Procès-verbal de la téléconférence du 20 août 2013 du Comité consultatif des bibliothèques du Programme des services de dépôt (CCB-PSD)

Désistement de responsabilité concernant l'information provenant de tiers

Une partie des informations de ce site Web à été fournie par des sources externes. Le gouvernement du Canada n'assume aucune responsabilité concernant la précision, l'actualité ou la fiabilité des informations fournies par les sources externes. Les utilisateurs qui désirent employer cette information devraient consulter directement la source des informations. Le contenu fournit par les sources externes n'est pas assujetti aux exigences sur les langues officielles, la protection des renseignements personnels et l'accessibilité.

Date de la téléconférence

20 août 2013

Président

Membres présents

Observateurs

Absents

Sommaire de la réunion

  1. Graeme Campbell (Graeme) ouvre la séance vers 13 h 30 à titre de président
  2. Le mot d'ouverture est prononcé par Marc Saint-Pierre (Marc) et Joanne Joanisse (Joanne)
  3. Le compte rendu de la téléconférence du 10 janvier 2013 est examiné et approuvé avec de légères modifications. Louise Carpentier accepte d'envoyer les modifications à apporter au point 10 (vi)
  4. Tracey Davis (Tracey), du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) présente une vue d'ensemble des nouvelles Procédures sur l'édition.
    1. Tracey confirme que les procédures favorisent une tendance générale vers l'édition électronique au gouvernement du Canada (GC). Les décisions menant à l'utilisation de supports électroniques ou du support papier sont prises par les directeurs des communications des ministères et les Procédures prévoient des exceptions dans les cas où il est nécessaire d'imprimer, par exemple, les produits promotionnels et les produits de communications.
    2. Caron Rollins (Caron) insiste sur l'importance de donner aux utilisateurs la marge de manœuvre nécessaire pour déterminer ce qui doit et ce qui ne doit pas être imprimé. Carla Graebner (Carla) dit qu'une justification écrite serait utile pour étayer la décision de ne pas imprimer. Joanne observe que le SCT aura de la difficulté à se garder au fait de ce que les ministères décident d'imprimer ou de ne pas imprimer, surtout pendant la première année de mise en œuvre.
    3. Marc insiste sur le fait que les ministères ont l'obligation d'envoyer toutes les publications électroniques au PSD à des fins de catalogage. Le PSD examine chaque année la conformité des ministères et envoie un rapport au Conseil du Trésor. Les derniers rapports montrent une augmentation du nombre de publications électroniques et une amélioration de la conformité ministérielle. Marc invite les membres à continuer de signaler les publications « fugitives ».
    4. Amanda Wakaruk (Amanda) demande quelle méthode de calcul on a utilisée pour obtenir les chiffres sur la conformité. Marc répond que le PSD a des listes (par exemple les ISBN demandés) et vérifie sur les sites Web ministériels, mais il admet que les résultats ne sont pas exacts à 100 %. Graeme observe que les mesures de conformité seront plus faciles à appliquer dans l'avenir, les Procédures obligeant les ministères à présenter au PSD la liste de tous les documents publiés au cours du dernier exercice – cela signifie toutefois que les publications fugitives des années précédentes ne sont pas prises en compte dans les calculs annuels.
    5. Carla et Amanda demandent quel sera le traitement des communiqués, des discours, etc. dans ce contexte. Graeme répond que ces communications ne sont habituellement pas considérées comme des publications pour les besoins du PSD. Les publications qui seront recueillies à l'avenir en tant que publications électroniques seront semblables au type de publications qui étaient auparavant recueillies comme « Imprimé ». Le PSD pourrait réviser sa politique en matière de collecte au moment où les prochaines modifications seront apportées au programme.
    6. Jacqueline Luffman (Jackie) pose une question sur la partie des Procédures qui traite du schéma des métadonnées. Merideth Fletcher (Merideth) répond que BAC est à la recherche de toute métadonnée que pourraient lui fournir les éditeurs et confirme qu'il pourrait s'agir, entre autres, d'une taxonomie des sujets.
    7. Caron demande s'il y a des ministères qui ne sont pas touchés par la politique sur l'édition. Graeme répond que seuls les ministères figurant aux annexes I, I.1 et II de la Loi sur la gestion des finances publiques doivent se conformer à la politique.
  5. Sylvain Latour (Sylvain), du SCT, présente une vue d'ensemble des initiatives du Gouvernement ouvert (GO) et de la Bibliothèque virtuelle (BV).
    1. Sylvain répond aux préoccupations relatives au regroupement des sites Web du GC en précisant que l'initiative s'inscrit dans un vaste effort de consolidation de la part du gouvernement ayant pour but de rationnaliser les services. Par exemple, le GC est en train d'adopter un système de messagerie électronique unique mais la façon dont les employés utilisent le système ne changera pas.
    2. Un membre du Comité demande quel est le rapport entre les Procédures et le Gouvernement ouvert. Sylvain dit que son groupe collabore avec celui de Tracey afin que, au fur et à mesure que les initiatives progressent, ces politiques et directives fonctionnent de façon harmonieuse.
    3. Chantal Poliquin (Chantal) demande quel est le rapport entre le Gouvernement ouvert et l'archivage des publications. Sylvain répond que l'objectif du Gouvernement ouvert n'est pas de détenir de l'information mais plutôt de rendre l'information accessible. BAC est un organisme d'archivage et le SCT ne veut pas conserver de l'information en double sur son site Web. Il veut créer un outil de recherche intégré afin d'agir comme guichet unique pour l'accès au contenu. Les lignes directrices sur la conservation font actuellement l'objet de discussions.
    4. Un membre du Comité demande si la collection électronique du PSD sera intégrée à la Bibliothèque virtuelle. Sylvain répond que son groupe travaillera avec tous ceux qui ont des fonds de renseignements, y compris le PSD. Aucune décision n'a encore été prise quant à la nature exacte de la Bibliothèque virtuelle mais on continue d'examiner les options.
    5. Sylvie Nadeau (Sylvie) demande quelles seront les conséquences du retrait des documents. Sylvain observe que la Bibliothèque virtuelle ne sera pas le dépôt officiel du gouvernement et que le ministère aura encore l'obligation de conserver l'information. La question de savoir si les documents retirés de la Bibliothèque virtuelle demeureront accessibles est encore ouverte à la discussion.
    6. Carla pose une question au sujet de l'archivage sur les sites Web du gouvernement et des publications qui ont déjà été retirées des sites Web. Sylvain n'est pas en mesure de répondre à cette question. Merideth ne peut pas se prononcer sur les documents qui ont déjà été retirés mais son groupe (à BAC) a été autorisé à « ratisser » une fois de plus le domaine du GC. Graeme observe que certains ministères ont déjà communiqué avec le PSD afin de lui envoyer directement des publications retirées de leur site.
    7. Un membre du Comité demande si une échéance est prévue pour le lancement du projet pilote de la Bibliothèque virtuelle et la mise en œuvre possible de celle–ci. Sylvain indique qu'aucune date n'a encore été fixé, l'initiative étant encore en développement.
    8. Jackie demande si on a permis à d'autres ministères de faire des suggestions. Sylvain dit que son groupe serait heureux d'avoir des conversations à ce sujet mais que la manière d'y arriver n'a pas été déterminée de façon officielle. On espère que les intervenants seront invités à participer à une étape du projet mais rien ne le garantit.
    9. Carla demande si les documents connexes qui seront publiés à la fin de l'année seront rendus publics à des fins de commentaires. Sylvain dit qu'il l'espère mais qu'il ne peut pas s'engager à respecter cette échéance.
  6. Gaétan Trottier (Gaétan), du PSD, parle des mises à jour concernant le site Web du PSD et le projet d'acquisition relié au Système intégré de bibliothèque (SIB).
    1. Gaétan dit que le PSD est en train d'élaborer un plan visant à modifier son système dorsal pour le catalogage et les acquisitions. La migration de l'application interne à un système intégré de bibliothèque (SIB) conforme aux normes lui permettra de fournir de meilleures données et un accès amélioré. Une fois le SIB installé, le PSD entreprendra le catalogage en format lisible sur machine (MARC).
    2. Caron demande si l'autorisation de disposition de documents (ADD) sera prise en compte lors du catalogage dans le nouveau système. Graeme répond qu'il n'y a pas encore eu de discussion approfondie mais que, selon les discussions informelles, le catalogage pourrait commencer en utilisant des techniques permettant de se préparer à l'ADD une fois le SIB installé.
    3. Gaétan parle des modifications suivantes qui seront apportées au site Web du PSD :
      1. Le contenu et les applications touchant au droit d'auteur seront retirés du site Web car le PSD cessera de gérer l'affranchissement des droits, qui deviendra la responsabilité des ministères auteurs. Certains renseignements demeureront sur le site Web à titre de référence.
      2. La fonction de commande sera retirée du site Web car le PSD cessera de vendre et de distribuer des publications imprimées.
    4. Gaétan invite les membres à discuter de l'avenir de la Liste hebdomadaire car celle–ci ne sera plus disponible en format imprimé à compter de 2014.
      1. Les membres du Comité sont d'accord pour demander que l'on fasse la promotion des publications cataloguées récemment.
      2. Les membres estiment que l'idée d'ajouter un bouton ou un lien sur le site Web pour produire une liste des publications cataloguées récemment n'est pas suffisamment proactive.
      3. Caron propose une liste hebdomadaire ou bihebdomadaire permettant d'obtenir l'information en lot en un seul téléchargement.
      4. Carla appuie l'idée de maintenir les deux listes actuelles afin qu'il n'y ait pas de documents en double dans le catalogue.
      5. On propose de donner aux utilisateurs le choix de télécharger une grande quantité de lots ou de télécharger certains documents seulement puisque les utilisateurs ne sont pas toujours intéressés à tous les documents.
    5. On demande si le PSD fournira de meilleures publications en série après la migration au SIB. Graeme répond que lors du passage au nouveau SIB, le PSD a l'intention d'inscrire les numéros en série comme le ferait une bibliothèque ordinaire au lieu de cataloguer chaque numéro séparément. Le SIB devrait améliorer l'accès aux publications en série.
    6. Caron demande si le PSD continuera de fournir les ISBN aux ministères. Graeme dit que les ISBN et les numéros de catalogue continueront d'être fournis.
    7. Sylvain ajoute que les publications futures seront visées par la licence d'utilisation du Gouvernement ouvert. Joanne demande à quel moment cette mesure entrera en vigueur. Sylvain répond que la mise en œuvre a déjà commencé; les ministères ont donné l'information, qui est disponible sur le site du Gouvernement ouvert à donnees.gc.ca.
    8. Un membre du Comité demande si les comptes rendus des deux dernières téléconférences du PSD seront ajoutés au site Web du programme. Graeme répond que les comptes rendus sont en voie de préparation.
    9. Carla et Amanda soulignent l'importance des messages Infodep archivés sur le site Web du PSD. Graeme répond que le PSD a l'intention de continuer à archiver les messages Infodep sur le site Web.
  7. Graeme mentionne que les ententes conclues avec les bibliothèques de dépôt se termineront à la fin de l'année; un communiqué établissant la date d'échéance au 31 décembre 2013 sera envoyé aux bibliothèques Étant donné l'importance que prendra la collection en ligne offerte par le PSD, les lignes directrices sur la conservation ne seront plus appliquées
  8. Caron demande quel sera l'avenir du CCB-PSD, soulignant que divers ministères ont constitué des comités consultatifs et que celui–ci est très utile.
    1. Marc répond que le PSD n'a aucune objection à maintenir le CCB-PSD et à tenir des téléconférences à intervalles réguliers. Il encourage les membres à formuler des commentaires et des suggestions au sujet de l'avenir du comité.
    2. Graeme souligne que le mandat actuel est axé sur les publications imprimées et il propose de tenir une téléconférence pour discuter d'un nouveau mandat dès que le PSD aura plus d'information sur les prochains changements qui seront apportés au programme.
    3. Caron dit qu'il est important de maintenir le dialogue afin que les bibliothèques puissent offrir de l'aide et que diverses associations de bibliothécaires voudraient sans doute participer à ce dialogue.
  9. Chantal demande si le PSD informera les partenaires d'échange étrangers des changements qui seront apportés au PSD ou si les bibliothèques partenaires devraient s'en charger.
    1. Graeme répond que la responsabilité revient aux bibliothèques puisque le PSD n'a pas de partenaires d'échange officiels; son rôle se limite à distribuer des publications au nom des ministères ayant des partenaires d'échange étrangers.
    2. Joanne accepte de fournir à Chantal une liste des partenaires d'échange étrangers.
    3. Merideth souligne que les partenaires de BAC ont été avisés qu'ils devront conclure eux-mêmes des partenariats. Elle n'est pas certaine que le PSD en a été informé mais elle confirme que les partenariats d'échange étrangers de BAC prendront fin. (Ce commentaire répond également au point 9 du compte rendu de la téléconférence du 10 janvier 2013.)
  10. Suivi des mesures découlant du compte rendu de la téléconférence du 10 janvier 2013.
    1. En réponse au point 8 concernant les changements qui se produisent à BAC, Merideth observe que le ministère continuera de cataloguer et d'imprimer des publications et de produire des fichiers MARC en lots mais qu'il cessera de cataloguer les publications imprimées qu'il ne reçoit pas. Caron demande si les futurs documents MARC du PSD entraîneront un chevauchement des efforts, dans la mesure où BAC créera également les fichiers en lots. Il est possible que cela se produise et le PSD et BAC devraient en discuter à l'avenir.
    2. En réponse au point 10 (iv) concernant le regroupement des ressources de Statistique Canada, Graeme dit qu'un échantillon de ces ressources a été fourni à l'ancien gestionnaire du PSD mais qu'il (Graeme) n'a pas encore été en mesure de l'examiner. Il discute actuellement de la situation avec Jackie en vue de fournir une réponse.
    3. En réponse au point 10 (v) concernant les ressources modulaires, Jackie signale que Statistique Canada a trouvé d'anciens fichiers PDF des Indicateurs de santé. Elle les a envoyés à Carla et en a parlé aux responsables du produit. Pour l'instant, il est prévu que tout ce qui est actif sera conservé et que rien ne sera retiré; on a plutôt l'intention d'archiver les fichiers sur le Web. Certains documents qui avaient été retirés sont maintenant remis sur le site.
    4. En réponse au point 10 (vi) concernant les tableaux du recensement et E–Stat, Jackie dit qu'elle a communiqué avec les responsables du recensement pour leur demander de trouver de la place pour les tableaux sur leur site Web. Comme ils s'occupent également de la gestion des produits du recensement, ils n'ont pas le temps de s'occuper de cette question pour le moment. Jackie accepte de communiquer de nouveau avec eux lorsque le recensement sera terminé.
    5. En réponse au point 11 (vii) concernant la « récolte » dans les domaines du GC sur le Web, Merideth dit que les autorisations nécessaires ont été obtenues et qu'un marché est en voie d'être conclu avec Archive–It pour la saisie des données. Une fois la récolte effectuée, l'équipe a l'intention de saisir les pages archivées aussi bien que le contenu actif. Elle propose Susan Haigh comme personne-ressource pour les membres du Comité qui auraient des questions précises à ce sujet. On invite aussi les membres à communiquer avec Merideth par courriel afin qu'elle transmette leurs questions aux employés compétents.
  11. Le Comité discute de l'avenir des publications imprimées de la Cour suprême et de la Cour fédérale.
    1. Caron observe que les recueils des arrêts ont toujours été distribués sur papier aux bibliothèques de dépôt universel et de dépôt sélectif. Lors des conversations qu'elle a eues avec un bibliothécaire de la Cour suprême du Canada (CSC), elle a constaté que la Cour a l'intention de se conformer aux nouvelles lignes directrices mais pourrait publier quelque chose à l'automne. Elle demande si les cours font partie des ministères figurant aux annexes de la Loi sur l'Administration financière qui sont visés par les nouvelles procédures en matière d'édition et si le PSD peut communiquer avec eux afin de savoir si les publications imprimées seront maintenues.
    2. Joanne a rencontré les représentants de la CSC et constaté que la Cour se penche actuellement sur l'avenir des publications imprimées, mais elle ne peut en dire davantage. Il en est de même pour les Cours fédérales mais nous recevrons une version électronique du recueil des décisions. Caron demande que les mises à jour concernant cette question soient affichées sur Infodep. Joanne accepte de s'en charger.
    3. Joanne assure au Comité que le PSD fournira aux bibliothèques la série complète des décisions rendues en 2013 sur papier au lieu de couper le service au milieu de l'année.
  12. Le Comité discute des ensembles de données retirés du site Web de Statistique Canada.
    1. Un des collègues de Caron a remarqué que certains ensembles de données ont été retirés du site Web de Statistique Canada. Elle demande si ces données sont archivées.
    2. Jackie demande qu'on lui donne des exemples précis. Caron accepte de faire le suivi avec Jackie à ce sujet. Les membres du Comité aimeraient connaître le résultat et Graeme accepte de distribuer la réponse.
  13. Le Comité discute des publications numérisées fondées sur les données historiques du recensement.
    1. Carla observe que les bibliothécaires sont préoccupés par la commercialisation de l'information gouvernementale en ce qui concerne le site ancestry.ca. Elle demande si le PSD rendra accessibles les produits fondés sur les données historiques du recensement.
    2. Graeme dit que le PSD en a l'intention et qu'il a reçu des versions numérisées et des notices MARC pour certains produits. Le PSD aimerait toutefois attendre que la migration au SIB soit terminée avant d'entreprendre le catalogage parce qu'il serait plus efficace d'importer les notices MARC que de cataloguer les documents dans notre système actuel avant la migration.
    3. Caron insiste sur l'importance d'intégrer les produits numérisés du recensement dans le catalogue du PSD le plus tôt possible, étant donné que le site ancestry.ca n'est pas disponible pour tout le monde.
    4. Graeme répond que le PSD accordera certainement une grande importance à ces produits lorsqu'il s'attaquera au volume des publications historiques reçues récemment à la suite de l'exercice « Réduire le RSP » du GC. Le PSD pourrait bientôt obtenir des ressources supplémentaires pour s'attaquer à cette tâche. Graeme accepte d'aviser les bibliothécaires si le PSD ajoute ces produits au catalogue avant l'installation du SIB.
    5. Jackie mentionne que Statistique Canada tente de tout numériser et de trouver des moyens de faciliter l'accès aux renseignements. Graeme demande s'il y aura des notices MARC pour les nouveaux produits numérisés. Jackie accepte de se renseigner à ce sujet.
  14. Le Comité discute des efforts de « récolte » de BAC sur le Web.
    1. Carla croit que BAC a ratissé à quelques reprises dans le domaine mais n'est pas en mesure de rendre les données accessibles en raison de contraintes techniques. Elle veut savoir s'il est possible de donner accès aux résultats des recherches Web archivées. Merideth accepte de faire le suivi.
    2. Graeme dit que si l'accès par le public est impossible, la solution de rechange serait que le PSD obtienne l'accès dans le but de récolter les publications « fugitives ». Merideth dit qu'elle ajoutera cette question à son suivi.
  15. Mise à jour concernant le réseau privé d'information LOCKSS du gouvernement du Canada (CGI-PLN)
    1. Amanda observe que la collection du PSD a été téléchargée à plusieurs nœuds de réseau, ce qui a permis aux universitaires d'exercer, pour les collections électroniques, le rôle de gardien qu'ils exercent également dans le monde de l'imprimé.
    2. Elle dit qu'elle fera le suivi avec Graeme au sujet d'un communiqué de CGI-PLN.
  16. Le Comité discute de l'effet des normes Web du SCT sur l'édition au GC
    1. Caron est préoccupée par le contenu étiqueté « Archivé » au moyen de grandes bannières rouges et jaunes. Elle dit que cela pourrait dissuader les utilisateurs d'utiliser cette information, même lorsqu'il ne s'agit pas véritablement d'archives. Cela pourrait empêcher les gens d'utiliser un document tout à fait convenable.
    2. Graeme dit que cela répond à une norme du SCT. Il faut apposer des bannières sur le contenu ancien afin que celui-ci puisse rester sur le Web. Les bannières permettent aussi au PSD de continuer d'héberger des publications anciennes en format électronique sur son site Web. Cette solution globale a été adoptée pour que les citoyens soient conscients que certains documents peuvent être périmés ou ne plus être valides, même si ce n'est pas toujours le cas des publications anciennes. Le PSD était assujetti aux politiques et normes du SCT, il doit s'y conformer.
  17. Le Comité discute de l'obligation de demander l'accès aux publications au lieu de pouvoir les télécharger directement.
    1. Caron est préoccupée par la question d'avoir à remplir un formulaire pour demander des publications à un grand nombre de ministères (au lieu de suivre simplement un lien vers un document), estimant qu'il s'agit d'une atteinte à la vie privée. Les personnes qui remplissent ces formulaires sont forcées de révéler leur identité. Elle demande sur quels critères s'appuient les ministères pour déterminer les publications qui nécessitent un formulaire de demande et celles qui sont accessibles au moyen d'un lien.
    2. Graeme dit qu'il ne peut pas parler au nom des autres ministères, qui appliquent la politique du SCT de différentes façons. Il est possible que certaines publications ne soient pas affichées sur le site Web parce qu'on les juge non conformes à la politique du SCT. Graeme invite le Comité à signaler au PSD les publications qui nécessitent un formulaire de demande afin qu'on puisse les rendre plus accessibles en les publiant sur le site publications.gc.ca.
    3. Amanda dit qu'elle n'a pas réussi à acquérir des publications de cette manière parce que beaucoup de demandes sont présentées en même temps. Elle a réussi à acquérir les publications en s'adressant plutôt au PSD.
    4. Carla recommande que le SCT examine cette question sous l'angle du Gouvernement ouvert parce que le public devrait avoir accès à cette information sans avoir à fournir des renseignements personnels.
  18. Le Comité discute de la prochaine téléconférence du CCB-PSD.
    1. Graeme propose d'organiser la prochaine téléconférence en janvier 2014 afin de discuter du mandat du Comité.
    2. On propose de ne pas tenir la téléconférence pendant la réunion d'hiver de l'ALA (du 24 au 28 janvier 2014).
    3. John Sadler dit qu'il serait utile d'avoir une version mise à jour du mandat du Comité avant d'en discuter à la prochaine téléconférence. Il accepte de constituer un groupe de travail composé de membres du CCB-PSD pour s'acquitter de cette tâche.

La séance est levée à 15 h 44.

Signaler un problème ou une erreur sur cette page
Date de modification :