ARCHIVÉE – Procès-verbal [de la réunion de 2005] du Comité consultatif des bibliothèques (CCB) du Programme des services de dépôt (CCB-PSD)

Dates de la réunion

Les 29 et 30 août 2005

Table des matières

• Première journée : Lundi 29 août 2005
• Deuxième journée : Mardi 30 août 2005
• Annexe A : Mandat du CCB-PSD

Première journée

Introduction

M. Daniel Normandeau se présente et explique son rôle en tant qu'animateur de la réunion.

A. Notre but commun

Observations préliminaires

Mme Jane Meyboom-Hardy, sous-ministre adjointe, Direction générale des services d'information du gouvernement (DGSIG), Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC)

Mme Meyboom-Hardy fait remarquer qu'il y a longtemps que le CCB-PSD s'est réuni et exprime le souhait que la réunion représente un nouveau départ, tant pour le PSD que pour la collectivité des bibliothèques. Elle souligne que, bien que son mandat n'ait pratiquement pas changé depuis sa création, le PSD doit continuer à s'adapter à un milieu en constante évolution.

Pour alimenter les discussions, Mme Meyboom-Hardy donne un aperçu du monde complexe du gouvernement dans lequel le PSD doit évoluer, notamment des priorités fixées par le gouvernement du Canada dans son budget de février 2005 et du rôle de TPSGC. Le PSD a joué un rôle important dans la participation des citoyens, une des priorités du gouvernement, en veillant à ce que les Canadiens aient gratuitement accès à l'information gouvernementale par l'intermédiaire des bibliothèques, unissant les Canadiens entre eux, ainsi que, à titre de citoyens, à leur gouvernement.

Mme Meyboom-Hardy décrit également l'initiative Service Canada, dans le cadre de laquelle ce nouvel organisme fournira aux Canadiens un accès facile et centralisé à tous les services et programmes fédéraux. On a l'intention de transférer le PSD à Service Canada, mais on n'a pas encore établi d'échéancier à cet effet. Toutefois, on n'apportera aucun changement au PSD, et la collectivité des bibliothèques continuera de lui fournir un grand soutien en veillant à ce qu'il réponde aux besoins du Canada. De plus, contrairement à ce qui a prévalu lors du transfert du PSD de Communications Canada à TPSGC, il n'y aura aucune interruption étant donné qu'on ne changera que les relations hiérarchiques. Malheureusement, les clients n'ont jamais oublié cette interruption de services, même si des améliorations ont par la suite été apportées à ces derniers. On espère cependant être en mesure d'examiner les normes de service et l'évaluation du service afin de regagner la confiance de la collectivité et de la préserver.

La réunion permettra de trouver des idées et de revitaliser le CCB-PSD. Elle donnera aux participants la possibilité d'échanger des renseignements et, grâce à un mandat approprié, de préciser le rôle du CCB-PSD, d'établir son orientation et d'en confirmer la composition. Le CCB-PSD peut être perçu comme un partenariat d'une grande importance pour le PSD; les membres du CCB-PSD lui offrent savoir-faire et conseils, alors que le PSD leur fournit des renseignements utiles.

Mme Meyboom-Hardy admet qu'un des grands défis du PSD consiste à s'assurer que les ministères fournissent leurs publications conformément à la Politique de communication du gouvernement du Canada. On a l'intention de rencontrer le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), « titulaire » de la Politique de communication, afin d'examiner les façons d'accroître la conformité. Le PSD collaborera également avec Service Canada afin de veiller à la circulation des renseignements. De plus, on a déterminé que le transfert du PSD à Bibliothèque et Archives Canada (BAC) ne serait pas rentable; le Comité directeur supervisant les discussions publiera un rapport pour en expliquer la raison.

Discussion et questions

Q. A-t-on élaboré une stratégie pour les discussions avec le SCT?

R. On espère pouvoir rencontrer le secrétaire adjoint responsable de la Politique de communication pour lui demander ce que l'on peut faire pour accroître la conformité. On pourrait peut-être commencer par examiner les sites Web des ministères afin de cerner les divergences entre les publications qu'on y cite et les fonds documentaires du PSD. Le processus de discussion vient tout juste de commencer, et les suggestions des membres du CCB-PSD sont les bienvenues.

Q. Quel type d'entité Service Canada sera-t-il?

R. Il est difficile de fournir des renseignements concrets à l'heure actuelle. On a lancé le concept il y a trois ou quatre ans dans le cadre du projet Modernisation du service pour les Canadiens, lorsqu'on s'est rendu compte que des technologies, comme Internet, étaient maintenant disponibles pour fournir aux citoyens un accès accru aux services gouvernementaux. Le travail initial, entrepris par l'ancien ministère du Développement des ressources humaines du Canada (DRHC), nous a permis de découvrir qu'il était possible d'utiliser une approche de prestation des services intégrée pour l'ensemble du gouvernement.

Q. Quels sont les rapports hiérarchiques avec le Parlement, l'entité politique?

R. Belinda Stronach, ministre de Ressources humaines et Développement des compétences Canada, est la ministre responsable. Le Conseil du Trésor (CT) a donné certains pouvoirs à l'initiative Service Canada pour poursuivre l'élaboration des plans.

Q. L'expérience semble indiquer que la position du programme au sein du gouvernement détermine si les opinions sont écoutées. Est-ce exact?

R. Service Canada veillera essentiellement à fournir aux Canadiens un accès centralisé aux services gouvernementaux. Comme le PSD offre des services aux Canadiens, son mandat est très semblable à celui de Service Canada.

Le budget du PSD, ainsi que celui des autres programmes de la DGSIG que l'on compte transférer à Service Canada, demeurera intact. Le décret en conseil fera référence précisément au PSD.

Examen de l'ordre du jour et de l'approche

M. Normandeau passe l'ordre du jour en revue et décrit l'approche à adopter pendant la réunion. Il souligne que le CCB-PSD peut, au besoin, modifier l'ordre du jour à la lumière de ses discussions.

B. Mises à jour stratégiques

Mise à jour sur le Comité directeur du CCB – M. Marc Saint-Pierre, directeur général

M. Saint-Pierre fournit une mise à jour sur le travail du Comité directeur du CCB et sur la décision de ne pas transférer le PSD à BAC, en se reportant à la documentation fournie aux membres du CCB.

Discussion et questions

Q. Jusqu'à dernièrement, le PSD devait être transféré à BAC. Quel débat a changé cette décision?

R. Le rapport de Conseils et Vérification Canada (CVC) dressé dans le cadre de l'étude sur les possibilités de transfert cernait onze fonctions de base pour le PSD. Il est devenu évident que le transfert de certaines de ces fonctions était problématique pour BAC, qui n'était pas prêt à assumer les fonctions d'entreposage et de service à la clientèle. De plus, vu la mise en place d'une librairie électronique par le PSD, le lien entre le PSD et l'édition est très étroit. En outre, dans le cadre des discussions avec le CT, on a indiqué qu'il semblait y avoir peu de valeur ajoutée dans un contexte gouvernemental et que l'intégration serait difficile. Donc, divers facteurs décelés au fil du temps ont amené le Comité directeur à conclure que le transfert n'était pas approprié.

Les discussions sur la fusion proposée, qui se sont étalées sur une certaine période, avaient pour toile de fond un amalgame complexe de changements gouvernementaux, et beaucoup de facteurs sont entrés en jeu dans la prise de la décision finale. On fait remarquer que BAC jugeait le rapport de CVC essentiel, mais a été surpris par ses conclusions, puisqu'il voyait des possibilités de fusionner ou de transférer certaines fonctions du PSD qui convenaient bien au mandat de BAC. Néanmoins, BAC n'avait aucune expérience dans les fonctions d'édition et d'entreposage, et l'ancienne Bibliothèque nationale du Canada et les Archives nationales du Canada participaient au même moment à un processus de discussion long et ardu, qui a pris fin en 2004, dans le but de fusionner. On fait aussi remarquer que BAC s'est engagé à étudier la faisabilité d'un portail pour les documents électroniques.

On a apporté des changements aux divers engagements pris dans le cadre de la déclaration du 15 avril 2005 annonçant la dissolution du Comité directeur et la décision de ne pas transférer le PSD à BAC. De plus, les domaines dans lesquels le PSD et BAC auraient pu s'aider afin d'offrir de meilleurs services à la collectivité étaient probablement nombreux, et les nouvelles idées étaient toujours les bienvenues, même si les ressources constituaient une restriction omniprésente. Néanmoins, la collectivité apprécierait une certaine stabilité.

Aperçu du PSD – Mme Christine Leduc, directrice

Mme Leduc présente des diapositives sur le PSD, dont des copies sont fournies aux membres du CCB.

Discussion et questions

Q. Des études australiennes et américaines estiment que quelque 80 % du matériel gouvernemental n'atteint jamais les programmes de dépôt. À combien s'élève ce pourcentage dans le cas du PSD?

R. C'est difficile à calculer. Cela peut varier entre 40 et 80 % selon les petits tests que le PSD a menés. Cela dépend grandement de la conclusion de protocoles d'entente précis avec des ministères, de la taille des ministères et du niveau de décentralisation au sein d'un ministère donné.

On fait remarquer qu'il y a maintenant des problèmes avec des services comme Termium, auquel les bibliothèques avaient l'habitude d'accéder gratuitement, ce qui n'est plus le cas.

Q. Le système du PSD tel que décrit est-il complètement en place?

R. Il l'est, mais le développement est toujours en cours. Compte tenu de l'ampleur du système du PSD, le fait qu'on ait réussi à le concevoir et à le mettre en œuvre en cinq ans est tout un exploit.

M. Lepkey fournira aux membres des statistiques détaillées sur le volume d'activité.

Mise à jour sur les activités du PSD – M. Gay Lepkey, chef de la documentation

M. Lepkey présente des diapositives sur les activités de la Section de la documentation du PSD, dont des copies sont fournies aux membres du CCB.

Discussion et questions

On souligne que, bien que le PSD s'occupe actuellement d'assigner les numéros d'ISBN aux publications du gouvernement du Canada, cette fonction sera de nouveau assumée par BAC à compter de janvier 2007.

Bien que les licences permettant aux sites de bibliothèques autorisés de télécharger des renseignements du Système d'information géographique (SIG) soient expirées, le PSD est en train d'en émettre d'autres, et Ressources naturelles Canada (RNCan) n'a pas l'intention d'annuler ce service.

Le nouveau site de gestion de l'information « Portail GI » du SCT est une excellente ressource.

Statistique Canada a récemment apporté un changement à son lien vers le PSD, qui dirige maintenant les lecteurs vers l'index des publications de Statistique Canada du PSD, page plus efficace et utile pour les utilisateurs, plutôt que vers la page d'accueil du PSD. De plus, le PSD est en train de déplacer sa page d'index général vers la section accessible à tous afin que les utilisateurs puissent voir toutes les publications de Statistique Canada. Certaines ne sont pas accessibles, mais, dans ce cas, un message approprié indiquant les restrictions et la façon d'accéder à ces publications s'affiche.

La question du maintien de personnes-ressources désignées pour Infodep dans les bibliothèques est problématique et exige de toutes les parties qu'elles comprennent bien les engagements. Il faut améliorer la communication et continuellement établir des relations. Dans ce contexte, les projets que mène actuellement la Section de la documentation faciliteront les relations du PSD avec les bibliothèques, et le PSD pourrait envisager d'émettre un avis sur ces projets. De plus, les associations pourraient prendre des mesures afin d'établir des communications sur la question avec leurs membres et d'inciter ces derniers à tenir les personnes désignées au courant. Toutefois, la question des personnes désignées, et de leur nombre dans un établissement donné, s'est souvent avérée complexe en raison de l'organisation et de la distribution des tâches, plus particulièrement dans les grandes institutions, comme les réseaux de bibliothèques universitaires.

On souligne que le moteur de recherche du site du PSD laisse à désirer, tant sur le plan de son fonctionnement que de son efficacité. Bien que le PSD ait reconnu le problème, il n'a pas pu le résoudre entièrement en raison des ressources limitées.

En ce qui a trait à la conformité, on fait remarquer qu'on n'a mené aucune étude approfondie portant précisément sur les raisons pour lesquelles les ministères ne se conforment pas au PSD, mais que la capacité financière est habituellement la raison citée. L'étude d'un grand ministère par le PSD a fait ressortir l'argument des ressources et de la confusion au sein de différentes parties de l'organisme. Néanmoins, il faut aussi sensibiliser les ministères au PSD et à ses avantages, ce qui exige plus de ressources : à l'heure actuelle, le PSD compte trois employés chargés de la recherche des exemplaires des publications et de la gestion des communications. On espère que le CT comprendra ce besoin et y répondra.

Il est possible que BAC possède une publication que le PSD n'a pas. Depuis 1995, BAC a la responsabilité législative, en tant que dépôt légal, de toutes les publications fédérales, et cela lui confère un certain avantage; mais, en pratique, BAC est confronté aux mêmes problèmes que le PSD : sensibilisation, information (à répétition) et communications constantes avec les ministères. Il est possible qu'une publication n'atteigne ni le PSD ni BAC; il n'y a aucune garantie. BAC déploie des efforts pour aller vers les ministères et acquiert donc plus de publications que le PSD. De plus, BAC ne demande que deux exemplaires d'une publication, alors que le PSD en demande au moins 60 et peut même en demander plusieurs centaines.

Dans le cadre de leurs activités de lobbying, il serait bon que les associations envisagent de déployer des efforts de sensibilisation soulignant le besoin de conformité au PSD et l'importance de ce dernier pour que la population soit bien informée. Une campagne bien structurée pourrait permettre de cerner les ministères qui ne se conforment pas et d'exercer des pressions politiques. Par contre, cela ne serait peut-être pas utile, en fait, et les associations hésiteraient à cibler des ministères, privilégiant une campagne globale pour l'accès à l'information gouvernementale. Dans le contexte gouvernemental actuel, on met l'accent sur les résultats et, lorsqu'on pense à la sensibilisation, on se demande entre autres quels résultats le PSD obtient pour le gouvernement du Canada et comment les bibliothèques peuvent en témoigner.

Toutefois, avant même de mener une campagne, il faudrait peut-être promouvoir le PSD en tant que point d'accès central à l'information au sein du gouvernement et tenter de revenir à l'époque, avant la décentralisation et Gouvernement en direct, où les unités gouvernementales d'édition envoyaient automatiquement des exemplaires des publications au PSD.

L'assemblée annuelle de la Canadian Library Association (CLA), à Ottawa, nous offre la possibilité d'aborder la question de la conformité et du PSD, de rehausser l'image de ce dernier et peut-être même d'inviter des fonctionnaires à prendre part aux discussions. Le PSD a exprimé au groupe d'accès à l'information gouvernementale de la CLA son désir de participer à l'assemblée.

L'an prochain, le nouveau Conseil des directeurs des bibliothèques provinciales et territoriales (PTLDC) se réunira en juin, à Ottawa. Il faut, entre autres, se pencher sur le rôle croissant des bibliothèques publiques en tant qu'interface entre la population et le gouvernement, tandis qu'il devient de plus en plus difficile d'obtenir de l'information fédérale. Les bibliothèques publiques sont d'avis que le gouvernement fédéral s'est déchargé de ses responsabilités sur les plus petits et, dans de nombreuses petites collectivités, la bibliothèque publique est maintenant le seul endroit où la population peut accéder à l'information gouvernementale. Le recours à l'édition électronique vient compliquer les choses, car les renseignements ne sont pas bien structurés et sont difficiles à trouver, et que, une fois qu'on les a trouvés, il faut les imprimer, ce qui augmente les pressions sur des ressources qu'on utilise déjà au maximum. Il faut se montrer responsable lorsqu'on considère la réduction des coûts et l'utilisation de l'édition électronique pour préserver l'accès à l'information pour tous les Canadiens.

Dans le contexte de la conformité, on semble discuter relativement peu du passage des publications imprimées aux publications électroniques et de l'acceptabilité de cette substitution. Les discussions avec les bibliothèques indiquent que les grandes bibliothèques dépositaires préfèrent les copies papier, alors que les petites bibliothèques de dépôt sélectives, qui ont des problèmes de ressources et dont l'espace de classement est limité, favorisent les publications électroniques; celles-ci leur permettent en effet d'offrir plus d'ouvrages sans toucher à l'espace de classement.

En fait, l'édition électronique ne permet pas à tous les Canadiens d'accéder aux publications, contrairement au PSD; donc, les bibliothèques impriment les publications à des fins d'utilisation et de conservation. L'Association des bibliothèques de recherche du Canada (ABRC) tiendra, à l'automne, une grande réunion d'intervenants qui portera sur la conservation des publications électroniques.

Selon la dernière enquête de Statistique Canada sur l'utilisation des bibliothèques par les Canadiens, menée en 1998, l'utilisation des bibliothèques était l'activité de loisir la plus fréquente et les bibliothèques constituaient un point d'accès Internet important; il semble peu probable que cela ait changé.

Il est important que le PSD présente ce type de renseignements aux ministères pour les convaincre que nous avons toujours besoin des publications imprimées. D'autres témoignages aideraient à montrer que, en fournissant 200 exemplaires d'une publication, un ministère sert efficacement des millions de Canadiens. La collectivité des bibliothèques peut venir en aide au PSD en fournissant des commentaires sur les utilisateurs finaux et des données à des fins de discussion avec le SCT, et en indiquant les publications que les bibliothèques reçoivent, mais pas le PSD.

Il ne faut pas oublier que les bibliothèques publiques et universitaires sont très différentes. Pour les bibliothèques universitaires, le problème n'est pas l'obtention de publications électroniques, mais plutôt la marginalisation des documents gouvernementaux, qui ne sont importants que dans les spécialités relatives au secteur gouvernemental, en raison d'un accès inadéquat : les usagers d'autres spécialités ne peuvent pas les trouver. Ils ne savent pas que les documents existent. Il faut résoudre le problème de la formation de spécialistes en documentation gouvernementale et faciliter l'accès à l'information.

Le continuum des publications électroniques et imprimées n'est pas simple. Les gens s'adaptent vite aux publications électroniques; ils utilisent les bibliothèques publiques pour y accéder. Le lien entre les publications électroniques et imprimées est complexe, et d'autres recherches sont nécessaires.

C. Confirmation du rôle du CCB-PSD

Mise à jour du mandat – Mme Christine Leduc

Mme Leduc présente une version préliminaire (datée du 19 août 2005) du nouveau mandat proposé du CCB-PSD, dont des copies sont fournies aux membres du CCB-PSD, en plus des copies du mandat de 1981 du CCB et du rapport de 1993 du groupe de travail pour la restructuration du CCB. Elle souligne que la présente version du mandat se fonde sur les efforts précédents pour définir l'objet du CCB-PSD, c'est-à-dire soutenir le PSD, le faire progresser et l'aider à se procurer des ressources; définir sa composition; et veiller à ce que les membres puissent contribuer à sa réussite. Elle présente ce document afin de susciter une discussion et d'obtenir des commentaires. Elle souligne aussi que la version préliminaire de 1993 n'a jamais été adoptée.

Les membres formulent divers commentaires et suggestions concernant la version préliminaire du mandat qui amènent le PSD à envisager des modifications possibles à la version préliminaire et à les présenter à des fins d'examen au début de la deuxième journée de réunion.

D. Le point sur les activités

Le point sur les activités du service à la clientèle – Mme Doreen Keogh, gestionnaire, Service à la clientèle, PSD

Mme Keogh présente des diapositives sur les relations avec la clientèle, les activités et les services du PSD, dont des copies sont fournies aux membres du CCB-PSD.

Le point sur les services d'entreposage et de distribution – M. Scott Stilborn, gestionnaire de projets, Gilmore

M. Stilborn donne un aperçu des activités actuelles, soulignant que :

• l'on traite à l'entrepôt plus de 15 000 publications, dont environ 3 000 sont sorties sur demande, le reste des publications étant archivé
• la seule fonction de l'entrepôt est de recevoir et d'expédier des commandes; il reçoit les commandes électroniques cinq fois par jour et expédie les documents requis sur réception
• entre avril 2004 et la fin juillet 2005, on a traité 198 519 commandes, dont 12 151 commandes électroniques; le système de gestion des stocks refuse la commande si l'entrepôt ne possède pas les stocks nécessaires
• le système produit quotidiennement des rapports pour le PSD et assure un suivi financier
• chaque jour, 37 employés font 2 quarts de travail
• en raison de sa taille, Gilmore bénéficie, tout comme Wal-Mart, de rabais et d'avantages des services de messagerie qu'elle utilise

Deuxième journée

D. Le point sur les activités (suite)

Rapport de Statistique Canada sur le recensement – M. Bernie Gloyn, directeur adjoint, Division des communications et service de bibliothèque; M. Anthony Moren, chef, Gestion de l'information

Les représentants de Statistique Canada présentent des diapositives, dont des copies sont fournies aux membres du CCB-PSD.

Rapport du SCT – Mme Nancy Brodie, Gestion de l'information

Pour gagner du temps, Mme Brodie limite son exposé à un aperçu du rôle du CT et du contexte gouvernemental et réglementaire dans lequel un programme comme le PSD évolue. Les diapositives sont fournies aux membres, qui sont invités à poser des questions directement à Mme Brodie. Pendant son exposé, Mme Brodie cite deux rapports de BAC sur la façon de traiter l'information gouvernementale et demande que les adresses Web de ces rapports apparaissent dans le procès-verbal. Les voici :

Sondage sur la gestion des renseignements détenus par le gouvernement, 2002
(http://www.collectionscanada.ca/8/4/r4-400-f.html)

Sondage auprès des agents responsables de la gestion des renseignements détenus par le gouvernement, 1999
(http://www.collectionscanada.ca/a-notre-sujet/010/012010-1012-f.html)

Rapport de BAC – Mme Liz McKeen, directrice, Description des ressources, Patrimoine de l'édition

Mme McKeen présente des diapositives sur les services d'édition fédéraux de BAC, ainsi que sur les initiatives et les changements prévus, dont des copies sont fournies aux membres du CCB-PSD.

Rapport de la Bibliothèque du Parlement – Mme Cynthia Hubbertz, chef, Développement des collections

Pour gagner du temps, Mme Hubbertz fait d'abord le point sur la situation relative aux publications du Service de recherche et à leur accessibilité par l'intermédiaire de BAC et du PSD, et offre de répondre aux questions et demandes de renseignements transmises par courriel. Ensuite, elle présente un rapport d'étape sur la passerelle des Publications parlementaires et la numérisation rétrospective des projets de loi, puis demande à des volontaires de lui dire s'ils pensent qu'il serait sensé de numériser la première lecture des projets de loi dans le cadre du projet. Enfin, elle demande aux membres si les débats reconstitués du Parlement de 1871 doivent encore être offerts sur microfiches, en plus d'être accessibles sur le Web.

E. Partenariats ministériels

Exposé de l'Institut canadien de l'information scientifique et technique (ICIST) du Conseil national de recherches du Canada (CNRC) – M. Cameron MacDonald, directeur, Édition (Presses scientifiques du CNRC)

M. MacDonald présente des diapositives sur les activités d'information et d'édition de l'ICIST du CNRC, dont des copies sont fournies aux membres du CCB-PSD.

Exposé de la Société canadienne d'hypothèques et de logement (SCHL) – M. Greg Goy, directeur, Produits et services

M. Goy donne un aperçu des rapports que le Centre d'analyse de marché de la SCHL a soumis au PSD et de l'importance de ce dernier par rapport à la diffusion de l'information sur les marchés du logement.

Exposé de RNCan, programme de dépositaires de cartes – M. Benoit Piché, gestionnaire de projets, Centre d'information topographique de Sherbrooke (CITS)

M. Piché présente des diapositives sur le protocole d'entente conclu entre RNCan et le PSD relativement aux produits de données géospatiales. Des copies des diapositives sont fournies aux membres du CCB-PSD.

On souligne que les diapositives seront transmises aux membres par voie électronique.

C. Confirmation du rôle du CCB-PSD (suite)

Mise à jour de notre mandat

En se fondant sur les discussions tenues au cours de la première journée et sur les modifications possibles à la version préliminaire du mandat, établies et présentées par le PSD, les membres du CCB-PSD continuent d'examiner l'exercice, passant chacune des sections en revue.

Pendant la discussion sur la version préliminaire du mandat, on souligne :

• qu'il faudrait supprimer la référence à TPSGC, étant donné l'incertitude quant à la structure du gouvernement
• qu'il est important d'indiquer dans le mandat que les membres du CCB-PSD assureront la liaison avec leur collectivité en ce qui a trait au PSD (notion de responsabilisation)

On s'attend à ce que le CCB-PSD se réunisse plus d'une fois l'an. Le PSD s'est engagé à tenir deux réunions par année et reverra cet engagement dans deux ans. Les réunions auront habituellement lieu au printemps et vers la fin de l'été ou au début de l'automne.

Tout groupe de travail ou sous-comité créé pour mener des projets particuliers sera soutenu par le PSD, comme par le passé.

Il faut reconnaître clairement l'utilisation des deux langues officielles dans les activités du CCB-PSD et la liberté de chacun des membres d'utiliser la langue de son choix.

Il sera difficile de parvenir à un renouvellement approprié des membres. On a besoin de sang nouveau, mais il faut aussi assurer la continuité et profiter de l'expérience acquise. Il faudra aussi définir un mécanisme de transition.

Le directeur responsable du PSD rédigera une proposition sur le renouvellement des membres.

Après tout départ volontaire, on devra nommer un remplaçant pour terminer le mandat.

La façon la plus pratique de choisir les représentants au sein du CCB-PSD qui ne font pas partie d'une association consisterait à ce que le PSD diffuse un appel de candidatures par l'intermédiaire du CCB-PSD et de la collectivité des bibliothèques, à ce que le directeur responsable du PSD regroupe les candidatures et à ce que l'on transmette par courriel aux membres du CCB-PSD cette liste des candidatures, comprenant une description sommaire pour chacune, afin d'obtenir leurs conseils et commentaires et de parvenir à un consensus. Cela permettrait aussi de déterminer s'il y a des lacunes en matière de représentation. Une fois que les membres du CCB-PSD issus de la collectivité des bibliothèques auraient soumis leurs commentaires, le directeur responsable du PSD choisirait les candidats nommés. Il faudra cependant résoudre des questions opérationnelles liées aux critères de sélection et à la nomination, telles que : Une personne peut-elle soumettre sa propre candidature? À quel point les représentants qui ne font pas partie d'une association sont-ils représentatifs?

Il reste toutefois à savoir si d'autres associations de bibliothèques, comme les bibliothèques publiques, doivent accroître leur participation.

La composition du CCB-PSD doit être équilibrée, c'est-à-dire que, comme on compte trois représentants de bibliothèques dépositaires, deux d'entre eux doivent représenter des bibliothèques de dépôt sélectives, car celles-ci représentent 75 % des membres du PSD.

Chacune des associations devra résoudre la question des deux représentants par association. On pourra apporter des modifications à cette disposition à une date ultérieure, au besoin.

Statistique Canada devrait compter parmi les membres du CCB-PSD, compte tenu de son rôle et du fait qu'il considère le CCB-PSD comme un outil de diffusion très important. Il faudrait également prévoir un siège pour les ministères auteurs que l'on souhaite inviter aux réunions du CCB-PSD. Cela peut s'avérer utile lorsqu'il est question de conformité au PSD.

On pourrait considérer la possibilité de changer le nom du CCB-PSD afin qu'il reflète le partenariat avec la collectivité des bibliothèques, mais, pour l'instant, son titre est « Comité consultatif des bibliothèques du PSD ».

Le texte intégral du mandat est fourni à l'Annexe A.

Recommandations pour favoriser la conformité

Le CCB-PSD croit qu'il serait bon d'aider le PSD dans ses efforts pour assurer la conformité des ministères et organismes en formulant les recommandations suivantes :

1. Le PSD et BAC devraient continuer de collaborer afin d'améliorer la capacité de trouver le matériel et de créer un programme complet
2. Le CCB-PSD devrait exprimer ses préoccupations à propos du manque de conformité des ministères au PSD et soutenir l'approche du PSD par rapport au SCT afin d'assurer la conformité
3. Les membres du CCB-PSD issus de la collectivité des bibliothèques devraient inviter leur organisme à exprimer ses préoccupations à propos du manque de conformité des ministères au PSD et, par conséquent, à la Politique de communication du gouvernement du Canada, au moyen de lettres adressées au PSD et envoyées en copies conformes au SCT. Chacun devrait en outre chercher des exemples concrets et des statistiques utiles sur la non-conformité, en prenant soin de ne pas mêler les exemples qualitatifs ou anecdotiques et les exemples quantitatifs, qui pourraient être soumis au PSD pour appuyer ses discussions avec le CT
4. Le PSD devrait prendre des mesures pour sensibiliser les ministères à la conformité par l'intermédiaire de ses membres qui font partie de groupes interministériels, comme le comité des directeurs généraux des Communications, et directement, par des contacts personnels

Le CCB-PSD souligne les deux années de discussions approfondies entre le PSD et BAC concernant leur possible fusion et les diverses initiatives de collaboration continue et améliorée qui en ont découlé, et fait remarquer que le rapport final de cet exercice n'a toujours pas été dressé.

Recommandation concernant le PSD et le congrès annuel de la CLA

Le CCB-PSD recommande que le PSD collabore avec le groupe d'accès à l'information gouvernementale de la CLA afin d'assurer sa présence et de rehausser son image au prochain congrès annuel de la CLA, qui aura lieu à Ottawa.

Étapes suivantes

Deux semaines après la réunion, on enverra la version préliminaire du mandat à tous les membres du CCB-PSD afin de leur permettre de fournir des commentaires ou de demander des précision, mais pas de proposer des changements substantiels. Les membres auront ensuite deux semaines pour soumettre leurs commentaires au PSD.

Mot de la fin

On considère que la réunion a été une réussite, plus particulièrement en ce qui a trait à son format et à la façon dont elle a permis de traiter une grande quantité de renseignements, étant donné la longue période qui s'est écoulée depuis la dernière réunion du CCB-PSD.

La réunion a permis au CCB-PSD de repartir à zéro, et l'approche de communication avec la collectivité des bibliothèques sera dorénavant plus proactive.

La tenue des prochaines réunions soulève diverses questions et sera l'objet d'une proposition que présentera le directeur responsable du PSD.

Il serait bien de considérer la possibilité de concevoir une trousse ou un manuel d'orientation comprenant les renseignements dont les nouveaux membres ont besoin pour remplir leurs fonctions; de veiller à ce que les soumissions soient fournies bien à l'avance afin de permettre aux membres d'y réfléchir; et d'axer l'ordre du jour sur des questions stratégiques horizontales, comme les normes, la conformité et les sources ouvertes, plutôt que sur des questions verticales spécialisées (compartimentées).

Annexe A : Mandat du Comité consultatif des bibliothèques du Programme des services de dépôt (CCB-PSD)

Introduction

Le Programmes des services de dépôt (PSD) a été établi en 1927 dans un décret en conseil. Il a pour mission de collecter et de cataloguer les publications du gouvernement fédéral dans tous les formats possibles et de les rendre accessibles à un réseau étendu de bibliothèques dépositaires de même qu'aux parlementaires. Le PSD joue un rôle de « filet de sécurité de l'information du gouvernement du Canada », en collectant les publications archivées et actuelles et en les rendant largement accessibles aux Canadiens.

On a créé le Comité consultatif des bibliothèques (CCB-PSD) en 1981, afin de fournir au PSD des conseils sur ses activités, ses politiques, ses pratiques, ses plans, son orientation et ses services.

Les membres du CCB-PSD représentent les principales associations de bibliothèques, les principaux organismes fédéraux, de même que les bibliothèques de dépôt universelles et sélectives, les bibliothèques publiques et universitaires, ainsi que les diverses régions géographiques et communautés linguistiques canadiennes.

Mission

Le CCB-PSD a pour mission de structurer et de transmettre les besoins des partenaires et des collectivités d'usagers du PSD et de fournir des conseils à ce dernier relativement à ses priorités, à ses politiques, à ses activités et à ses services.

Le CCB-PSD n'est toutefois qu'un organe consultatif et n'a donc aucune autorité quant aux politiques ou activités du PSD. Son rôle reflète l'important partenariat qui existe entre le PSD et la collectivité des bibliothèques afin de donner à l'ensemble de la population canadienne l'accès aux documents publiés par le gouvernement fédéral.

Objectifs

L'objectif premier du CCB-PSD est de favoriser le maintien et l'amélioration de l'accès public aux publications du gouvernement fédéral par l'intermédiaire de la collectivité des bibliothèques.

Pour ce faire :

1. Le CCB-PSD conseille et renseigne le PSD sur des questions concernant à la fois le PSD et la collectivité des bibliothèques dépositaires
2. Le CCB-PSD transmet au PSD des recommandations sur des questions concernant la collectivité des bibliothèques dépositaires et les collectivités d'usagers
3. Le PSD informe le CCB-PSD des activités en cours et des politiques en vigueur de même que de ses priorités et projets
4. Les membres du CCB-PSD travaillent au sein de leurs organisme et collectivité d'usagers respectifs afin de faciliter les communications sur le rôle et les activités du PSD

Activités du CCB-PSD

1. Le CCB-PSD tient une réunion au moins une fois l'an à la date et à l'endroit établis par le directeur responsable du PSD, en consultation avec les membres du CCB-PSD
2. Le CCB-PSD revoit son mandat tous les cinq ans, et ce, à compter de 2005
3. Le CCB-PSD peut créer des sous-comités ou groupes de travail afin de traiter de questions précises ou pour mener certains projets. De tels sous-comités ou groupes de travail doivent déposer un rapport aux réunions du CCB-PSD ou avant celles-ci
4. Le PSD tient des listes pour les membres actuels et anciens du CCB-PSD
5. Les délibérations du CCB-PSD ont lieu dans les deux langues officielles. Les membres peuvent donc s'exprimer dans la langue de leur choix
6. Le CCB-PSD peut aussi faire appel à la vidéoconférence, à la téléconférence ou à toute autre technologie électronique pour tenir ses réunions

Rapports

1. Les procès-verbaux, les rapports et tout autre document de nature administrative sont offerts dans les deux langues officielles par le PSD et mis à la disposition de tous les membres du CCB-PSD et de la collectivité des bibliothèques dépositaires sous forme électronique
2. Le PSD doit déposer un rapport des réunions du CCB-PSD dans les trente jours ouvrables suivant la date de toute réunion

Composition

En principe, la composition du CCB-PSD devrait être représentative, dans la mesure du possible, de toutes les bibliothèques dépositaires desservies par le PSD, et plus particulièrement des différents types de bibliothèques, tant les petites que les grandes, des collectivités de bibliothèques, des régions géographiques et des groupes linguistiques servis dans le cadre du PSD.

À l'exception du directeur responsable du PSD et des représentants de Bibliothèque et Archives Canada, du Secrétariat du Conseil du Trésor, de Statistique Canada et de la Bibliothèque du Parlement, les membres du CCB-PSD sont nommés pour une période de trois ans avec possibilité de prolongation d'une année. Chaque année, jusqu'au tiers des membres doivent être remplacés.

Détail de la composition du CCB-PSD :

1. Directeur responsable du PSD
2. Un représentant de chacun des organismes suivants, nommé par l'organisme :
   • Bibliothèque et Archives Canada (BAC)
   • Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT)
3. Jusqu'à deux représentants de chacun des organismes suivants, nommés par l'organisme de sorte à tenir compte des principales régions du Canada :
   • Canadian Library Association (CLA)
   • Association pour l'avancement des sciences et des techniques de la documentation (ASTED) inc.
   • Canadian Association of Research Libraries (CARL) / Association canadienne des bibliothèques de recherche (ACBR)
4. Trois représentants issus des types de bibliothèques dépositaires suivants, dont deux de bibliothèques de dépôt sélectif :
   • Bibliothèques de dépôt universelles
   • Bibliothèques de dépôt sélectives
   • Bibliothèques universitaires
   • Bibliothèques publiques
   • Bibliothèques de dépôt de cartes
   • Bibliothèques juridiques
   • Bibliothèques gouvernementales ou parlementaires

   Le PSD diffusera un appel de candidatures public afin de pourvoir ces sièges vacants au sein du CCB-PSD. Les personnes issues de la collectivité des bibliothèques dépositaires peuvent soumettre leur candidature à titre de membre; leur candidature peut aussi être soumise par leurs pairs ou des membres du CCB-PSD actuel. Le directeur responsable du PSD dressera une liste des candidatures, comprenant une description sommaire pour chacune. Cette liste sera transmise aux membres du CCB-PSD représentant la collectivité des bibliothèques à des fins d'étude et de consultation. Les nouveaux membres seront nommés par le directeur responsable du PSD.

5. Un représentant de Statistique Canada et un autre de la Bibliothèque du Parlement, qui seront nommés par ces organismes
6. Des représentants d'autres ministères auteurs fédéraux peuvent être invités à se joindre aux membres du CCB-PSD

Présidence

Les réunions du CCB-PSD sont présidées par le directeur responsable du PSD, qui peut aussi partager la présidence avec une autre personne nommée sur la recommandation du CCB-PSD.

Première publication : le 5 décembre 2005
Deuxième publication : le 7 septembre 2011