ARCHIVÉE – Procès-verbal de la téléconférence du 28 août 2012 du Comité consultatif des bibliothèques du Programme des services de dépôt (CCB-PSD)

Date de la téléconférence

28 août 2012

Liste des participants

• Diane Beattie (Bibliothèque et Archives Canada)
• Alison Bullock (Bibliothèque et Archives Canada)
• Louise Carpentier (Association pour l'avancement des sciences et des techniques de la documentation [ASTED] – Université Concordia)
• Carla Graebner (Association des bibliothèques de recherche du Canada [ABRC] – Université Simon Fraser)
• Margo Jeske (Université d'Ottawa)
• Joanne Joanisse (Éditions et Services de dépôt [ESD])
• David Jones (Université de l'Alberta)
• Gay Lepkey (ESD)
• Christie Martel (Statistique Canada)
• Sylvie Nadeau (ASTED– Service des bibliothèques publiques du Nouveau-Brunswick)
• Chantal Poliquin (Bibliothèque du Parlement)
• Brent Roe (ABRC)
• Marc Saint-Pierre (ESD)
• Amanda Wakaruk (Université de l'Alberta)
• Hafid Zoumhani (Bibliothèque du Parlement)

Sommaire de la réunion

1. La réunion est ouverte par le président, Gay Lepkey, vers 13 h
2. Le mot d'ouverture est prononcé par Marc Saint-Pierre et Joanne Joanisse
3. Le compte rendu de la réunion annuelle de 2011 est examiné et approuvé
4. L'ordre du jour de la réunion de 2012 est approuvé tel quel
5. Le rapport du Programme des services de dépôt (PSD) a été distribué avant la réunion. Gay Lepkey en présente les points saillants :
   1. Les statistiques opérationnelles du PSD montrent que le nombre d'articles envoyés diminue constamment depuis 2008 et que les bibliothèques de dépôt commandent moins de publications imprimées.
   2. Les efforts déployés par le PSD au cours des dernières années ont permis au Ministère d'atteindre un taux de conformité à la Politique de communication du gouvernement du Canada du Conseil du Trésor (CT) d'environ 90 % pour la majorité des organisations.
   3. La diminution semble indiquer que les ministères produisent moins de publications imprimées.
   4. Le PSD va de l'avant avec deux demandes de propositions relatives au système intégré de bibliothèque (SIB) Evergreen en cours de préparation. La première concerne la conversion de données et l'autre, des services de soutien et de mise en œuvre pour Evergreen. La date de lancement visée est le 1er avril 2012.
   5. Les organismes gouvernementaux s'adressent au PSD afin que leurs publications numériques soient ajoutées à la collection électronique. Bon nombre d'entre eux nous soumettent des documents lisibles par machine qui, par conséquent, seront ajoutés à la collection une fois le nouveau SIB en fonction.
6. En réponse à une question d'Amanda Wakaruk, Gay Lepkey confirme que la conversion des données du SIB comprendra les publications imprimées existantes et que le PSD continuera de faire l'acquisition d'exemplaires des publications imprimées aux fins de catalogage, mais qu'il cessera de les distribuer à compter de 2014
7. David Jones s'informe de l'état de la distribution de cartes et demande que les cartothèques de dépôt reçoivent une liste des cartes qui ne seront pas distribuées
8. Marc Saint-Pierre annonce qu'une réunion avec des représentants du Secteur des sciences de la Terre de Ressources naturelles Canada est prévue pour le 14 septembre 2012 et qu'un rapport sur les résultats de la réunion sera fourni au CCB-PSD ainsi qu'aux cartothèques de dépôt
9. Margo Jeske s'informe au sujet du projet LOCKSS de l'Université de l'Alberta. Amanda Wakaruk indique qu'un certain nombre d'universités souhaitent y participer et qu'une réunion sera tenue sous peu. Gay Lepkey indique que le PSD a accepté de fournir des documents au projet une fois qu'il sera mis en œuvre
10. Gay Lepkey présente les changements importants qui seront apportés d'ici 2014 :
    1. Le Programme d'édition fermera.
    2. Le Bureau d'affranchissement du droit d'auteur de la Couronne fermera.
    3. Le PSD cessera de distribuer les publications imprimées.
    4. ESD poursuivra ses activités jusqu'en 2014.
    5. Le PSD continuera de tenir à jour et de développer la collection électronique.
    6. Il y aura d'importantes répercussions sur les bibliothèques de dépôt. En effet, les conditions de l'entente conclue avec les bibliothèques de dépôt seront essentiellement nulles, car aucune des parties ne sera en mesure de respecter certaines modalités essentielles de l'entente.
    7. Le Conseil du Trésor a proposé au PSD d'héberger et de gérer la bibliothèque virtuelle du Plan d'action pour le gouvernement ouvert. En réponse, le PSD a fourni un exposé des options, mais aucune décision n'a été prise pour l'instant.
11. Compte tenu de ces développements, Gay Lepkey demande aux membres du Comité de déterminer si le CCB-PSD devrait continuer à se réunir et à quelles conditions. Au cours de la discussion subséquente, les arguments suivants sont formulés :
    1. Amanda Wakaruk appuie le maintien en place du Comité et fait remarquer que la discussion est plus importante que jamais
    2. Carla Graebner dit que même si le PSD passe à un environnement virtuel, les discussions doivent se poursuivre. Elle ajoute que le CCB-PSD est un bon moyen de maintenir les discussions
    3. Louise Carpentier est également d'avis que le CCB-PSD jouera un rôle important dans la discussion
    4. David Jones pense que le PSD devrait peut-être profiter de son passage à l'électronique pour élargir son mandat afin d'englober toutes les données numériques créées par le gouvernement. Ne pas limiter, mais ouvrir les portes à l'information du gouvernement
    5. Gay Lepkey fait remarquer que le CT et le gouvernement considèrent qu'il y a une différence entre les données et l'information publiée (le portail Données ouvertes est déjà opérationnel). Au cours des discussions initiales, on a demandé au CT si le portail de données serait incorporé dans la bibliothèque virtuelle, mais il y a eu une « forte réaction négative »
    6. Sylvie Nadeau appuie la poursuite des activités du CCB-PSD, mais avec un mandat différent
    7. Carla Graebner est d'accord avec David Jones sur le fait que le PSD devrait continuer d'archiver les documents électroniques
    8. Alison Bullock indique que le groupe apportera une contribution très précieuse au mandat modifié du PSD
12. La discussion s'oriente ensuite vers les changements envisagés au mandat
13. Margo Jeske dit que peu de changements drastiques semblent nécessaires
14. Gay Lepkey signale que comme il se réunit maintenant par téléconférence, le Comité pourrait tenir plusieurs courtes réunions et augmenter son nombre de membres. Il fait observer que certains changements à la formulation du mandat seraient nécessaires pour élargir la composition du Comité
15. La discussion s'oriente ensuite sur le renouvellement de la composition
16. Huit candidatures ont été soumises depuis la dernière réunion du CCB-PSD
17. Après l'examen de toutes les candidatures et compte tenu du fait que le Comité se réunira par téléconférence uniquement, on décide d'accepter tous les candidats à titre de nouveaux membres
18. Voici la liste des personnes nommées :
    • Beth Christianson, bibliothécaire de référence, Saskatchewan Legislative Library
    • Ted Goshulak, bibliothécaire, Alloway Library, Université Trinity Western
    • Siobhan Hanratty, bibliothécaire de données et des systèmes d'information géographique, Université du Nouveau-Brunswick
    • John Sadler, directeur, John & Dotsa Bitove Family Law Library, Université Western Ontario
    • Maxine Tedesco, bibliothécaire, géographie, documents gouvernementaux, données spatiales et numériques, mathématiques et informatique, bibliothèque de l'Université de Lethbridge
    • Nadia Villeneuve, conseillère en information documentaire, Service de la bibliothèque, Université du Québec à Chicoutimi
    • Cheryl Wardell, bibliotechnicienne, Collège Fleming – Campus Sutherland
    • Amanda Wakaruk, bibliothécaire, information du gouvernement, Rutherford Library, Université de l'Alberta
19. En réponse à une question de Gay Lepkey, Chantal Poliquin indique que la Chambre des communes prévoit réduire sa production de publications imprimées. Gay Lepkey annonce que le PSD ne recevra plus de publications imprimées de la Chambre des communes à compter de septembre 2012
20. À la suite de discussions avec la Chambre des communes, on a convenu d'établir un flux RSS pour les versions électroniques des publications de la Chambre des communes. Le Sénat gère ses publications différemment et, à ce jour, aucune discussion n'a été tenue avec des représentants du Sénat
21. En réponse au commentaire de Louise Carpentier selon lequel les bibliothèques du PSD s'attendent à recevoir les débats de la Chambre des communes, Gay Lepkey confirme que l'impression des publications de la Chambre des communes prendra fin lorsque le Parlement reprendra ses travaux en septembre. Le PSD publiera de plus amples renseignements sur la question sur Infodep quand il en aura
22. Louise Carpentier fait remarquer que la taille de la collection sur le site Web de la Bibliothèque du Parlement a diminué, et que les gens comptent sur le PSD pour garder les publications accessibles à tous. Des éléments sont souvent retirés du site Web
23. Joanne Joanisse répond que de l'information du gouvernement du Canada a été retirée en raison des exigences des Directives pour l'accessibilité aux contenus Web. L'information doit être produite dans un format accessible à tous et, par conséquent, certains renseignements pourraient être retirés jusqu'à ce que cette exigence soit respectée
24. Marc Saint-Pierre souligne qu'il s'agit là de la raison pour laquelle il y a une grosse bande rouge sur notre site Web indiquant que les documents ont été archivés. Bon nombre de ministères retirent les documents non conformes afin que leur site Web respecte les directives
25. Louise Carpentier s'informe au sujet des nouvelles directives et de leur accessibilité (elles sont publiées sur le site Web du Conseil du Trésor)
26. En ce qui concerne les directives, Gay Lepkey fait remarquer que les interprétations varient. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada est très strict. De nombreux ministères retirent des documents tout simplement parce qu'ils sont vieux. Par conséquent, certains ministères (p. ex. : Santé Canada) s'adressent à ESD afin qu'il archive ces anciens documents
27. Louise Carpentier demande si le stockage pose problème et on lui confirme que ce n'est pas le cas
28. Carla Graebner demande si les travaux numérisés de la Bibliothèque du Parlement seront compris dans la collection électronique du PSD. On lui répond qu'ils le seront à condition d'être en format PDF
29. Gay Lepkey indique que son organisation souhaite faire l'acquisition des publications en format PDF de toute organisation gouvernementale et qu'elle devra envisager d'élargir les formats de documents acceptés
30. Carla Graebner demande si le PSD envisage de numériser les publications et Gay Lepkey lui répond que la décision de numériser les publications revient à l'éditeur ou au ministère
31. Brent Roe fait remarquer que les ministères semblent tous travailler indépendamment (en ce qui a trait à la numérisation des publications). Ils adoptent tous une approche différente. Certains numérisent leurs publications alors que d'autres les envoient à BAC
32. On discute de la fermeture de certaines bibliothèques du gouvernement fédéral et les points suivants ressortent :
    1. Gay Lepkey ne dispose d'aucune information sur l'aliénation des collections des bibliothèques fermées
    2. Louise Carpentier tentera de découvrir ce qu'il en est. La façon de gérer le matériel constitue une préoccupation importante
    3. La collection de la bibliothèque de Transports Canada revêt une importance particulière
    4. Alison Bullock examinera cette question et informera le Comité par courriel
33. On discute du statut des bibliothèques de dépôt :
    1. Brent Roe demande quelle sera la différence, après 2014, entre une bibliothèque de dépôt et une bibliothèque ordinaire puisqu'on peut supposer que toutes les bibliothèques auront accès aux publications accessibles sur le site Web
    2. Gay Lepkey dit qu'en ce qui concerne l'accès des bibliothèques aux ressources du PSD, il n'y aura aucune différence. Il n'est donc pas nécessaire de maintenir les ententes actuelles, car il n'y aura plus de publications tangibles. Le problème futur consistera à nous redéfinir dans ce nouvel environnement
    3. Selon Gay Lepkey, nous continuerons d'entretenir des relations avec la collectivité des bibliothèques afin de fournir de l'information et des services que les bibliothèques jugent utiles – comme les nouvelles collections électroniques et notices bibliographiques. Il s'agit d'un tout nouveau secteur d'activité pour nous, mais conformément à notre décision, le CCB-PSD continuera de se réunir. Toutefois, tout indique la fin de l'impression au gouvernement. Il n'est tout simplement plus nécessaire d'imprimer
34. Amanda Wakaruk pose des questions sur la transition relative aux publications en série et demande le soutien du PSD en ce qui concerne la coordination des abonnements à des publications en série après 2014 (quand le PSD mettra fin à la distribution) entre les bibliothèques et les ministères
35. Joanne Joanisse fait remarquer que nous ne pouvons pas nous prononcer pour l'avenir
36. Marc Saint-Pierre ajoute qu'aucune décision tranchée n'a été prise pour l'instant
37. Gay Lepkey mentionne que bon nombre de ministères pourraient continuer à créer des publications imprimées après 2014, mais la majorité fonctionne sans liste de distribution aux abonnés, dont le PSD s'occupe à l'heure actuelle
38. Quelqu'un demande si les ministères seront encore obligés de produire des publications en format PDF
39. Gay Lepkey répond que rien de les oblige à le faire en vertu de la Politique de communication du gouvernement du Canada. Bon nombre de ministères publient simplement des documents HTML, mais le PSD ne fait pas l'acquisition de publications en HTML. D'autres préfèrent fournir des documents PDF au PSD plutôt que de les publier sur leur propre site Web
40. À la suite de discussions, on décide de tenir une autre téléconférence en novembre afin de présenter les nouveaux membres et de discuter du mandat
41. La séance est levée à 14 h 45