ARCHIVÉE – Procès-verbal des réunions de 2008 du Programme des services de dépôt Comité consultatif des bibliothèques (PSD-CCB)

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Dates et lieu de la réunion

Le lundi 25 août et le mardi 26 août 2008
Salle de la Confédération A, 2e étage
Constitution Square, 350, rue Albert
Ottawa ON Canada

Table des matières

Participants

Invités / Présentateurs

Absents

Jour 1 : Le lundi 25 août 2008

A. Examen du procès-verbal et des mesures de suivi

  1. La réunion est ouverte par Christine Leduc à 8 h 40
  2. Les questions soulevées par le procès-verbal des réunions de 2007 sont examinées
  3. Louise Carpentier demande la liste des participants à ces réunions
  4. Les vingt et une mesures de suivi énumérées à l'annexe 1 du procès-verbal de 2007 sont examinées
  5. Trois d'entre elles sont discutées plus à fond :
    • Les membres doivent fournir au PSD toutes les données possible sur l'utilisation, et l'utilité pour les utilisateurs, des documents fournis aux bibliothèques de dépôt, représentées par les membres du PSD-CCB.
      • Gay Lepkey signale que le PSD a reçu certaines réponses, mais que les données fournies sont surtout de nature non scientifique, et non quantitative
      • Gay Lepkey indique que des rapports statistiques sur les téléchargements faits à partir du site de Presses scientifiques du CNRC ont été reçus. Les responsables de ce site seront en mesure de fournir des statistiques mensuelles sur les téléchargements d'articles de journaux en ligne. Gay a délégué un étudiant stagiaire à la MBSI de l'Université d'Ottawa pour voir quelles données pourraient provenir des index de citations. Louise Carpentier fait remarquer que les statistiques sur les téléchargements seront probablement plus convaincantes que celles sur les citations
    • Les membres feront rapport par InfoDep des « documents fugitifs » (c. à d. les publications du gouvernement du Canada qui auraient dû être transmises au PSD, mais qui ne l'ont pas été).
      • Christine Leduc indique que certaines bibliothèques de dépôt ont signalé des documents fugitifs et que le personnel du programme du PSD y a donné suite avec succès dans la plupart des cas
    • Voir les possibilités d'une étude au sujet des coûts et des investissements engagés par les partenaires du PSD pour fournir à leurs utilisateurs des informations du gouvernement canadien.
      • Christine Leduc indique que la procédure à suivre par le PSD et ses partenaires pour ce faire n'est pas claire et demande comment les bibliothèques doivent faire pour fournir des estimations de coût. À Sylvie Nadeau, qui lui demande si la question est toujours importante, Christine répond par l'affirmative, en ajoutant qu'il serait utile de pouvoir démontrer les coûts cachés de l'accès aux publications électroniques qu'assument les bibliothèques et les utilisateurs, par exemple
      • Christine et Gay mentionnent que le programme fait régulièrement l'objet d'une révision obligatoire
      • Sylvie suggère d'envoyer un questionnaire aux bibliothèques de dépôt afin de recueillir des données sur le nombre de publications téléchargées, le nombre de publications imprimées, le nombre d'heures consacrées à répondre aux questions de référence à l'aide des publications du PSD, le pourcentage du temps de catalogage consacré aux publications du PSD, et ainsi de suite. Barbara Malcolm propose également de demander aux bibliothécaires combien de temps ils consacrent à l'examen de la Liste hebdomadaire
      • Gay donne une estimation de la valeur du service qu'offre le PSD au public qui a été souvent citée par un ancien directeur du PSD. Selon cette estimation, le service vaut environ 90 millions de dollars par année. Cependant, malgré ses recherches, Gay ne sait pas d'où provient ce chiffre et aimerait bien trouver certains éléments de preuve tangibles pour l'appuyer. Il dit que certaines bibliothèques ont déjà évalué ce qu'il en coûte pour cataloguer les publications du gouvernement fédéral et croit que nous pourrions établir un coût unitaire en extrapolant. Idéalement, il aimerait savoir combien il en coûte pour télécharger, imprimer, relier, protéger, cataloguer et conserver un document, ainsi que combien de temps de service de référence est consacré à répondre aux questions à l'aide des publications fournies par le PSD. Il mentionne une étude menée par Bibliothèques et Archives Canada qui conclut que jusqu'à 70 % des questions de référence sont répondues à l'aide des publications du gouvernement
      • Dorryce Smelts propose de joindre un questionnaire à l'accord conclu annuellement entre le PSD et les bibliothèques de dépôt. Christine ne croit pas que cette idée soit faisable. On convient dans l'ensemble qu'il faut discuter de ce point plus à fond

B. Le point / rapport des membres du Comité (table ronde)

  1. Barbara Malcolm fait rapport des activités liées au PSD qu'ont menées les bibliothèques publiques du Nouveau Brunswick au cours de la dernière année.
    • Les questions d'information soulevées à la dernière réunion ont été transmises au comité provincial des services de référence par l'entremise du chef des services de référence de la Région de bibliothèques de Fundy
    • On est à concevoir une présentation visant à montrer au personnel des bibliothèques de dépôt sélectif comment utiliser efficacement la Liste hebdomadaire pour passer des commandes en ligne
    • Une fois terminée, cette présentation sera donnée à la prochaine réunion du comité provincial des services de référence, prévue en novembre, puis éventuellement affichée dans intranet
    • Le catalogage des URL permanents pour les publications du gouvernement fédéral reste un point qui doit faire l'objet d'un suivi
    • La tendance vers une moindre utilisation des publications imprimées et un meilleur accès électronique a été surveillée en même temps que des lignes directrices en matière de sélection étaient élaborées
    • Une réunion provinciale des gestionnaires/directeurs des bibliothèques de dépôt sélectif faisant partie du SBPNB devrait avoir lieu au cours des prochains moins afin de discuter du programme, des processus, des lignes directrices en matière de sélection et de toute autre question pertinente
    • Barbara indique également qu'il s'agit de sa dernière présence à une réunion du PSD-CCB et se dit reconnaissante d'avoir pu faire partie du comité pendant les trois dernières années
  2. Marcel Fortin fait rapport des dernières nouvelles sur le monde des cartothèques.
    • Ressources naturelles Canada a rendu les données topographiques nationales disponibles gratuitement à tous les Canadiens en avril 2007
    • RNCan a décidé de fermer le Bureau des cartes du Canada en 2007, mais cette décision a été renversée à la suite du lobby exercé par l'ACACC et les cartothécaires en général
    • La plus grande bataille a été d'amener le gouvernement fédéral à poursuivre la cartographie de tout le Canada à petite échelle et à mettre les données périmées à jour, puisque les cartes disponibles au Bureau des cartes du Canada sont vieilles
    • La bibliothèque Robarts de l'Université de Toronto continue de recevoir des cartes du gouvernement fédéral, bien que leur nombre diminue et que de nombreuses cartes passent toujours « entre les mailles du filet »
    • On est à restructurer les services à la bibliothèque Robarts, notamment au moyen de la création d'un nouveau centre de données, de cartes et de SIG.
      • Christine Leduc demande à Marcel de fournir une liste des cartes jugées importantes par la collectivité, mais qui n'ont pas encore été distribuées par le PSD. Marcel accepte de s'en charger
      • Gay Lepkey indique que le PSD a conclu avec RNCan une entente qui permettra de demander qu'une carte soit imprimée pour distribution lorsqu'on peut prouver qu'elle est inutile en format PDF ou en petit format imprimé en noir et blanc
      • Gay fait remarquer qu'aucune entente de ce genre n'a été conclue avec Pêches et Océans Canada ni Environnement Canada, mais que s'il fallait faire une telle demande auprès de ces ministères, elle aurait de meilleures chances d'être acceptée si elle venait des bibliothécaires, et non du PSD
  3. Dorryce Smelts fait le point sur certaines questions.
    • La consultation et la coopération entre les bibliothèques du Manitoba qui découlent des révisions que le PSD propose d'apporter à l'entente conclue avec les bibliothèques de dépôt ont permis de souligner " l'engagement, voire la passion des bibliothèques envers l'administration de leurs collections de publications fédérales "
    • Les nouvelles lignes directrices sur la conservation proposées par le PSD ont été bien accueillies par les petites bibliothèques manitobaines disposant d'un espace restreint. « Les bibliothèques [du Manitoba] sont pleinement conscientes que la disponibilité de documents électroniques étendra le service du PSD. » Toutefois, en raison des lacunes de l'infrastructure technologique dans certaines régions éloignées, l'accès aux publications électroniques demeure une question à aborder dans un proche avenir
    • Carla Graebner, Louise Carpentier et Dorryce ont envoyé une lettre à « l'ACB, à l'ASTED et à l'ABRC pour inviter ces associations à appuyer la longue tradition du PSD d'offrir aux Canadiens et aux bibliothèques canadiennes un accès ouvert et stable à l'information du gouvernement fédéral, ainsi que pour les encourager à reconnaître les défis auxquels le PSD est confronté et le rôle unique que celui ci joue dans la société canadienne »
    • Dorryce a pris part aux efforts menés par les bibliothèques du Parlement et de l'Assemblée législative à l'échelle du Canada en vue « de déterminer l'état de nos collections de textes législatifs et de publications officielles, nos méthodes pour archiver les documents imprimés et les versions numériques patrimoniaux et des possibilités de les partager ».
      • Barbara Pilek demande à Dorryce une copie de la proposition ayant trait à un portail pan ontarien des archives numériques détenues par la bibliothèque de l'Assemblée législative. Dorryce dit qu'elle enverra une copie à Christine Leduc et Elizabeth Sander
  4. Barbara Pilek fait le point sur certaines questions.
    • Barbara a été l'hôte de la préconférence de l'IFLA plus tôt en août
    • La personne chargée de distribuer les documents de recherche de la Bibliothèque du Parlement a pris sa retraite et a été remplacée par Michel Corriveau
    • Chaque fois que la Bibliothèque du Parlement publie un document de recherche et le rend public sur le site Web, deux copies du document dans chacune des langues d'édition sont envoyées à Bibliothèques et Archives Canada en vue de leur catalogage, tandis que des copies de la version PDF sont envoyées au PSD.
      • Christine Alexander fait remarquer que BAC catalogue également les versions électroniques puisqu'elles figurent sur la Liste hebdomadaire, et que le retard dans le catalogage des versions imprimées, qui arrivent par l'entremise de la division du dépôt légal, a été pratiquement éliminé
  5. Brent Roe se présente et se dit ravi de pouvoir travailler avec le groupe. Louise Carpentier suggère que Brent parle de la nouvelle entente entre le PSD et les bibliothèques de dépôt à la prochaine réunion de l'ABRC, qui devrait se tenir au début d'octobre. Brent accepte de le faire
  6. Bernie Gloyn fait le point sur certaines questions.
    • Munir A. Sheikh a dernièrement été nommé au poste de statisticien en chef du Canada à la suite du départ à la retraite de son prédécesseur, Ivan Fellegi, devenu statisticien en chef émérite
    • Pour le Recensement de 2006, on a rétabli le profil imprimé au niveau de la SDR à la suite de la réaction de la collectivité des bibliothécaires, mais on a l'intention d'éliminer toutes les publications imprimées pour le Recensement de 2011. Plusieurs téléconférences ont été organisées pour l'automne afin d'obtenir les commentaires des bibliothèques sur le programme de diffusion du Recensement de 2011 et l'un des sujets de discussion porte sur les façons de réduire au minimum les conséquences de n'avoir aucune publication imprimée
    • La date butoir pour la conversion du site Web de Statistique Canada aux normes de la NSI 2.0 est fixée au 14 octobre 2008.
      • On discute de la possibilité d'utiliser le serveur de liste InfoDep pour faire connaître aux gens la date des téléconférences et faciliter leur participation
  7. Louise Carpentier fait le point sur un nouveau portail Web et outil de recherche de données provenant des gouvernements fédéral et provinciaux. Cette ressource, appelée Rapports gouvernementaux : guide de recherche, a d'abord été conçu par un stagiaire de l'Université de Montréal et est maintenant disponible sur Internet par l'entremise de la CREPUQ. On peut le consulter aux adresses suivantes :
    • http://signet.bib.uqam.ca/scripts/livro/anglais.asp (anglais) ou
    • http://signet.bib.uqam.ca/scripts/livro/livro.asp (français)
  8. Christine Alexander fait le point sur certaines questions.
    • En juillet, la Section des acquisitions de l'Unité du dépôt légal, Bibliothèques et Archives Canada, a commencé à consigner les documents provenant du PSD. Cela permettra la production de rapports sur les publications du gouvernement qui n'ont pas été reçus du PSD, soit les publications fugitives
    • Le catalogage des documents du PSD s'est poursuivi selon les priorités
    • Une nouvelle politique pour le Programme de catalogage avant publication (CIP) est entrée en vigueur en juin et comporte de nouveaux critères d'admissibilité
    • La bibliothèque de l'Assemblée législative de la Colombie Britannique n'agira plus à titre d'agent du CIP pour les publications de la Colombie Britannique; les éditeurs de cette province devront donc dorénavant faire une demande pour le CIP par l'entremise de BAC
    • Le lancement officiel du troisième moissonnage de sites Web pour les Archives du Web du gouvernement du Canada devrait avoir lieu en septembre
    • Un projet pilote de « dépôt numérique éprouvé » est en cours
    • On prévoit mettre sur pied un groupe de travail canadien pour évaluer les retombées possibles du projet Ressources : description et accès (RDA) sur le catalogage
    • Une DP visant un réseau intégré de bibliothèques (RIB) est en cours d'élaboration, étant donné la nécessité de se doter de nouveaux modules de contrôle du catalogage, des publications en série et des acquisitions
  9. Sylvie Nadeau mentionne n'avoir rien à ajouter à ce que les autres membres ont rapporté

C. Rapport annuel du PSD

Christine donne un aperçu des principaux résultats de la récente évaluation de programme de l'ÉSD. Elle indique que l'ÉSD a obtenu de très bonnes notes pour tous les points évalués. Cette évaluation a débouché sur deux grandes recommandations, soit :

Une copie imprimée de la présentation PowerPoint de Christine est jointe au dossier de réunion du PSD-CCB.

D. Renouvellement de la composition du Comité

Puisque deux membres permanents – Gwendolyn Ebbett (CARL/ABRC) et Maureen Collier (CLA/ACB) – ont annoncé leur départ et que les trois membres d'office– Marcel Fortin, Yvonne Footz et Barbara Malcolm – ont terminé leur mandat auprès du PSD-CCB, on discute à fond de la composition du Comité.

En bout de ligne, le Comité convient d'inviter Margot Jeske, David Jones et Doris Ricard à se joindre en tant que nouveaux membres d'office, puis de demander à Angela Lonardo d'occuper le poste de représentant de l'ABRC / CARL, moyennant l'appobationde l'ABRC lors de leur réunion au mois d'octobre, à Patrick Provencher d'occuper celui de représentant de l'ACB / CLA et à Katharine Barrette de remplir le nouveau rôle de représentant des bibliothèques collégiales.

E. Projet d'intégration du site Web du PSD

Nicholas Barakett donne un aperçu du projet d'envergure actuellement mené dans le but de combiner les sites Web de Publications du gouvernement du Canada et du Programme des services de dépôt. Il explique les deux grandes étapes du projet, soit celles :

Nicholas décrit la transition, qui permettra de délaisser la page d'index statique actuelle des publications de la SCHL, de Statistique Canada et de la Bibliothèque du Parlement au profit d'un URL permanent pour toutes les notices de catalogue. L'URL du site Web intégré sera : http://www.publications.gc.ca.

Le Comité discute des conséquences de cette transition pour les bibliothèques. Gay Lepkey indique qu'un fichier de concordance sera fourni aux bibliothèques pour leur permettre de voir la mise en correspondance des vieux URL des pages d'index statiques aux URL permanents des nouvelles notices de publications en série. Gay insiste sur le fait que les URL des fichiers faisant partie de la collection de publications électroniques sont permanentes. Ensuite, il décrit plus en détail comment le PSD communiquera avec les bibliothèques ainsi que l'instauration d'une ligne de soutien à la clientèle pour les aider à s'adapter aux changements.

F. Normalisation des sites Internet (NSI) 2.0

Rachelle Bergeron donne une présentation sur la NSI 2.0, soit les nouvelles normes du Conseil du Trésor en matière de publication sur le Web au sein du gouvernement du Canada. L'exigence de la NSI 2.0 voulant que tout le contenu des sites Web soit en format XHTML a suscité une vive discussion. Puisque la quasi-totalité des publications de la collection électronique du PSD sont en format PDF, le Programme voulait obtenir la permission de soustraire tout son contenu produit à l'extérieur, c'est à dire ses publications électroniques, de cette exigence. La demande d'exemption devrait être présentée au Conseil du Trésor le 1er décembre 2008.

Après le départ de Rachelle Bergeron, Christine Leduc et Gay Lepkey attirent l'attention du Comité sur les lourdes répercussions que pourrait entraîner l'adoption de la NSI 2.0. Par exemple, certains ministères incapables de respecter la date butoir de la conversion pourraient décider d'éliminer du contenu de leur site Web plutôt que de le mettre à jour. Conséquence encore plus grave, certains ministères pourraient décider de ne plus offrir de publications en format PDF. Il serait ainsi pratiquement impossible pour le PSD de saisir et de regrouper des publications en format XHTML, ce qui aurait de lourdes conséquences sur la collection électronique.

Jour 2 : Le mardi 26 août 2008

A. Rapports statistiques sur les bibliothèques publiques canadiennes

Don Mills, directeur de la Bibliothèque publique de Mississauga, est également président du comité du Programme national de statistiques de base des bibliothèques de Bibliothèques et Archives Canada et membre du Conseil des bibliothèques urbaines du Canada (CULC). Il explique à quel point la collecte, le traitement et la présentation de données statistiques sont au cœur des activités de lobbying que mène le CULC afin d'obtenir plus de financement pour ses bibliothèques membres. Dernièrement, on a recueilli des données qualitatives en ligne à l'aide des outils de sondage « Key Survey » ou « Survey Monkey », qui permettent de recueillir des données, notamment du texte libre, de façon anonyme. Des données quantitatives ont également été compilées à l'aide de feuilles de calcul Excel. Le but était de faire participer les cent plus grandes bibliothèques publiques du pays, mais elles n'ont pas été plus de soixante 10 à le faire. Selon Don, le projet de collecte de données statistiques du CULC a profité à de nombreuses bibliothèques, notamment à plusieurs bibliothèques du Québec. L'activité statistique suit un cycle annuel : les questionnaires sont reçus en janvier, les résultats sont communiqués en mai et les bibliothèques sont invitées à y apporter des corrections ou des mises à jour jusqu'en juillet.

Le Comité discute un peu de l'une des tendances qui se dégagent des rapports statistiques du CULC : le déclin du nombre de prêts de documents, ce qui induit un déclin de l'utilisation des documents en format matériel. Don parle de cette tendance comme de l'accès qui éclipse l'appropriation.

Don estime qu'il serait possible d'ajouter des questions sur les fonds documentaires et l'utilisation des publications du gouvernement fédéral dans les prochains sondages. En utilisant une méthode d'échantillonnage, il serait probablement possible de recueillir des données quantitatives. On pourrait également extrapoler le coût unitaire que doit assumer les bibliothèques pour détenir une publication du gouvernement à partir des données déjà recueillies.

S'ensuit une discussion sur les façons de déterminer dans quel pourcentage on répond aux questions de référence à l'aide des publications du gouvernement fédéral. Marcel indique que, dans les bibliothèques de l'Université de Toronto, les bibliothécaires de référence utilisent des codes pour consigner les types de questions de référence auxquelles ils ont répondu; par exemple, ils attribuent le code « GO » aux questions de référence répondues à l'aide d'une publication du gouvernement. Gay fait remarquer que, même si les bibliothèques étaient prêtes à adopter une telle façon de faire, cela ne permettrait pas d'obtenir un portrait d'ensemble puisqu'il serait impossible d'obtenir des statistiques de prêts ou d'utilisation en dehors du contexte lié aux véritables questions de référence.

Brent estime qu'il serait possible de cerner, parmi les bibliothèques publiques et universitaires, quelques exemples où les publications du gouvernement se distinguent du lot. Si ces bibliothèques sont en mesure de faire certains calculs, nous pourrions extrapoler ces chiffres pour se faire une idée de ce qui se passe dans les autres bibliothèques.

Don croit que les bibliothèques du CULC pourraient sans doute collaborer à une initiative de collecte de données menée par le PSD. Il termine en renvoyant les membres du Comité aux rapports statistiques du CULC disponibles sur le site Web de la bibliothèque publique de Mississauga : http://www.mississauga.ca/portal/residents/librarystatistics.

B. Federal Depository Library Program

Cynthia Etkin, spécialiste de la planification des programmes de l'Office of the Superintendent of Documents, Government Printing Office des États Unis, donne au Comité un aperçu très instructif du programme américain s'apparentant au PSD, soit le Federal Depository Library Program (FDLP). Cynthia remet des documents promotionnels à toutes les personnes présentes et offre une copie de sa présentation PowerPoint à toute personne intéressée. Le site du FDLP est accessible sur Internet à : http://www.fdlp.gov

C. Fermeture du Centre canadien d'échange du livre

Alison Bullock, directrice intérimaire de Bibliothèques et Archives Canada, fait le point sur la redistribution des documents depuis la fermeture du Centre canadien d'échange du livre (CCEL). Elle explique comment certains documents ont été envoyés en Afrique de l'Est, d'autres à Bibliothèques et Archives Canada et d'autres encore aux bibliothèques locales. Selon Alison, on espère que le serveur de liste du CCEL viendra remplacer l'entrepôt du CCEL en permettant aux bibliothèques de communiquer directement entre elles concernant les documents matériels triés ou recherchés.

Christine Leduc et Gay Lepkey offrent d'utiliser le serveur de liste InfoDep pour diffuser les communications sur ce qu'il advient des documents toujours en entrepôt.

D. Lettre d'entente

Gay Lepkey présente l'ébauche de la nouvelle lettre d'entente envoyée à 988 bibliothèques de dépôt au cours de la dernière semaine de juillet. La lettre de présentation accompagnant l'ébauche d'entente sollicite l'envoi de commentaires dans les soixante jours. Toutefois, vu l'important retard dans la livraison des envois, on a convenu d'envoyer une lettre de rappel au moyen d'InfoDep et de repousser au 15 octobre la date limite pour recevoir des commentaires.

Parmi les quelque trente réponses reçues à ce jour, l'énoncé voulant que les bibliothèques doivent fournir un accès aux publications récentes dans les 10 jours a suscité sept commentaires négatifs. Plusieurs membres du Comité s'entendent pour dire qu'il faut revoir le libellé de l'entente à ce sujet, puisque certaines bibliothèques auraient de la difficulté à fournir en 10 jours un accès bibliographique complet aux documents. En revanche, on constate que l'énoncé en question ne stipule pas explicitement que les publications récentes doivent être cataloguées dans les 10 jours, mais simplement qu'elles doivent être mises à la disposition du public dans les 10 jours. Dans tous les cas, il est suggéré d'adoucir le langage d'une certaine façon pour mettre l'accent sur la relation de partenariat entre le PSD et les bibliothèques de dépôt.

E. Synthèse

Christine Leduc sollicite les commentaires d'ordre général des participants concernant la réunion de cette année. Puis, elle distribue une liste provisoire des mesures à prendre et la passe en revue. On convient de tenir la prochaine réunion du PSD-CCB vers la fin d'août 2009.

La séance est levée à 16 h 6.

Annexe 1 : Mesures de suivi

Mesures reportées à la dernière réunion

Nouvelles mesures de suivi

Première publication : le 26 janvier 2009
Deuxième publication : le 11 août 2011

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