ARCHIVÉE – Procès-verbal [de la réunion de 2007] du Comité consultatif des bibliothèques du Programme des services de dépôt (CCB-PSD)

Informations archivées

Les informations archivées sont fournies aux fins de référence, de recherche ou de tenue de documents. Elles ne sont pas assujetties aux normes Web du gouvernement du Canada et n'ont pas été modifiées ou mises à jour depuis leur archivage. Pour obtenir ces informations dans un autre format, veuillez communiquez avec nous.

Archivée

Cette page Web a été archivée dans le Web.

Désistement de responsabilité concernant l'information provenant de tiers

Une partie des informations de ce site Web à été fournie par des sources externes. Le gouvernement du Canada n'assume aucune responsabilité concernant la précision, l'actualité ou la fiabilité des informations fournies par les sources externes. Les utilisateurs qui désirent employer cette information devraient consulter directement la source des informations. Le contenu fournit par les sources externes n'est pas assujetti aux exigences sur les langues officielles, la protection des renseignements personnels et l'accessibilité.

Dates et lieu de la réunion

Les 27 et 28 août 2007
Minto Suites Hotel
Ottawa ON Canada

Table des matières

Jour 1 (de 2)

A. Présentations et points à l'ordre du jour de la réunion

Christine Leduc accueille les membres du Comité et présente l'animateur, David McCallum. Les membres sont priés de se présenter eux-mêmes et de nommer leur organisation d'attache, avec s'il y a lieu l'association qu'ils représentent.

L'ordre du jour est passé en revue et le procès-verbal de la réunion précédente est approuvé.

Les membres font brièvement le point sur les activités de leurs organisations susceptibles d'intéresser les autres membres et le Programme.

Des mesures de suivi (jointes à l'annexe 1), avec les responsabilités et échéances correspondantes, ont été établies au cours de la réunion. Les membres n'ont pas eu le temps de discuter de l'intégration des documents gouvernementaux aux fonds de bibliothèque généraux.

B. Suivi des points en suspens issus de la réunion précédente

  1. Signalement des documents conservés à titre provisoire

    Les membres sont fortement invités à informer le PSD des publications fédérales non saisies par le Programme. On a reçu peu d'informations depuis la dernière réunion.

  2. Le point sur « l'exposé de position » exprimant un soutien au PSD

    Carla Graebner signale que cet exposé a été rédigé par Amanda Wakaruk. Il est convenu de demander à Tim Mark, directeur exécutif de CARL-ABRC, de faire le point lorsqu'il assistera à la deuxième journée de la réunion.

  3. URL persistants

    Il est peu probable que le PSD réalise des progrès sur cette difficile question à court terme, au vu de la centralisation des services d'infotechnologie à TPSGC. Les membres ont exprimé leur préférence pour de tels URL en vue de stabiliser les liens aux documents gouvernementaux sur support électronique.

  4. Statistiques sur l'utilisation

    On rappelle aux membres de communiquer sans cesse des données statistiques et/ou des renseignements non scientifiques sur l'utilisation des documents du PSD, en vue de démontrer l'utilité du Programme.

  5. « Tampon » distinguant les documents imprimés fournis par le PSD

    Christine Leduc mentionne que ce tampon a été créé et qu'il sera distribué aux bibliothèques de dépôt au plus tard à l'automne de cette année. Elle ajoute que des exemplaires supplémentaires du matériel promotionnel du PSD sont disponibles sur demande.

Il est convenu qu'on discutera le lendemain des Lignes directrices sur la conservation, de même que du Catalogage des rapports de recherche de la bibliothèque du Parlement.

C. Le point sur le PSD

Christine Leduc donne un exposé détaillé sur les activités et plans d'avenir du PSD (présentation jointe), et indique que le Programme subit actuellement une évaluation interne formelle. Jacqueline Anawati, membre de l'équipe d'évaluation, a assisté à cette présentation et discuté de façon informelle avec des membres du Comité au cours du dîner.

Mme Leduc note que le sondage sur la satisfaction de la clientèle du PSD a donné lieu à des rétroactions positives, même si le taux de réponse (18 %) a été décevant. Elle ajoute que la Politique de communication fédérale est en cours de révision en vue de garantir que les ministères et organismes fédéraux se conforment aux impératifs du PSD.

D. Marketing des documents du PSD auprès des petites entreprises

Barbara Malcolm présente ce point, décrit les initiatives prises par son organisation et demande des suggestions.

Points saillants de la discussion :

E. Publications « conservées à titre provisoire »

Gay Lepkey définit les publications conservées à titre provisoire, dans le contexte du PSD, comme des documents produits par le gouvernement fédéral canadien dont le PSD devrait avoir connaissance et qu'il devrait fournir dans le contexte de son mandat, mais qui ne le sont pas pour une multitude de raisons.

Comme il est difficile d'identifier ces documents, il est de même difficile de déterminer la gravité du problème. Le PSD estime qu'on saisit de 40 % à 70 % des publications pour lesquelles les ministères auteurs ont demandé des numéros ISBN.

On a chargé les membres de faire part au PSD (par des affichages dans InfoDep) de toute publication conservée à titre provisoire dont ils prennent connaissance, ainsi que de demander aux bibliothèques qu'ils représentent d'en faire autant. Un rappel sera publié en permanence dans la Liste de vérification hebdomadaire.

F. Présentation : Bibliothèque et Archives Canada (BAC)

John Stegenga fait rapport de la façon dont BAC recueille et préserve les publications et sites Web du gouvernement fédéral en vue de les inscrire dans un Dépôt numérique fiable (présentation jointe).

G. Présentation : Statistique Canada (SC)

Marie Anderson décrit le processus de consultation de SC en vue du recensement du Canada de 2011 (présentation jointe).

Jour 2 (de 2)

H. Exposé de position sur l'importance du PSD pour les bibliothèques de dépôt

Comme convenu à la réunion précédente, un court document (de deux pages environ) qui confirme l'importance du programme de dépôt pour les institutions membres et leur clientèle recevra l'aval des principales associations de bibliothèques canadiennes, qui l'achemineront ensuite aux représentants fédéraux compétents.

Carla Graebner remettra l'ébauche préparée par Amanda Wakaruk à Tim Mark, pour examen et sanction par CARL-ABRC, lequel l'acheminera au plus tard le 1er octobre 2007 à l'ASTED et à la CLA pour examen, sanction et acheminement, de même qu'au PSD pour distribution aux membres de PSD-BAC.

I. PE entre le PSD et les presses du CNRC

Marc Saint-Pierre déclare qu'il faut réviser le PE (protocole d'entente) actuel entre le PSD et les presses du CNRC (Conseil national de recherches), qui régit l'accès aux revues électroniques du CNRC, en vue d'améliorer la clarté et de tenir compte des exigences fédérales actuelles en matière de responsabilité.

Pour des raisons techniques qui empêchent le CNRC de limiter l'accès à certains sites Internet, le PE actuel concerne une structure de financement qui prévoit un accès Web extrêmement large. Il est convenu que de réserver l'accès aux bibliothèques de dépôt permettrait à leurs clients de continuer à pouvoir accéder, sur place et à distance, aux revues des Presses du CNRC.

Carla Graebner et Louise Carpentier acceptent d'examiner si des mesures pourraient être mises en place pour comptabiliser des statistiques de consultation des revues électroniques des Presses du CNRC à leur organisation. Carla Graebner convient de préparer des instructions sur l'extraction de citations d'articles publiés dans les revues des Presses du CNRC.

J. Lignes directrices sur la conservation à l'intention des bibliothèques du PSD

On convient de constituer un groupe de travail chargé de surveiller la révision des lignes directrices. Gay Lepkey aura des premières discussions avec Dorryce Smelts concernant la composition de ce groupe. Barbara Pilek, et Yvonne et Valerie Footz, se portent volontaires pour y adhérer. Il est convenu qu'on pourrait inviter la participation de représentants non membres du Comité. Un rapport d'étape sera remis au Comité en janvier 2008.

Les membres font observer qu'il est de plus en plus difficile d'entreposer des documents dans leur bibliothèque, parce que les documents s'y accumulent au fil des ans et qu'on réaffecte de l'espace à d'autres fins (postes d'ordinateur, « fonds communs d'information », salles d'étude, etc.).

K. Catalogage des rapports de recherche de la Bibliothèque du Parlement

Louise Carpentier remercie le PSD pour avoir diffusé ces publications au moyen du Programme. Elle note que certains rapports de recherche sont absents d'AMICUS, bien qu'ils figurent dans la Liste de vérification hebdomadaire. Barbara Pilek communiquera avec Vivian Larose, à la bibliothèque du Parlement, pour veiller à ce que BAC reçoive ces rapports à des fins de catalogage.

Gay Lepkey fait observer qu'à l'achèvement des mises à niveau techniques, ces publications s'ajouteront automatiquement à l'index Web du PSD.

L. Catalogage des publications électroniques

Gay Lepkey résume les contributions récentes de InfoDep sur cette question, notant que Google recueille les dossiers du PSD, ce qui explique peut-être la baisse marquée du nombre de téléchargements à partir de la collection électronique. Il ajoute que plus de la moitié de ces téléchargements proviennent de sites autres que des dépôts.

Gay Lepkey observe que la préparation du mandat actuel du PSD remonte à l'époque où la plupart des documents étaient imprimés et que les caractéristiques des documents électroniques posent de nouveaux défis – et ouvrent de nouvelles possibilités – au Programme.

Les membres louent le PSD pour ses efforts novateurs de catalogage des publications du gouvernement fédéral qui sont sous forme électronique.

Liz McKeen signale que BAC réexamine ses politiques de catalogage des documents gouvernementaux sous forme électronique, et que ces documents sont en cours de catalogage, bien qu'avec un retard accumulé. Pour certains types de documents, on envisage de faire appel davantage à la recherche en plein texte et aux métadonnées fournies par les ministères et organismes.

On débat du chevauchement apparent entre les activités du PSD et de BAC concernant l'acquisition et le catalogage des informations électroniques fédérales. La discussion tourne ensuite à la détermination des composantes à la valeur ajoutée pour le PSD dans son ensemble, notamment ce qui suit :

Désireuse de démontrer les avantages du Programme, Sylvie Nadeau a demandé au PSD d'évaluer la valeur monétaire des services assurés aux Canadiens par les bibliothèques de dépôt. Le PSD mènera une enquête préliminaire et fera rapport au Comité.

M. Renouvellement des contrats conclus avec le PSD et les bibliothèques de dépôt

Gay Lepkey annonce que le PSD entend renouveler ses contrats avec les bibliothèques de dépôt et fait circuler les points saillants des obligations proposées pour les deux partis (soit, pour les bibliothèques de dépôt, s'abonner à InfoDep, tenir à jour les coordonnées et soumettre des rapports annuels, entre autres).

Des membres jugent que le libellé du contrat actuel est trop vague; d'autres proposent d'inclure des exigences particulières, sous forme d'annexes qui se prêteraient plus facilement à une mise à jour.

Une ébauche du contrat sera distribuée au plus tard le 20 septembre 2007, pour des observations par les membres du Comité dans les 60 jours. Une téléconférence serait ensuite organisée pour traiter de toute question ou préoccupation. Le PSD aura le dernier mot sur le libellé du contrat.

Carla Graebner propose de fournir au PSD une documentation concernant le processus de renouvellement du contrat sur les bibliothèques de dépôt conclu avec l'Union européenne.

N. Communication et sensibilisation

Christine Leduc fait observer qu'entre les réunions, les membres du Comité ne donnent pas toujours suite aux demandes de renseignements, et qu'ils fournissent peu de rétroaction au PSD sous forme de commentaires, de questions et de suggestions. Marc Saint-Pierre demande si le PSD-BAC est le moyen le plus rentable de favoriser la communication entre le Programme et les bibliothèques de dépôt, par comparaison (par exemple) à des visites sur place par le personnel du PSD, qui ont été bien accueillies.

Les membres rétorquent qu'ils prodiguent leurs conseils à l'occasion des réunions annuelles, qui permettent de partager de précieuses informations. Il est proposé, vu la lourde charge de travail des membres du Comité dans leurs institutions d'attache, que le PSD s'occupe plus activement de leur rappeler qu'ils doivent s'exprimer sur différentes questions, et d'organiser des conférences téléphoniques périodiques durant l'année en vue de coordonner le suivi (et de maintenir l'intérêt des membres). On demande aussi au PSD de songer à une téléconférence préalable à la réunion, qui permettrait aux membres d'indiquer les sujets à l'ordre du jour.

Il est proposé de constituer le Comité de manière qu'il contribue à la fois aux perspectives « politiques » et « opérationnelles ».

On convient de maintenir le Comité sous sa forme actuelle; d'élargir sa composition à des représentants des collèges canadiens; et de tenir la prochaine réunion les 25 et 26 août 2008 à Ottawa.

O. Mesures de suivi

Nous joignons une liste (Annexe 1) des mesures de suivi découlant de cette réunion..

P. Rétroaction sur la réunion

On demande aux membres d'indiquer ce qui s'est bien passé au cours de la réunion et ce qu'ils ont jugé préoccupant. Ces observations sont contenues à l'Annexe 2.

Annexe 1

Réunion PSD-BAC des 27 et 28 août 2007 – Ottawa (Ontario)
(Programme des services de dépôt – Comité consultatif des bibliothèques)

Mesures de suivi

En cours

Échéances à déterminer

Points assortis d'échéances (en ordre chronologique)

Annexe 2

Rétroaction sur la réunion

Réunion PSD-BAC – Les 27 et 28 août 2007
(Observations sur la réunion dans son ensemble, recueillies lors de la clôture)

Ce qui fonctionne bien

Ce qui est préoccupant

Première publication : le 18 février 2008
Deuxième publication : le 22 août 2011

Signaler un problème ou une erreur sur cette page
Date de modification :