sera une adresse PURL du PSD qui se retrouvera sur le catalogue en ligne de StatCan
    5. Carla demande s'il s'agit de la même collection que celle visée par l'initiative des cyberbibliothèques. On confirme qu'il n'y a pas de liens entre les deux
    6. Jennifer souligne que StatCan célébrera son centième anniversaire en 2018
    7. Graeme pose une question au sujet des ressources supplémentaires engagées au cours de la dernière année et demande si la DESD était en partenariat avec le programme LOCKSS. La DESD travaille en collaboration avec le portail des publications gouvernementales et parlementaires électroniques (PGPE) et le programme LOCKSS pour mettre à jour leurs avoirs avec nos publications. Chantal fait remarquer que la DESD est très sérieuse dans son désir de protéger l'information du gouvernement du Canada et qu'elle appuie entièrement ces mesures de sécurité
  8. Bibliothèque scientifique fédérale
    1. Stephen Sekerak présente la Bibliothèque scientifique fédérale comme un partenariat entre sept organismes scientifiques : Agriculture et Agroalimentaire Canada, Pêches et Océans Canada, Environnement et Changement climatique Canada, Santé Canada, Conseil national de recherches Canada, Ressources naturelles Canada et l'Agence de la santé publique du Canada. La bibliothèque est au service d'environ 45 000 employés du gouvernement du Canada et elle exploite un portail public limité
    2. On note que Stephen et son équipe à la Bibliothèque scientifique fédérale coopèrent maintenant avec la DESD afin que leurs publications soient indexées par Summon, un service de découverte offert par l'entreprise ProQuest
    3. Le service Summon offre un niveau de découverte qui permet d'indexer des métadonnées à partir de différentes collections
    4. Plusieurs membres du comité disent utiliser Summon et expriment un vif intérêt à accéder à la collection de la DESD ainsi que les collections des autres ministères en utilisant cet outil
    5. Les utilisateurs de Summon pourraient avoir accès aux collections aux endroits où ce service est activé
    6. Stephen dit qu'il pourrait organiser une présentation pour les membres souhaitant consulter les collections qui sont actuellement disponibles par les ministères
    7. Michelle mentionne qu'elle utilise Ebsco, mais qu'elle serait intéressée de savoir si ce service est offert dans d'autres plateformes. Stephen répond qu'elle devra sans doute travailler avec son représentant Ebsco. Carla note que le représentant sera probablement intéressé
  9. Protocole de l'Initiative Open Archives pour la collecte de métadonnées (OAI-PMH)
    1. Melissa mentionne que la DESD examine la possibilité d'utiliser le protocole OAI-PMH. Chantal explique que cela permettrait la collecte de métadonnées dans la collection de la DESD, donnant à quiconque la possibilité d'extraire les notices de la DESD
  10. Questions, réponses et suivis
    1. Caron informe les membres que le Bureau du Conseil privé (BCP) a travaillé à la numérisation de matériel supplémentaire des commissions d'enquête. Caron a 200 rapports de recherche. Le BCP a numérisé tout le matériel concernant les rapports des commissions d'enquête parlementaires. Le BCP fera parvenir tous ces rapports à la DESD. Chantal propose que Céline Legault du BCP soit invitée à la prochaine réunion du CC–PSD
    2. Les rapports du BCP sont régis par des droits d'auteurs à but non lucratif. (Commissions d'enquête parlementaires, discours d'anciens premiers ministres)
    3. Chantal demande à Caron si elle pourrait lui envoyer la liste du matériel du BCP. Caron fera suivre le courriel de Céline à la DESD
    4. Graeme demande si le matériel sera disponible sur le site Web du BCP. Caron répond que le matériel n'est pas encore disponible, mais qu'elle prévoit l'avoir dans son catalogue avant Noël
    5. Caron donne des renseignements sur LexBox, une extension gratuite sur Google Chrome offerte par Lexum (Montréal), qui relie et garde en mémoire des pages Web à des fins de recherches juridiques. Lexum travaille actuellement avec les sites Web de la Cour suprême du Canada, du ministère de la Justice, de CanLII, BC Laws et autres. Il a été suggéré que, peut-être, la collection de la DESD pourrait également être accessible par Lexbox.  Chantal répond que la DESD prendra la suggestion en considération
    6. Carla et d'autres membres expriment leur gratitude envers le CC–PSD. Beaucoup d'information et de bonnes nouvelles ont été échangées
    7. Graeme demande s'il serait possible de cataloguer les publications HTML de BAC, en citant comme exemple une revue parue seulement en format HTML. Il veut savoir s'il s'agit d'un sujet de quelconque intérêt pour la DESD. Chantal répond que le format HTML a une courte durée de vie et qu'elle ne sait si la DESD pourrait l'adopter. Chantal demande à Graeme d'envoyer les liens pour permettre à la DESD d'étudier la demande plus en profondeur
  11. Prochaine réunion
    1. Julie remercie tous les participants pour une réunion productive. Elle note que la prochaine réunion se tiendra en février 2017
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