ARCHIVÉE – Procès-verbal de la téléconférence du 10 janvier 2013 du Comité consultatif des bibliothèques du Programme des services de dépôt (CCB-PSD)

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Date de la téléconférence

10 janvier 2013

Liste des participants

Observateurs

Sommaire de la réunion

  1. La séance est ouverte par le président Gay Lepkey vers 13 h 35
  2. Le mot d'ouverture est prononcé par Joanne Joanisse et tous les participants se présentent
  3. Le compte rendu de la réunion annuelle de 2011 est examiné et approuvé avec de légères modifications
  4. L'ordre du jour pour la réunion a fait l'objet de discussion et est approuvé comme tel
  5. J. Joanisse décrit les effets du Plan d'action pour la réduction du déficit (PARD) sur les opérations du Programme des services de dépôt (PSD), en soulignant que le PSD cesserait officiellement la distribution des publications imprimées d'ici le 31 mars 2014, mais il continuera d'acquérir et de cataloguer les publications électroniques, ainsi que d'en fournir l'accès. De plus, il n'y a eu aucune réduction des effectifs au sein du PSD et aucune n'est prévue
  6. M. Lepkey ajoute que le PSD continuera d'acquérir et de cataloguer des publications imprimées, mais il n'en fera plus la distribution. La distribution des publications imprimées cessera graduellement à partir de la fin 2013. Le PSD n'est pas certain des mesures qui seront prises en détail, mais on tiendra les bibliothèques de dépôt au courant. Le PSD constate déjà des changements dans les tendances ministérielles en matière de publication et a observé une diminution de la production d'imprimés au cours des cinq à six dernières années
  7. Siobhan Hanratty s'informe si les bibliothèques comptent des personnes-ressources qui pourraient communiquer avec les ministères afin de demander des copies imprimées de certaines publications. M. Lepkey propose qu'on discute de cette question dans le cadre d'un point à l'ordre du jour subséquent
  8. En abordant le point à l'ordre du jour concernant l'incidence possible des changements proposés à Bibliothèque et archives Canada (BAC) concernant le PSD, M. Lepkey fait remarquer qu'il serait plus probable qu'il y ait une incidence sur les opérations de BAC à la suite des changements apportés au PSD. La fourniture d'exemplaires aux fins de dépôt légal par le PSD à BAC cessera à la fin de la distribution du PSD. L'effet qu'aura cette mesure sur les publications électroniques est inconnu, car BAC ne dépend pas nécessairement du PSD pour obtenir des documents sous ces formats. M. Lepkey mentionne qu'à la dernière réunion du Comité consultatif des bibliothèques du PSD, BAC a annoncé qu'elle n'importerait plus les publications du gouvernement du Canada en format papier si des versions électroniques sont offertes. Par conséquent, il n'y aurait plus de registres de catalogue de BAC pour les publications imprimées non acquises du gouvernement du Canada (GC). Les fichiers de traitement par lots MARC fournis au PSD par BAC seraient touchés. Diane Beattie accepte de s'informer et de fournir des précisions sur ces points
  9. Aussi, dans le cadre de ce point à l'ordre du jour, M. Lepkey indique qu'à la suite des changements apportés au sein du PSD et de BAC, toutes les ententes d'échanges internationaux pour lesquelles le PSD, BAC et la Bibliothèque du Parlement étaient partenaires prendront fin d'ici le 31 mars 2014. BAC a décidé de se retirer de toutes les ententes d'échanges internationaux, bien que le PSD n'ait pas reçu d'avis officiel (D. Beattie s'informera). Le PSD cessera de fournir des publications imprimées aux partenaires d'échange étrangers. Le PSD n'a pas encore officiellement informé les organisations nationales étrangères avec qui ces ententes ont été conclues

  10. Le prochain point à l'ordre du jour a donné lieu à de nombreuses discussions; notamment, sur l'accès actuel et futur aux publications de Statistique Canada qui ne seront offertes qu'en format HTML. M. Lepkey mentionne que la pratique actuelle du PSD est de cataloguer et d'insérer un lien vers des publications de Statistique Canada offertes en format HTML seulement. Toutefois, on éprouve des difficultés et il arrive qu'on tombe sur des liens rompus, du contenu modifié et des réacheminements

    1. Ce point a été soulevé et a fait l'objet de discussion au cours d'une réunion précédente du Comité consultatif des bibliothèques du Programme des services de dépôt (CCB-PSD). Carla Graebner indique qu'elle s'est informée auprès de Statistique Canada au sujet des Indicateurs de santé et que Statistique Canada a convenu d'envoyer les problèmes hérités sous un format HTML regroupé. Jusqu'à présent, on n'a pas reçu de dossier
    2. Belia Velho mentionne que dans les cas d'Indicateurs de santé, le contenu hérité a été archivé hors ligne, mais il est disponible sur demande. Les Indicateurs de santé constituaient des ressources collaboratives d'information dont les données sont fournies par plusieurs ministères. Il ne s'agissait pas d'une publication, mais d'un module. En adoptant cette approche, Statistique Canada a permis d'éviter que des données périmées puissent être utilisées dans le cadre de la prise de décision. Plusieurs membres se sont dits préoccupés par la perte potentielle d'accès aux données existantes qui sont pertinentes pour les chercheurs, même si elles sont périmées
    3. Quelques discussions portent sur la possibilité que le PSD crée un lien catalogue vers une ressource d'information en ligne dynamique ou une notice du catalogue de bibliothèque de Statistique Canada. Toutefois, cette mesure ne serait pas conforme à la pratique de catalogage ou à la politique de gestion de la collection du PSD. B. Velho accepte de fournir à G. Lepkey un exemple de dossier comprenant une ressource regroupée afin de vérifier si on pourrait l'inclure dans la collection en ligne du PSD
    4. Certaines personnes sont préoccupées par le manque d'information fournie aux utilisateurs de ressources modulaires (une approche de publication relativement nouvelle). Les représentants de Statistique Canada ont accepté de communiquer ces craintes aux responsables appropriés
    5. Louise Carpentier soulève quelques préoccupations au sujet de l'archivage en hors-ligne des tableaux une fois inclus dans les données historiques de recensement ou dans EStat. L. Carpentier suggère que les tableaux historiques soient offerts sous un produit numérisé distinct. L. Carpentier et V. Belia discuteront davantage de la question et feront un suivi auprès des membres du Comité

  11. Afin de présenter le prochain point à l'ordre du jour, le rôle du PSD dans l'accès aux documents gouvernementaux publiés, J. Joanisse fait une brève mise à jour sur les informations que nous avons sur les changements apportés à la Politique sur les communications du gouvernement du Conseil du Trésor et la gestion des sites Web relevant du domaine du GC

    1. Dans le cadre de la nouvelle politique proposée, les organisations du gouvernement n'auront pas le droit de produire des publications imprimées sauf dans des cas précis, notamment si la loi l'exige ou si un sous-ministre donne son approbation. Les ministères devront fournir au PSD des copies de leurs ressources électroniques publiées. Les publications seront offertes au public qui pourra les imprimer au besoin. Il est possible qu'on approuve le format PDF accessible pour les publications électroniques. Ainsi, le PSD rencontrerait un nombre moins grand de problèmes avec les publications PDF
    2. J. Joannisse et G. Lepkey soulignent également la possibilité de regroupement du site Web du GC; il y aura une réduction importante du nombre de sites. Il est possible qu'on en compte aussi peu que six. Le Royaume-Uni a mis en oeuvre un projet pilote qui adopte ce modèle. Rien n'a été annoncé officiellement, mais des discussions interministérielles et de la planification sont en cours
    3. On discute de la question soulevée plus tôt par S. Hanratty concernant la possibilité que le PSD agisse à titre de personne-ressource auprès des bibliothèques qui souhaitent obtenir des publications archivées. Sans remettre en question le bien-fondé de cette idée, le PSD ne détient en ce moment ni le pouvoir ni les ressources pour assumer cette responsabilité de façon exhaustive
    4. S. Hanratty demande des précisions au sujet droit d'auteur de la Couronne et la réutilisation des renseignements en ligne du GC. J. Joannisse confirme qu'il n'y a actuellement aucune restriction en matière de téléchargement, copie, reproduction ou réhabilitation de ces ressources
    5. A. Wakaruk demande si BAC reçoit les publications électroniques du PSD. G. Lepkey répond que BAC n'a jamais été dépendant du PSD pour obtenir les publications électroniques du GC et que le PSD n'a jamais fait de pression pour que BAC lui en fasse la demande. Le PSD ne détient aucun renseignement clair au sujet des pratiques de BAC dans ce secteur
    6. A. Wakaruk indique que dans les circonstances, il n'est pas clair à qui revenait la responsabilité de gestion des ressources électroniques. Elle propose que BAC s'occupe de l'inspection finale de l'ensemble du domaine GC avant qu'on procède au regroupement des sites Web du GC. D. Beattie accepte de s'informer auprès de BAC et de faire le point auprès du Comité
  12. G. Lepkey présente une mise à jour sur le projet de réseau intégré de bibliothèques (RIB) du PSD. Essentiellement, Services partagés Canada et la Direction générale des services d'infotechnologie de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ont pris la direction du projet à la suite d'un changement important apporté à la politique du gouvernement concernant la gestion de l'infrastructure de TI. Il s'agit d'un recul significatif et d'une déception majeure pour le PSD, mais la mise en oeuvre d'un nouveau système est prévue pour le début de 2014. G. Lepkey mentionne qu'il y a eu une augmentation des projets ministériels de numérisation et que le PSD travaille sur une collection importante de monographies numériques du recensement et de publications d'Agriculture et agrolimentaire Canada. Un Liste supplémentaire a été publiée et décrit les documents produits dans le cadre du recensement de 1996
  13. Siobhan Hanratty se demande si les serveurs du PSD, de Statistique Canada ou de Bibliothèque et Archives Canada, conformément aux lignes directrices du PSD, sont encore les seuls serveurs fiables. G. Lepkey confirme qu'il n'y a pas de raison de modifier cet énoncé
  14. G. Lepkey, C. Graebner et A. Wakaruk mentionnent que le projet de réseau privé d'information LOCKSS relativement aux documents du gouvernement canadien est sur la bonne voie. Les rapports de base de données du PSD devraient être offerts d'ici la fin janvier. Ces rapports serviront de fondement pour la collecte automatisée et la fourniture de métadonnées pour la collection
  15. On se demande si le mandat du Comité consultatif des bibliothèques du Programme des services de dépôt (CCB-PSD) devrait faire l'objet d'un examen. G. Lepkey et J. Joanisse suggèrent qu'on devrait plutôt procéder à un examen vers la fin de 2013, lorsque la structure des opérations du PSD et son mandat seront plus clairs. Cette recommandation est acceptée par le Comité. Toutefois, G. Lepkey suggère que deux modifications soient apportées immédiatement : le retrait du paragraphe 4 sous Opérations du Comité qui porte sur le maintien de listserver pour l'usage exclusif du Comité et la modification du libellé concernant le président qui permettrait au directeur du PSD d'assigner un délégué au poste de président
  16. Après discussions, on a décidé que la prochaine téléconférence se tiendrait en août 2013. Cette réunion aura lieu s'il y a suffissamment de points à l'ordre du jour
  17. La séance est levée à 15 h 20
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