Procès-verbal de la téléconférence du 14 juin 2017 du Comité consultatif du Programme des services de dépôt

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Date de la téléconférence

Le 14 juin 2017

Représentants de la Direction des Éditions et Services de dépôt (DESD)

Liste des participants

Absents

Observateurs participants

Résumé de la réunion

  1. Mot d'ouverture par Julie Couture, directrice de la Direction des Éditions et Services de dépôt (DESD). Julie Couture souligne l'absence de Marc Saint-Pierre, directeur général du Secteur des services d'information du gouvernement, qui ne peut être présent.
  2. Le procès-verbal de la téléconférence du 27 octobre 2016 est approuvé.
  3. Julie Couture fait le point sur l'information ouverte.
    1. En 2014, le Portail d'information ouverte (PIO) a été lancé avec toutes les publications électroniques gouvernementales de la DESD et de BAC. Ces publications ont été retirées puisque le format PDF n'est pas jugé comme un format accessible. L'automne dernier (en 2016), le personnel de la DESD a ajouté des ressources additionnelles (des PDF avec leurs formats HTML connexes pour répondre aux exigences d'accessibilité) pour un relancement du portail (55 documents). Plusieurs documents ont été ajoutés depuis, comptant maintenant 165 publications.
    2. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) examine la meilleure façon d'ajouter des ressources sur le PIO. Il est possible que la DESD et BAC restent les référentiels principaux de publications tandis que le PIO comprendra des documents de travail et encouragera les Canadiens à commenter sur ces documents de travail.
    3. Le SCT a demandé à la DESD d'ajouter des liens HTML à ses fonds documentaires dans les cas où ils sont disponibles, en ajoutant des liens aux notices bibliographiques de la DESD menant aux sites des ministères d'origine ou au site du Canada.
    4. On fait remarquer que les dépenses liées à la conversion de la collection de la DESD à des formats accessibles sont trop importantes, ainsi la DESD commencera à mettre l'accent sur les publications de 2016 à 2017 et travaillera progressivement vers la mise en œuvre des liens aux versions HTML datant de 2011, lors de la décision de la Cour suprême du Canada quant à ce qui constitue l'accessibilité.
    5. Chantal Akeson soulève ses préoccupations relatives aux liens inactifs, indiquant que la DESD travaille pour élaborer une stratégie à ce sujet.
    6. Graeme Campbell propose une collaboration avec BAC pour créer un lien aux pages Web archivées en HTML. Julie Couture confirme qu'elle examine cette option et collaborera avec BAC pour voir si la DESD pourrait tirer profit de ses archives en HTML.
    7. Caron Rollins est préoccupée que le passage à HTML puisse influencer les ministères à ne plus créer de PDF. Chantal Akeson explique que certains ministères fournissent uniquement des publications en HTML, mais elle a communiqué avec les ministères pour les informer que les ressources documentaires ayant une valeur à long terme devraient être produites en formats portables, que la procédure actuelle exige que les ministères publient en format électronique portable et que l'équipe des acquisitions à la DESD signale les publications qui ne sont pas produites en format PDF.
    8. Jennifer Trower demande qui évaluerait les formats HTML fournis par les ministères. Chantal Akeson indique que le format HTML fourni ne serait pas contrôlé et elle réaffirme que la politique actuelle exige que les documents ayant une valeur à long terme soient publiés en format PDF. Elle espère voir une tendance vers la stabilité des deux formats.
    9. Jacqueline Luffman demande pourquoi le Portail change de direction et elle exprime ses préoccupations concernant la terminologie qui varie sur le site Web du gouvernement ouvert et le manque de définitions. Jennifer Trower explique que les groupes de travail sur le Portail ouvert essaient continuellement de définir et de déterminer ce qui devrait être sur le Portail. Elle indique que la clarification et la définition de ce qui sera inclus sont toujours exigées. Elle fera rapport de la préoccupation concernant la terminologie qui varie au SCT.
    10. Jennifer Trower présente le projet pilote géré par la Division du gouvernement ouvert en collaboration avec quatre ministères (Patrimoine canadien, Environnement et Changement climatique Canada, Ressources naturelles Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada), dans lequel ces ministères miseront sur de l'environnement de GCDocs pour la validation de principe en ajoutant des documents de travail dans le PIO. Le lancement est prévu en septembre.
    11. Chantal Akeson précise qu'en ce qui concerne le PIO il y a des obstacles quant à inclure certains documents qui ont des restrictions liées au droit d'auteur. Il est plus facile de commencer par l'utilisation de documents de travail qui n'ont aucune restriction liée au droit d'auteur. Jennifer Trower affirme que l'accessibilité, du point de vue des langues officielles, constitue une autre partie de la discussion. Julie Couture précise qu'au sujet des formats accessibles, EPUB3 est considéré comme une alternative, mais la capacité des ministères à produire des documents dans ce format est limitée. Les ministères pourront peut-être éventuellement créer des documents EPUB3, mais il faudra du temps pour que ce changement se réalise. Le débat concernant les formats différents continue (les formats accessibles par rapport aux formats portables). Jennifer Trower ajoute que l'importance de l'accessibilité s'accroîtra au fil du temps. Alex Benay prévoit organiser un « marathon de programmation » ouvert au public pour aider à élaborer des formats accessibles. Elle précise que ne pas assurer l'accessibilité entraîne des risques juridiques.
    12. Caron Rollins souligne ses préoccupations concernant les en-têtes incohérents entre le site Web du gouvernement ouvert et le PIO. Elle propose que la boîte qui redirige les utilisateurs vers les sites Web de la DESD et de BAC puisse être reformulée aux fins de clarté. Graeme Campbell avance que des détails plus précis sur ce qui est actuellement disponible dans le Portail seraient également appréciés
  4. Carlie Maloney fait le point sur la nouvelle conception du site Web de la DESD.
    1. La nouvelle conception du site sera harmonisée avec d'autres sites du gouvernement d'ici la fin de l'automne 2017. Il n'y aura aucune modification de la fonction de recherche, bien qu'il y aura une nouvelle boîte de recherche à la page d'accueil pour éviter de cliquer d'une page à l'autre. Cette nouvelle boîte aura des fonctions de recherche de base.
    2. À la suite d'une question posée par Caron Rollins, Chantal Akeson affirme qu'étant donné que le site Web de la DESD gardera son adresse URL actuelle et ne fera pas partie du cadre du site Web Canada.ca, le changement de la conception est important pour que son apparence soit comme celle de Canada.ca.
  5. Modification de la Liste hebdomadaire des acquisitions (LHA)
    1. Melissa Graham présente un résumé des modifications apportées à la LHA, qui ont été incluses dans un message d'Infodep du 24 mars. Il y a maintenant une table des matières hyperliée, plusieurs options de filtres de recherche et les adresses URL dans le même document ont été consolidées, tout comme les périodiques. Il est aussi possible de différencier plusieurs adresses URL dans le même document. Le téléchargement de documents distincts est maintenant personnalisable et l'affichage a été mis à jour pour montrer le nombre de documents dans la LHA et le nombre de documents dans le catalogage lisible pour machine (MARC) que l'utilisateur a sélectionné aux fins de téléchargement.
    2. Heather Coulter pose une question au sujet des filtres de recherche selon la langue. Melissa Graham indique qu'il est possible de filtrer selon la langue dans laquelle une publication a été inscrite au catalogue, soit en français soit en anglais, mais pas encore par la langue de publication. Cette option pourrait être améliorée à l'avenir.
  6. Sondage sur la satisfaction de la clientèle
    1. Chantal Akeson remercie tous les membres de la collectivité des bibliothèques qui ont participé. Le sondage est à ses dernières étapes et les résultats seront publiés en septembre, moment auquel elle accueillera tout examen des résultats.
  7. Projets de numérisation (Affaires autochtones et du Nord Canada, Statistique Canada, Office des normes générales du Canada)
    1. Carlie Maloney informe les membres qu'Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC) a numérisé plus de 2 000 publications historiques, dont la plupart datent du milieu du XXe siècle et sont des monographies. Certaines figurent maintenant dans la Liste hebdomadaire des acquisitions (LHA). Ce projet a été un partenariat avec le programme de numérisation de Services publics et Approvisionnement Canada.
    2. Statistique Canada a consolidé l'Annuaire du Canada à partir des chapitres et les ont envoyés à la DESD. Les 160 dossiers couvrant les années de 1867 à 1967 devraient être accessibles d'ici la fin de la semaine.
    3. Les publications de l'Office des normes générales du Canada (ONGC) ont également été reçues et sont en cours de catalogage. Elles seront toutes disponibles au cours des prochains mois. Carlie Maloney indique que ces publications avaient un prix établi, mais maintenant elles seront disponibles gratuitement.
    4. Caron Rollins pose une question au sujet de ce qui sera intégré dans la collection de la DESD et ce qui existera dans des collections distinctes. Carlie Maloney indique que les publications d'AANC et l'Annuaire du Canada feront partie de la collection de la DESD, tandis que les normes de l'ONGC feront partie d'un catalogue spécialisé et seront également intégrées dans la collection de la DESD. On espère que le catalogue spécialisé sera lancé à l'automne. Chantal Akeson précise qu'il y a une tendance à rendre les renseignements gouvernementaux librement disponibles. Caron Rollins demande si les normes incluront des normes historiques ou uniquement celles qui sont actuellement en vigueur. Carlie Maloney répond qu'il s'agira de celles qui sont actuellement en vigueur pour l'instant, mais, à l'avenir, les normes qui deviendront périmées ne seront pas retirées.
    5. Graeme Campbell demande si l'accès en ligne aux normes disparaîtra. Chantal Akeson indique que la DESD n'a pas accès aux normes historiques en ce moment, mais à l'avenir elle pourrait agir comme intermédiaire pour les acquérir auprès de l'ONGC et les rendre disponibles. Elle examine également une façon de préparer une stratégie de communication avec l'ONGC au sujet de la nouvelle collection à publier sur Infodep.
    6. Caron Rollins pose une question relative au projet de numérisation des commissions royales du Conseil privé. Carlie Maloney confirme qu'elles ont été ajoutées à la collection de la DESD, y compris toutes les pièces justificatives et que le projet est terminé.
  8. Bibliothèque scientifique fédérale
    1. Chantal Akeson présente de nouveau le partenariat avec la Bibliothèque scientifique fédérale (BSF). Un certain examen de ce partenariat s'est produit et bien qu'il y ait eu une réorganisation à la BSF, Chantal Akeson a créé de nouveaux contacts à cette bibliothèque. Elle est en communication avec le bureau de la sous-traitance de Services Publics et Approvisionnements Canada (SPAC) pour demander la manière de rendre les métadonnées accessibles à tous. SPAC cherche des façons dont les personnes peuvent utiliser le libre-service et explore LexBox, en s'assurant que la technologie est comprise et que la politique est explorée en profondeur. De plus amples renseignements suivront.
    2. Mary Carroll présente un aperçu de la BSF, un consortium de sept bibliothèques scientifiques, qui a lancé son portail Web public au début de mars et qui continue d'être développé. Elle indique que ces bibliothèques aimeraient avoir des rétroactions des utilisateurs. Chantal Akeson invite la BSF à partager le lien vers le site Web public sur Infodep, qui atteindrait un large réseau de bibliothécaires. Aspi Balsara demande quelles bibliothèques font partie de la BSF. Mary Carroll indique qu'il s'agit des bibliothèques des organisations suivantes : Agriculture et agroalimentaire Canada, Pêches et Océans Canada, Environnement et Changement climatique Canada, Santé Canada, Agence de la santé publique du Canada, Ressources naturelles Canada et Conseil national de recherches du Canada. La Bibliothèque scientifique fédérale existe toujours séparément, dans le cadre du Conseil national de recherches.
  9. Mise à jour des lois annuelles
    1. Julie Couture fait le point sur les lois annuelles, qui sont actuellement imprimées chaque année. Le format d'impression exigé par le Règlement sur la publication des lois annuelles est très complexe. En 2016, le ministère de la Justice Canada a changé la mise en page des lois annuelles pour la lisibilité, mais la nouvelle mise en page est maintenant incompatible avec le Règlement. Le Règlement sur la publication des lois doit être abrogé afin de continuer à imprimer les lois annuelles. L'approbation a été obtenue par la ministre des Services publics et de l'Approvisionnement pour prendre les mesures nécessaires afin d'abroger le Règlement et imprimer les lois annuelles dans le nouveau format. La Loi sur la publication des lois peut être ultimement modifiée pour faire en sorte que l'impression des lois annuelles ne soit pas nécessaire et une publication électronique suffira. Il s'agit d'un dossier évolutif.
    2. Caron Rollins demande si le nouveau format entrera en vigueur en 2016. Julie Couture répond par l'affirmative, mais comme le ministère de la Justice n'utilise plus le format précédent, les lois annuelles ne peuvent être imprimées qu'une fois que le Règlement sur la publication des lois est officiellement abrogé. La DESD s'attend à ce que les lois annuelles soient imprimées en janvier 2018. Une discussion s'ensuit sur la valeur historique de la conservation des copies imprimées. On note qu'il n'y a pas encore de processus officiel de consultation pour la suppression de l'impression des lois annuelles. Chantal Akeson indique que même si les demandes de la collectivité des bibliothèques diminuent, la communauté juridique les demande toujours.
    3. Chantal Akeson ajoute qu'un courriel d'appel sera envoyé à toutes les parties qui ont reçu les copies imprimées dans le passé, afin de leur demander s'ils veulent continuer de les recevoir. Ce courriel sera envoyé vers la fin de l'année, en octobre ou novembre, et ceux qui aimeraient continuer à recevoir les copies imprimées devront répondre le plus rapidement possible afin que le nombre correct de copies puisse être imprimé. Les personnes qui ne les ont pas reçues auparavant, mais qui souhaitent les avoir, devront communiquer avec le service à la clientèle de la DESD et demander d'être ajoutés à la liste d'envoi.
  10. Événements et téléconférences
    1. Catherine McGoveran indique que l'Université d'Ottawa, l'Université Carleton et BAC collaborent pour organiser la version de l'est de la Journée de l'information gouvernementale tenue le 26 octobre 2017 à BAC. Les avis de la date à retenir seront envoyés vers la fin du mois de juin.
    2. Caron Rollins présente une ressource utile : une série de webinaires intitulée « Help, I'm an Accidental Government Information Librarian » (aidez-moi, je suis bibliothécaire de renseignements gouvernementaux accidentelle) publiée par la North Carolina Library Association.
    3. Catherine McGoveran précise que Graeme Campbell, Michelle Lake et elle-même sont aux premières étapes d'un projet visant à évaluer le statut des anciennes collections de dépôt. De plus amples renseignements suivront.
  11. Questions
    1. Beth Christianson pose une question sur l'état de la participation de la DESD au portail des publications gouvernementales et parlementaires électroniques (PGPE). Melissa Graham travaille avec Peter Ellinger. Elle indique qu'il y a eu quelques obstacles quant à l'exportation, mais elle travaille avec les responsables pour rendre le système fonctionnel. Chantal Akeson indique qu'une mise à jour sera envoyée bientôt. Melissa Graham précise que les métadonnées de la DESD utilisent le catalogue lisible par machine (MARC), bien que le programme LOCKSS et les PGPE préfèrent Dublin Core, ainsi certains enjeux de mappage se sont produits quant au fonds documentaire en série. Les deux seront éventuellement dans Dublin Core.
    2. Chantal Akeson mentionne que la Bibliothèque du Congrès a communiqué avec la DESD pour pouvoir archiver une partie de son site Web. Nous devons toujours travailler sur quelques points avant d'aller de l'avant. La Bibliothèque du Congrès veut archiver particulièrement les séries de recherche. Elle fait remarquer que les documents de d'autres ministères fédéraux ont également été archivés par la Bibliothèque du Congrès. Les membres du comité proposent que les listes hebdomadaires des acquisitions (LHA) soient également archivées. Chantal Akeson reconnaît qu'il reste un écart dans la numérisation des LHA et elle voudrait aborder cet écart. Selon les contraintes budgétaires, elle espère aborder cet écart au cours de l'année prochaine ou l'année suivante. Sophie Wei veut aussi préciser que la liste hebdomadaire des acquisitions sera disponible à partir des archives de la Bibliothèque du Congrès puisqu'il s'agit d'un fonds documentaire en série.
  12. Prochaine réunion
    1. Julie Couture remercie tous les participants pour une réunion très productive. Elle indique que la prochaine réunion sera à l'automne 2017.
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