ARCHIVÉE – Procès-verbal de la réunion de 2011 du Comité consultatif des bibliothèques du Programme des services de dépôt (CCB-PSD)

Dates et lieu de la réunion

29 et 30 août 2011
Ottawa ON

Table des matières

• Liste des participants
• Jour 1 : Lundi 29 août 2011
• Jour 2 : Mardi 30 août 2011
• Mesures de suivi

Liste des participants

Directrice

• Joanne Joanisse, Éditions et Services de dépôt (ESD)

Représentants institutionnels

• Antonio Lechasseur, Bibliothèque et Archives Canada (BAC)
• Kim Steele (présente pour le premier après-midi), Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT)
• Bernie Gloyn, Statistique Canada (StatCan)
• Chantal Poliquin, Bibliothèque du Parlement (BdP)
• Caron Rollins, Association canadienne des bibliothèques (ACB)
• Frank Winter, ACB
• Louise Carpentier, Association pour l'avancement des sciences et des techniques de la documentation (ASTED)
• (Sylvie Nadeau – absente), ASTED
• Karen Adams, Association des bibliothèques de recherche du Canada (ABRC)
• Carla Graebner, ABRC

Autres représentants

• Katharine Barrette, Université Mount Royal
• Margo Jeske, Université d'Ottawa
• David Jones, Université de l'Alberta
• Doris Ricard, Université du Québec à Trois-Rivières
• Carolyn Shandler, Bibliothèques de Surrey

Président d'assemblée

• Gay Lepkey, ESD

Rédactrice du procès-verbal

• Elizabeth Sander, ESD

Étudiantes observatrices

• Melissa Graham, ESD
• Jenna Linkiewicz, ESD

Adjointes

• Isabelle Campeau, ESD
• Stéphanie Côté, ESD

Invités

• Pierre Gamache, BAC
• Jane Thacker, BAC
• Marie-Claude Côté, SCT
• Brent Roe, ABRC

Jour 1 : Lundi 29 août 2011

Affaires préliminaires

À 8 h 40, Gay Lepkey ouvre la séance et demande aux participants de se présenter. L'ordre du jour est lu et approuvé. On demande aux participants de soumettre leurs commentaires sur le procès-verbal de la réunion du CCB-PSD de 2010. Caron Rollins signale que le nom de Candace Loewen devrait être ajouté, puisque celle-ci a pris part à l'exposé de BAC. Le procès-verbal de la réunion de 2010 est approuvé une fois cette modification apportée.

Les résultats des mesures de suivi de la réunion du CCB-PSD de 2010 sont examinés. Les mesures en cours ou continues sont mises en évidence et seront reportées dans les mesures de suivi pour 2011.

Il est convenu de ne pas reporter la quatrième mesure concernant les affiches et décalcomanies, puisque la distribution d'affiches et d'autocollants du Programme des services de dépôt (PSD) fait partie des activités courantes.

Les mesures non prises sont abandonnées puisqu'elles ne sont plus pertinentes. Les voici. Pour commencer, l'affichage de messages pour encourager l'utilisation d'Infodep, inscrit en cinquième mesure, n'est plus nécessaire puisque le recours à la liste de diffusion a augmenté considérablement sans encouragement explicite. Ensuite, on décide d'abandonner la quatorzième mesure, puisque les notices de catalogue du PSD n'indiquent pas toujours les publications en feuillets mobiles parues dans les mises à jour des publications en série. Enfin, la création d'un groupe de travail de cartothécaires, inscrite en dix-huitième mesure, n'est plus considérée comme nécessaire puisque la distribution en version papier des cartes produites par Ressources naturelles Canada (RNCan) tire à sa fin.

À la suite de la neuvième mesure, Carolyn Shandler signale que les bibliothèques de Surrey ont ajouté un champ à leurs notices MARC permettant d'effectuer des recherches dans les publications du PSD. Elle ajoute qu'elle établira ou demandera un rapport de la base de données permettant de déterminer la taille de la collection du PSD et informera Gay du résultat.

Les quinzième et seizième mesures, qui n'ont pas été prises, font l'objet d'une discussion assez approfondie, puis sont reportées dans la nouvelle liste de mesures de suivi. Carla, Caron et Carolyn confirment qu'un prolongement de la période couverte par les archives des messages d'Infodep serait très utile. Il est entendu que le PSD examinera la possibilité de prolonger la période couverte par les archives d'Infodep pour qu'elle s'étale sur un an.

Rapport annuel sur les opérations du PSD

Gay Lepkey présente le rapport annuel du PSD. Carla Graebner demande que, dorénavant, la documentation à distribuer telle que celle qui accompagne le rapport annuel soit remise d'avance aux membres, en format électronique. Caron Rollins et David Jones font remarquer qu'ils apprécient les trousses d'information qui leur ont été remises pour la réunion.

Dans les tableaux portant sur les demandes de publications « fugitives » et les demandes de recatalogage, Marc St-Pierre propose de modifier l'en-tête « Demandes non actionnées » pour « Non disponible » ou « Non acquis ».

Carla indique qu'on doit donner un plus large écho aux réussites décrites dans le rapport annuel et faire connaître davantage le PSD. Caron Rollins et d'autres membres l'appuient. Gay parle des difficultés associées à la publicité au gouvernement. Marc indique que le rapport annuel du PSD sera publié dans le site Web dès que possible.

En ce qui concerne les publications « fugitives », Gay explique les limites des pouvoirs d'ESD. Caron Rollins enjoint les membres du CCB-PSD de présenter au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) une requête pour que celui-ci permette l'accès à ses rapports en format archivable et conservable. Carla précise qu'elle a déjà pris des dispositions à cet égard. Marc ajoute qu'il aimerait envoyer un message à la directrice générale des Communications du CPVP à ce sujet.

Compte tenu de la baisse importante du nombre de commandes de publications imprimées et du nombre de publications imprimées expédiées, Gay suppose que les bibliothèques de dépôt sont moins intéressées à acheter ce type de publications. Les participants discutent de cette question. Plusieurs membres formulent des commentaires sur les préférences variées des usagers de bibliothèques.

Gay dit que les derniers lots de cartes de RNCan qui seront distribués par l'entremise du PSD, soit environ 900 cartes du Système national de référence cartographique (SNRC) et une quantité moindre de provenant de la Commission géologique du Canada (CGC), seront expédiés le 31 mars 2012.

Karen Adams s'informe sur la teneur du protocole d'entente conclu récemment entre le PSD et BAC. Des copies imprimées du protocole d'entente seront distribuées aux membres du CCB-PSD le lendemain.

Gay invite tous les membres du CCB-PSD à transmettre leur rapport annuel au PSD et à encourager leurs collègues à faire de même, puisque plus de nombre de réponses est élevé, plus les données sont viables, exactes et probantes.

Le point et les rapports des membres du comité

Carla Graebner et Karen Adams (ABRC)

Avant la réunion du CCB-PSD de 2011, Carla Graebner a demandé aux membres de l'ABRC de lui soumettre leurs commentaires sur le PSD. Elle indique que deux principaux problèmes ont été soulevés :

1. l'abolition du questionnaire complet obligatoire du recensement
2. l'accès continu et à long terme aux publications du gouvernement

Elle signale que les répondants apprécient, en général, le PSD et le serveur de liste (Infodep). Ils sont également satisfaits de la rapidité avec laquelle les commandes sont traitées et des métadonnées fournies sur les publications. Certains ont exprimé des critiques concernant la lourdeur du traitement des publications en série par le PSD. On qualifie de crucial le rôle que joue le PSD dans l'archivage des publications en format PDF, d'autant plus que les organisations fédérales semblent opter de plus en plus pour du contenu dynamique et délaisser l'archivage de leurs propres sites Web.

Une question concernant les critères employés par BAC dans le choix des publications du gouvernement du Canada à cataloguer donne lieu à une discussion qui ressurgira à plusieurs reprises tout au long de la réunion. Karen Adams fait valoir que la conservation de l'information gouvernementale constitue une source énorme de préoccupation et suggère que les quatre principaux « joueurs » (soit la BdP, le PSD, BAC et StatCan), qui comptent des représentants dans la salle, fassent part aux membres de leurs commentaires. Aux « joueurs » nommés par Karen, Gay Lepkey en ajoute un cinquième, soit le Conseil du Trésor (CT) du Canada. Karen baptise ces cinq organisations les « Cinq Grands » compte tenu de leur rôle par rapport à l'information gouvernementale.

Gay signale que le problème de la conservation de l'information gouvernementale a déjà été abordé aux échelons supérieurs par le passé, mais que le PSD n'a pas les pouvoirs nécessaires pour le régler, compte tenu particulièrement des défis que présentent les restrictions budgétaires imposées récemment et celles qui restent à venir. Carla Graebner rappelle aux membres que l'Université Simon Fraser et l'Université de l'Alberta sont toutes deux membres du programme LOCKSS de documents du gouvernement des États-Unis et ajoute qu'un programme analogue pourrait peut-être être mis sur pied au Canada.

Pierre Gamache indique qu'il est certain que les choses devront se faire autrement dans l'avenir et que toutes les possibilités de coopération entre le PSD et BAC sont envisagées. Jane Thacker parle de la difficulté qu'a BAC à fournir des notices MARC pour l'ensemble des publications énumérés dans les listes du PSD et des efforts qu'il déploie pour limiter le traitement bibliographique aux publications considérées comme importantes. Elle présente les critères qu'utilise BAC pour évaluer l'importance des publications et aimerait connaître les impressions de la collectivité des bibliothèques concernant les publications qui devraient être traitées en priorité.

Frank Winter déplore le fait que les institutions nationales du Canada ne sont plus capables de remplir les fonctions que la population attend d'elles. Il ajoute que, à son avis, la période de grâce à l'intérieur de laquelle la plupart de l'information n'a pas encore disparu diminue rapidement et qu'il est grand temps d'élaborer un plan national et durable de collaboration pour pallier les lacunes des institutions nationales.

Louise Carpentier (ASTED)

Louise Carpentier annonce que l'ASTED a maintenant un nouveau directeur général. Elle ajoute que le Congrès des milieux documentaires du Québec se tiendra à la fin de novembre à Montréal. Elle présente un compte rendu des ajouts faits au site Web de Bibliothèque et Archives nationales du Québec, y compris les publications patrimoniales numérisées récemment telles que la Gazette officielle du Québec (1869–1995). Elle parle de certains problèmes qu'éprouvent les bibliothèques à Concordia, y compris la diminution de l'espace physique réservé aux collections et du nombre de bibliothécaires.

Caron Rollins et Frank Winter (ACB)

Caron Rollins et Frank Winter présentent un rapport écrit au PSD au nom de l'ACB. Frank souhaite ajouter à la question soulevée dans le bas de la page 5 que le Government and Legal Information Gathering est parrainé conjointement par la British Columbia Library Association et l'Université Simon Fraser. Caron commence pour l'ACB en disant que les membres de l'Association voient d'un œil très favorable le PSD et apprécient énormément le travail fait par son personnel. Elle décrit les changements apportés à l'organigramme de l'ACB et ajoute que l'ancien Access to Government Information Interest Group (AGIIG) a été remplacé par le Government Information Network. Parmi les projets que doit entreprendre le Government Information Network, elle cite la conception de documents de formation à l'intention des professionnels de l'information gouvernementale. Une copie du mandat de ce réseau est jointe au rapport de l'ACB présenté au PSD. Caron parle ensuite de la position de l'ACB concernant le tarif des livres de bibliothèque de Postes Canada ainsi que d'autres initiatives de promotion. Elle précise que l'ACB souhaite une plus grande coopération entre les établissements fédéraux dans la prestation des services de catalogage et d'archivage Web. Gay souligne qu'on discutera de la possibilité de permettre l'accès à la collection électronique du PSD à partir du nouveau portail de l'Association des bibliothécaires parlementaires au Canada (ABPAC).

Dans le rapport de l'ACB au PSD, on présente certains commentaires recueillis dans le cadre d'un sondage effectué auprès des membres de l'Association. Voici quelques-uns des commentaires formulés :

1. les pages d'index des publications de StatCan qui se trouvaient dans l'ancien site du PSD ont été supprimées
2. la version des Indicateurs de performance financière des entreprises canadiennes publiée par l'entremise du PSD ne comprenait pas de données pour les niveaux géographiques inférieurs, bien que ces données soient utiles aux usagers des bibliothèques du PSD
3. la populaire publication de StatCan intitulée Structure des industries canadiennes n'était pas accessible du tout par l'entremise du PSD
4. il serait utile d'indiquer la date de parution et le numéro de la Liste hebdomadaire dans les notices de catalogue

David Jones (autre représentant)

David Jones présente un rapport écrit aux membres du Comité et aborde diverses questions concernant les cartothèques de dépôt. Il dit craindre que, comme conséquence de la fin de la distribution des cartes imprimées par RNCan, la grande partie de la population qui ne dispose pas de systèmes d'information géographique (SIG) perfectionnés n'aura plus accès à l'information. David s'inquiète du fait que les distributeurs régionaux permettant l'accès aux cartes imprimées sont des entreprises privées indépendantes. Il soulève la question de la maintenance archivistique des publications patrimoniales et indique que l'Association des cartothèques et archives cartographiques du Canada envisage d'établir des mesures de collaboration entre les cartothèques de dépôts pour la numérisation des vieilles cartes. Gay indique que RNCan ne fournit plus de cartes gratuitement à sa propre bibliothèque ministérielle et que le PSD donne par conséquent à cette dernière ses copies de catalogage.

Carolyn Shandler (autre représentante)

Carolyn Shandler fait savoir qu'elle est très satisfaite de la façon dont le PSD sert sa clientèle. Elle est toutefois préoccupée par certains changements apportés aux liens figurant dans ses notices de catalogue. La nouvelle succursale centrale des bibliothèques de Surrey a ouvert ses portes le 24 septembre 2011 et, dans les préparatifs entourant le déménagement, Carolyn est tombée par hasard sur quelques publications patrimoniales du gouvernement du Canada, y compris des publications du recensement remontant jusqu'à 1911.

Doris Ricard (autre représentante)

Doris Ricard signale que, depuis le 1er juin, la bibliothèque de l'Université du Québec à Trois-Rivières est abonnée à WorldCat. Elle ajoute qu'elle souhaiterait qu'il y ait davantage de publications accessibles sur papier, particulièrement pour les ouvrages de plus de 100 pages ou pour ceux qui renferment beaucoup de tableaux. Elle exprime son appréciation à l'égard des résumés de publications fournis dans le catalogue du PSD et du travail du personnel de ce dernier.

Margo Jeske (autre représentante)

Margo Jeske fait part de quelques-unes de ses réflexions et préoccupations concernant les publications du gouvernement du Canada. Elle demande si l'on prévoit numériser les numéros antérieurs de la Gazette du Canada. Elle s'informe également sur la politique du PSD concernant les rapports commandés par les ministères fédéraux, car des bibliothécaires de droit d'entreprises privées posent des questions à ce sujet. Gay parle un peu des critères selon lesquels le PSD définit les publications du gouvernement du Canada; il précise que les publications payées par des organisations fédérales peuvent être distribuées par le PSD si celui-ci a pu obtenir des copies à distribuer gratuitement ou si elles sont accessibles en format électronique et hébergées sur un site Web fédéral.

Margo est d'accord avec l'idée de faire connaître et de promouvoir le site publications.gc.ca, puisque les personnes qui se sont familiarisées avec cette source d'information en ont été impressionnées. Elle fait part de ses préoccupations concernant la disparition de contenu dans les sites Web du gouvernement du Canada comme suite aux exigences de la normalisation des sites Internet 2.0. Marie-Claude Côté ajoute pour sa part que des changements devraient être apportés à ces exigences.

En ce qui concerne la disparition de contenu, Carla Graebner demande des nouvelles concernant les projets d'indexation Web par inforobots menés par BAC. Jane Thacker indique que les résultats de deux nouvelles indexations exhaustives (les premières depuis celles de 2005–2006 et de 2006–2007) ont été triés et sont accessibles à l'interne, mais qu'ils ne sont pas encore accessibles publiquement à partir des archives Web du gouvernement du Canada. Pierre Gamache souligne que des indexations sélectives sont en cours.

Exposé de Bibliothèque et Archives Canada

Pierre Gamache présente au Comité un exposé au nom de BAC. Jane Thacker et Antonio Lechasseur y participent également. Pierre fait mention des pourparlers en cours entre le PSD et BAC.

On pose quelques questions sur l'outil « Ressources Description et accès » (RDA). Antonio précise que la traduction française de l'outil RDA est en cours et que, étant donné qu'il s'agit d'un outil interopérationnel, les notices bibliographiques connexes pourront être utilisées par la collectivité des bibliothèques. Jane indique que certains écarts entre les notices bibliographiques des Règles de catalogage anglo-américaines (RCAA) et de l'outil RDA pourraient nécessiter des mises à jour d'ensemble, mais que ces mises à jour seront décrites dans les documents de formation sur l'outil RDA. Après avoir discuté brièvement avec Gay de la compatibilité de cet outil au format bibliographique MARC, Jane précise que si les impératifs financiers ne permettent pas au PSD d'acquérir un système intégré de gestion de bibliothèque (SIGB), on pourrait envisager comme autre solution de simplifier les notices bibliographiques du PSD versées à BAC pour que celui-ci puisse créer des notices MARC de base à partir des données du PSD. Cela permettra de résoudre le problème de manque de représentativité dans le choix, par BAC, des documents du PSD à cataloguer.

Carla Graebner recueille les commentaires des participants concernant le Dépôt numérique fiable (DNF). Pierre et Gay font quelques commentaires sur les difficultés d'ordre technique éprouvées jusque-là.

Caron Rollins demande des éclaircissements sur l'expression « documents gouvernementaux » employée dans le Rapport sur les plans et les priorités de 2011–2012 de BAC. Pierre indique que, en théorie, cela comprend tant les documents publiés que les documents non publiés mais que, dans la pratique, le courant de pensée actuel penche davantage vers la notion de documents non publiés. Gay ajoute que, dans la Directive sur la tenue de documents du CT, « documents » a un sens large et englobe les publications et les sites Web. Gay dit qu'il fait partie d'un groupe de travail chargé d'élaborer un guide sur les publications en complément à la directive du CT. En réponse à Caron qui demande si le guide sera diffusé publiquement, Gay signale qu'il sera probablement publié sur le site Web du SCT du Canada s'il est approuvé.

Exposé de Statistique Canada

Mary-Lynne Reid, la chef de Produits standards et développement d'Internet du recensement à StatCan, avec l'aide de Paul Schwets, également de Produits standards et développement d'Internet du recensement, présente un exposé intitulé « Mise à jour relative au Recensement de 2011 et à l'Enquête nationale auprès des ménages (ENM) ». Sont aussi présentes, Josée Dufresne et Lyle Sather, également de Produits standards et développement d'Internet du recensement.

Gay Lepkey demande si les instructions générales accompagnant l'Enquête auprès des ménages dont il a été question pendant l'exposé seront publiées sous forme officielle. Mary-Lynne répond par l'affirmative, mais ajoute qu'elles ne le seront probablement pas sur papier. Au sujet du taux de participation préliminaire au recensement de 2011 présumément très élevé, Carla Graebner demande que l'on précise ce qui constitue un taux de réponse satisfaisant. Mary-Lynne dit qu'elle ne connaît pas précisément les critères, mais qu'une réponse par grande catégorie est probablement considérée comme satisfaisante pour l'Enquête auprès des ménages. Carla demande si la plus grande « représentation visuelle » des données censée caractériser les produits du recensement à venir tiendra lieu de complément ou de remplacement aux tableaux habituels. Mary-Lynne dit que les tableaux seront conservés. Louise Carpentier demande si le nouveau module Web du recensement décrit pendant l'exposé pourra remplacer le Système canadien d'information socio-économique (CANSIM). Mary-Lynne répond que StatCan travaille à l'élaboration d'un modèle de base de données commun. Brent Roe demande si StatCan est satisfait du taux de réponse du recensement de 2011, et Mary-Lynne dit que les chiffres sont encourageants mais que la qualité des données n'a pas encore été entièrement traitée. Carla demande ce que l'on entend faire de la rétroaction fournie par Facebook et Twitter. Mary-Lynne indique que StatCan soutient qu'il répondra à tous les commentaires et à toutes les suggestions reçus.

Exposé du Conseil du Trésor

Kim Steele, directrice principale des Stratégies de la gestion de l'information, présente un exposé sur le projet pilote du Portail de données ouvertes lancé le 17 mars 2011 dans le cadre de l'Initiative pour un gouvernement ouvert. À la fin de son exposé, Kim répond à de nombreuses questions.

À la question de Marc St-Pierre qui demande à quoi il faudra s'attendre après le projet pilote initial de douze mois, Kim répond que le portail sera maintenu. Frank Winter demande si le portail bénéficie d'un financement durable, ce à quoi Kim répond que le projet n'exige guère d'investissement de la part du SCT, puisque les données résident dans les sites Web des ministères participants. Gay Lepkey demande si les ministères peuvent se rétracter à tout moment. Kim indique que c'est possible. Carla Graebner demande si les ministères peuvent refuser les conditions d'octroi de licences, et Kim dit qu'ils le peuvent et ajoute que le SCT et les ministères se consultent par l'intermédiaire de leurs avocats.

Joanne Joanisse demande si l'on prévoit diffuser dans le portail toute publication protégée par le droit d'auteur de la Couronne. Kim dit n'être pas certaine, mais précise que la question est examinée du côté de l'accès à l'information. Carla s'informe des critères de mesure de réussite établis pour le projet pilote. Kim lui dit qu'elle lui répondra plus tard par l'intermédiaire de Gay. Caron Rollins veut savoir si les données seront mises à jour régulièrement. Kim indique qu'aucune décision n'a encore été prise concernant l'ordonnancement, mais qu'il se peut qu'une mise à jour automatisée se fasse dans l'avenir. Louise Carpentier demande si le projet bénéficie d'un financement particulier ou s'il sera financé de façon transparente. Kim précise que le projet a été attribué à sa division et qu'il se fond aux autres projets.

Marc St-Pierre veut savoir si le manque de conformité de la part des ministères constitue un problème récurrent. Kim dit que la plus grande difficulté dans le cadre de ce projet est de trouver le bon point de liaison étant donné que, parfois, les données résident dans plusieurs divisions organisationnelles. Marc demande quels sont les principaux avantages du portail pour les ministères, ce à quoi Kim répond qu'on réalise des économies puisqu'il n'est plus nécessaire de transmettre des CD contenant les données à de nombreuses personnes sans compter que cela permet de faire connaître des données dont les Canadiens et Canadiennes auraient autrement continuer d'ignorer l'existence. Chantal Akeson veut savoir quelles mesures sont prises concernant les liens rompus. Kim indique que, en vertu des lignes directrices transmises aux ministères, les données devaient résider dans un emplacement semi-permanent. Katharine Barrette demande si l'on prévoit négocier avec les ministères participants pour qu'ils prennent un genre d'engagement; Kim répond que cette option n'a pas été envisagée puisque les données sont la propriété des ministères.

Bernie demande si, au bout du compte, il existera un index de toutes les données du gouvernement, ce à quoi Kim répond qu'il s'agit d'un des buts fixés. En réponse à une question de Gay, Kim indique qu'aucun problème de taille ne s'est présenté jusque-là et que les plus grands défis à relever pour l'avenir sont l'augmentation du nombre d'ensembles de données et du taux de participation. En réponse à une question de Caron, Kim dit qu'il n'existe pas encore de politique du CT applicable au portail, mais que différents scénarios de politiques sont envisagés. Brent s'informe pour savoir si des applications ont été proposées jusque-là, Kim répond qu'une application a été proposée, quoique cette application ne soit pas considérée comme telle par certains.

Questions non réglées

Gay signale aux membres qu'on a reçu de plus amples renseignements sur la numérisation de la part de la directrice de la Gazette du Canada (GC). Il ajoute qu'un projet conjoint GC–BAC de numérisation des numéros patrimoniaux de 1841 à 1947 tire à sa fin et que, par la suite, ces numéros seront accessibles dans le site de BAC en formats PDF et GIF. Caron demande si les numéros en format électronique seront les versions officielles. Gay répond qu'il obtiendra confirmation auprès de la directrice de la GC.

Il est convenu de poursuivre la séance avec d'autres comptes rendus de membres du Comité plutôt que de terminer tôt la séance.

Le point et les rapports de membres du Comité – 2

Chantal Poliquin (BdP)

Chantal Poliquin présente un compte rendu sur les initiatives et projets récents de la Bibliothèque du Parlement. Elle parle d'abord du projet de reconstitution et de publication des premiers débats parlementaires et précise que les débats reconstitués de la Chambre des communes pour les années 1867, 1870 et 1872 ont été publiés et diffusés dans les deux langues officielles. Elle ajoute que, à la fin de 2011, on devrait publier les débats reconstitués de la Chambre des communes de 1871 dans les deux langues officielles, ainsi que la traduction française des débats reconstitués du Sénat de 1873 et de 1874.

Chantal dit que, en vertu d'un protocole d'entente conclu avec BAC, on a numérisé le hansard de la Chambre des communes en format TIFF, et qu'on recherche actuellement un fournisseur externe à qui confier la conversion des données pour qu'elles soient accessibles et consultables. Elle fait aussi mention d'un projet pilote portant sur la numérisation des documents parlementaires en vue de les rendre accessibles à partir du catalogue de la BdP dans les 48 heures suivant leur dépôt.

Il est ensuite question des projets en cours et à venir concernant l'expansion de la section ParlInfo du site Web du Parlement du Canada, y compris l'établissement de liens entre les profils personnels et les descriptions des fonds de BAC, l'examen des différentes options de représentation visuelle des données et de SIG pour les ensembles de données de grande valeur et la transformation de ParlInfo en produit d'un partenariat tripartite dans le cadre duquel le Sénat et la Chambre des communes tiennent les données pour les sénateurs et les députés en place et la Bibliothèque se charge de la tenue de l'information historique, des ensembles de données et de l'information à valeur ajoutée.

Chantal signale que la Bibliothèque du Parlement en est train d'élaborer un plan en vue de l'adoption à plus grande échelle de sa taxonomie thématique, y compris dans son catalogue. On a mis sur pied un groupe de travail formé de représentants de la Bibliothèque, de la Chambre des communes et du Sénat ayant pour mandat de se pencher sur la possibilité de mettre en commun les pratiques exemplaires et les outils de la Bibliothèque ainsi que d'établir conjointement une taxonomie parlementaire.

Il y a également des nouveautés sur le plan technologique. On prévoit notamment instaurer la bibliothèque électronique de Sirsi et, si possible, rendre le catalogue de la Bibliothèque du Parlement accessible au public. Chantal ajoute que la Bibliothèque du Parlement doit entamer le processus d'acquisition d'un système de gestion des documents électronique à l'automne. Elle termine en disant que la Bibliothèque souhaite pouvoir partager ses notices bibliographiques avec BAC, l'Online Computer Library Center (OCLC) et, en partie, le portail d'ABPAC.

On demande quelles publications de la Chambre des communes continueront d'être publiées par l'intermédiaire du PSD sur papier. Chantal indique qu'elle devra communiquer avec Gay Lepkey plus tard pour lui faire part de la réponse ou encore que le PSD pourrait peut-être inviter un représentant de la Chambre des communes à venir parler de la question. À la suite d'une question qu'a abordée Chantal dans son exposé, Louise Carpentier aimerait obtenir de plus amples renseignements sur les tutoriels offerts par la Bibliothèque du Parlement. Chantal indique que les clients sont principalement des parlementaires et du personnel parlementaire. Elle ajoute que deux employés sont affectés à temps plein à la formation et que l'on prévoit publier les tutoriels de la Bibliothèque dans l'intranet.

Bernie Gloyn (StatCan)

Bernie Gloyn présente un compte rendu au PSD au nom de StatCan et remet aux participants un document reprenant les principaux points de son exposé. Il parle de la réduction en personnel, en étagères et en services que subit la bibliothèque de StatCan à la suite de compressions budgétaires instaurées en avril 2011, de même que de la transition de cette dernière vers un système intégré de gestion de bibliothèque (SIGB) (Evergreen). Il parle de changements touchant aux activités de publication de StatCan, y compris de l'arrêt de la production de copies papier de l'Indice des prix à la consommation et de la possibilité d'opter davantage pour un modèle de « publication de données » pour les autres produits. Bernie signale que la numérisation des publications plus anciennes accessibles sur papier seulement est en cours. Il parle de l'Initiative de démocratisation des données mise en œuvre à l'intention des établissements d'enseignement postsecondaire en septembre ainsi que de la participation de StatCan au projet pilote du Portail de données ouvertes mené par le SCT.

Après l'exposé de Bernie, Gay soulève le problème des liens rompus dans le catalogue de publications.gc.ca censés mener vers les publications en format HTML de StatCan. Bernie explique que les anciennes publications ne sont pas supprimées mais plutôt archivées dans un nouvel emplacement et que des pages Web comportant des liens vers les nouvelles adresses se trouvent maintenant aux anciennes adresses. Gay signale que l'on demandera aux membres du Comité leur avis le lendemain sur la façon dont le PSD devrait s'y prendre pour les publications électroniques.

Jour 2 : Mardi 30 août 2011

Mandat

Les membres discutent longuement de la section « Composition » du Mandat du Comité consultatif des bibliothèques du Programme des services de dépôt (CCB-PSD) au cours d'une longue puis d'une courte séances le deuxième jour de la réunion. Les deux principales questions examinées sont les suivantes :

1. les autres représentants devraient-ils pouvoir prolonger leur mandat? et
2. les organisations nationales devraient-elles compter deux représentants chacune

Les avis divergent sur la question de savoir s'il est plus avantageux, pour le Comité, de permettre aux autres représentants de renouveler leur mandat pour une période supplémentaire de trois ans ou encore d'assurer une rotation plus régulière. En conclusion, puisqu'ils ne parviennent pas à un consensus, les participants décident de n'apporter aucun changement aux modalités actuelles de reconduction du mandat. On demande aux cinq autres représentants, qui en sont tous au terme de leur mandat de trois ans, s'ils souhaitent prolonger leur mandat de un an, en conformité avec les dispositions actuelles. Katharine Barrette, Doris Ricard et Margo Jeske indiquent qu'ils préfèrent céder leur place à d'autres personnes tandis que Carolyn Shandler et David Jones acceptent de siéger au Comité encore une année. Le Comité approuve la prolongation du mandat de Carolyn et de David pour un an.

Les participants discutent ensuite du nombre de représentants prévu pour les organisations nationales. Margo demande si le SCT exerce son droit de nommer un membre permanent. Marie-Claude Côté indique qu'elle demandera des éclaircissements concernant le processus de sélection du membre du SCT et assurera un suivi auprès de Gay Lepkey. Karen Adams est d'avis qu'il serait avantageux de désigner des personnes qui représentent deux perspectives, soit celui de la direction et celui des praticiens. Brent Roe ajoute qu'il apprécie que l'on permette à des hauts dirigeants d'assister aux réunions du CCB-PSD en qualité d'observateurs. Jane Thacker soutient que le PSD ne devrait pas imposer aux organisations une méthode de sélection des représentants. Finalement, aucun changement n'est apporté aux modalités actuelles relatives au nombre ni au type de représentants des organisations nationales devant siéger au CCB-PSD. On décide également de continuer de permettre aux hauts dirigeants des organisations nationales à assister aux réunions du Comité.

Sous la rubrique « Composition », on propose de fusionner le point 5 avec le point 2. La proposition est approuvée.

Afin de satisfaire à la volonté d'assurer une vaste représentation des différentes régions et des types de bibliothèques, on propose de consulter le Partnership (The Provincial and Territorial Library Associations of Canada) pour qu'il propose d'autres représentants. Brent propose de communiquer avec le Conseil des bibliothèques urbaines du Canada (CBUC) pour avoir des suggestions de représentants parmi les bibliothèques publiques. On demande si le Québec est représenté au sein du CBUC.

Le Comité décide de remplacer « Bibliothèques universitaires » par « Bibliothèques d'établissements d'enseignement postsecondaire non représentées par l'ABRC » au point 4 de la section « Composition ». Ce changement vise à encourager la représentation d'un éventail plus vaste de bibliothèques.

À la suite de l'exposé de Lynn Brodie (voir ci-dessous), on suggère d'ajouter l'Association des bibliothécaires parlementaires au Canada (ABPAC) au point 3, dans la section « Composition », c'est-à-dire de permettre à l'ABPAC de nommer un membre au sein du CCB-PSD. On décide de ne pas le faire pour le moment, mais plutôt de consulter l'ABPAC lorsqu'on décidera de recruter de nouveaux membres.

Exposé de la Bibliothèque du Parlement

Lynn Brodie, directrice générale de la Bibliothèque du Parlement, présente un exposé sur l'ABPAC. Plus précisément, elle décrit le portail des textes législatifs et gouvernementaux de l'ABPAC, un catalogue pancanadien qui permet l'accès aux notices bibliographiques et aux publications électroniques des bibliothèques d'assemblées législatives du Canada. Elle indique que la Bibliothèque du Parlement n'a pas encore contribué au portail et que celui-ci n'est accessible qu'aux membres de l'ABPAC pour le moment. C'est la Bibliothèque de l'Assemblée législative de l'Ontario qui assure actuellement le soutien technologique du portail. On fait savoir aux membres du Comité que le document PowerPoint accompagnant l'exposé sur le portail de l'ABPAC présenté dans le cadre du congrès de l'Association canadienne des bibliothèques (ACB) est publié sur le site Web de cette dernière. Gay Lepkey signale qu'il doit rencontrer les membres de la Bibliothèque de l'Assemblée législative de l'Ontario en septembre et qu'il sera question de la possibilité d'intégrer la collection électronique du PSD au portail.

Le point et les rapports de membres du Comité – 3

Frank Winter

Frank Winter présente un compte rendu des activités de la bibliothèque de l'Université de la Saskatchewan. Il indique que les unités de la bibliothèque responsables des données, du SIG et de l'information gouvernementale ont fait l'objet d'un examen et que divers modèles de services ont été étudiés. Il s'agit du modèle MADGIC (cartes, y compris de l'information de SIG, des données et de l'information gouvernementale) ainsi que d'autres combinaisons de ces trois unités. Tous les modèles à l'étude s'articuleraient autour d'une structure divisée en volets suivant laquelle les usagers pourraient accéder au service de référence à partir d'un seul point de contact mais permettant d'acheminer les demandes vers le niveau d'expertise approprié.

Katharine Barrette

Katharine Barrette présente son compte rendu au PSD et profite de l'occasion pour présenter une demande. Elle dit que les affiches et cartes distribuées dans les bibliothèques pour faire connaître le PSD sont très bien, mais ajoute que ce serait encore mieux si l'on disposait d'un logo électronique à afficher dans les sites Web des bibliothèques. Carla Graebner convient que ce serait une belle occasion de valorisation de la marque du PSD, tandis que Karen Adams se dit sceptique quant à l'incidence que peuvent avoir des produits promotionnels sur l'utilisateur final. Les participants discutent ensuite de la possibilité de concevoir des autocollants portant des codes de réponse rapide (QR codes) à apposer sur les étagères où se trouvent les documents du PSD. Finalement, il est entendu que le PSD examinera la possibilité de créer un petit fichier image à utiliser dans les sites Web.

Publications électroniques d'ESD et du gouvernement du Canada

Un feuillet intitulé « Publications électroniques des Éditions et Services de dépôt et du gouvernement du Canada » se trouve dans la trousse d'information remise aux membres du Comité. Gay Lepkey fait un survol rapide des points abordés dans le feuillet et invite les membres à lui faire part de leurs réflexions sur les problèmes décrits.

Bernie Gloyn précise que les publications supprimées de leur emplacement précédent dans le site Web de StatCan ne se limitent pas seulement aux documents en format HTML mais comprend également les documents en PDF. Gay rappelle aux membres du Comité que seuls les documents en HTML touchent le PSD, puisque celui-ci télécharge les documents en PDF pour les transférer dans sa collection électronique. Il explique également de façon générale que le PSD ne fournit pas de lien vers des sites Web externes puisqu'il est entendu que les adresses URL changent trop souvent. Il ajoute que si le PSD a fait une exception pour StatCan, c'est qu'on lui avait garanti que les adresses URL de StatCan ne changeraient pas. Gay demande aux membres s'il faut maintenir les liens vers les publications de StatCan en format HTML en sachant que les publications plus anciennes sont en fait supprimées. En fin de compte, les membres conseillent au PSD de continuer de traiter les publications de StatCan en format HTML de la même façon qui l'a toujours fait. Ils ajoutent que tomber sur une page de redirection pour tenter d'accéder à certaines publications sur publications.gc.ca vaut mieux que ne pas avoir d'accès du tout.

Les membres manifestent encore une fois leur mécontentement concernant le contenu qui disparaît des sites Web du gouvernement et parlent de nouveau du rôle des « Cinq Grands », comme on les a appelés la veille. Ils disent espérer que les Cinq Grands collaboreront aux efforts encourant la conservation et l'accessibilité de l'information gouvernementale. Jane Thacker indique qu'il y a encore du travail à faire sur le plan de l'élaboration de politiques en complément de la Politique de communication du gouvernement du Canada et de la Directive sur la tenue de documents du CT.

Carla Graebner présente à BAC une demande spécifique concernant la conservation des documents. Elle demande s'il entend réitérer de façon explicite ses engagements concernant l'établissement, le maintien et le soutien de l'accès aux documents à perpétuité. Louise prie le PSD de publier dans son site Web des renseignements sur le contexte général et les enjeux actuels concernant sa collection électronique. Gay dit qu'il se charge de faire ajouter les renseignements figurant dans le feuillet dans la description de la collection électronique déjà accessible dans le site Web.

Questions non réglées

Il est convenu qu'Elizabeth Sander transmettra aux membres une ébauche des mesures de suivi découlant de la réunion du CCB-PSD de 2011 au plus tard le jeudi 1er septembre et que les membres en prendront connaissance et lui feront part de leurs commentaires au plus tard le vendredi 9 septembre. La date de la prochaine réunion est fixée provisoirement aux 27 et 28 août 2012.

Évaluation de la réunion

Les membres échangent leurs points de vue pour savoir s'il serait préférable que la réunion dure une seule journée au lieu de deux à l'avenir et d'éliminer les exposés. Certains membres expriment leur désaccord à l'égard de ces suggestions.

Encore une fois, des membres indiquent qu'ils apprécient les trousses d'information qui leur ont été remises. Cela fait appeler à d'autres membres de répéter qu'ils aimeraient que les documents leurs soient fournis sous forme électronique. Gay Lepkey signale que, dorénavant, le PSD fournira une version électronique des documents avant la tenue de la réunion et qu'il est entendu qu'il ne s'agira peut-être pas de leur version finale.