Procès–verbal de la téléconférence du 10 avril 2014 du Comité consultatif du Programme des services de dépôt (CC-PSD)

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Date de la téléconférence

Le 10 avril 2014, 13 h 30 (HAE)

Président

Membres du Comité présents

Observateurs participants

Absents

Compte rendu de la réunion

  1. La réunion commence à 13 h 34 avec le mot d'ouverture de Graeme Campbell
  2. Le compte rendu de la téléconférence du 4 mars 2014 du CC-PSD est passé en revue et approuvé tel quel
  3. Siobhan Hanratty indique que l'Association des cartothèques et archives cartographiques du Canada croit qu'il est important que les cartes soient représentées au CC-PSD; Siobhan Hanratty agira à titre d'agent de liaison
  4. Le mandat mis à jour est revu :
    1. Graeme Campbell lit à voix haute une version révisée du premier paragraphe et demande aux membres du Comité de formuler leurs commentaires. Les membres du Comité discutent de la révision de Graeme Campbell; le paragraphe est approuvé sans autre modification
    2. Amanda Wakaruk demande que le décret (1927) pour le PSD fasse l'objet d'un renvoi dans le mandat. Les autres membres du Comité sont d'accord; Graeme Campbell confirme que le renvoi sera fait
    3. Après une courte discussion, on décide que certains renseignements relatifs aux notes de bas de page de l'ébauche du mandat pourraient être ajoutés ailleurs et interreliés dans le mandat. Caron Rollins demande qu'un lien direct vers la Politique de communication soit ajouté au mandat
    4. Catherine McGoveran suggère quelques reformulations dans le premier paragraphe du mandat, soit dans la partie qui traite des objectifs. Les membres du Comité en discutent, et des modifications mineures sont acceptées
    5. Graeme Campbell propose de retirer l'expression « à un endroit », au point 1, dans la section traitant des activités du Comité, puisque les membres du Comité se réunissent principalement par téléconférence dorénavant. Les membres du Comité en discutent, et on décide de garder « à un endroit » dans le présent mandat étant donné que certains membres participent en personne
    6. Les membres du Comité discutent et approuvent une restructuration mineure du contenu aux fins de clarté
    7. On convient que, bien que le mandat et le procès­verbal des réunions du Comité seront publiés, d'autres rapports et documents connexes découlant des réunions du CC-PSD seront envoyés par voie électronique aux membres du Comité seulement
    8. Plusieurs membres ont souligné avoir aimé que les procès­verbaux des réunions du Comité soient accessibles au public par l'intermédiaire du site Web du PSD et qu'ils souhaitent qu'ils le restent, peu importe les changements apportés aux sites Web du gouvernement du Canada. Graeme Campbell fait remarquer qu'il pourrait être difficile de maintenir l'accès public puisque les futurs plans d'intégration des sites Web du gouvernement du Canada ne sont pas entièrement connus. Catherine McGoveran propose d'ajouter les procès­verbaux des réunions du CC-PSD au catalogue du PSD comme solution possible
    9. On soulève la question à savoir comment le PSD pourrait faire un appel public de candidatures. Les membres du Comité discutent de la question, et on détermine qu'Infodep serait utilisé pour ce faire, tout comme dans le passé. Le Comité décide de rendre obligatoire l'abonnement à Infodep pour tous les membres du CC-PSD. Les membres du Comité pourraient aussi partager l'appel public de candidatures du PSD à d'autres parties intéressées
    10. Le mandat mis à jour du CC-PSD est approuvé avec les modifications
  5. Compte rendu sur le projet de système intégré de bibliothèques (SIB) (Chantal Akeson) :
    1. Chantal Akeson a pris la relève à titre de gestionnaire du projet en janvier 2014
    2. La mise en œuvre est planifiée pour l'automne 2014
    3. Le PSD continuera à utiliser l'interface publique actuelle pour la collecte; la migration vers un SIB concerne le catalogage et les approvisionnements
    4. Le PSD continuera d'offrir des documents de catalogage lisible par machine (MARC) par lots ainsi que des documents MARC individuels
    5. Nadia Villeneuve demande si le PSD pourrait passer au catalogage pour l'autorisation de disposition des documents (ADD). Graeme Campbell fait remarquer que le PSD n'a pas encore pris une décision définitive sur la question, bien que le personnel de catalogage souhaite utiliser l'ADD dans le nouveau système. On souligne également qu'il serait probablement le bon moment pour passer à l'ADD et pour apporter d'autres changements au PSD
    6. Caron Rollins mentionne que sa bibliothèque est actuellement dans un environnement hybride ADD/RCAA2, car il n'est pas possible de revenir en arrière et de modifier les anciens documents, ce qui donne lieu à une combinaison des deux normes dans le système de sa bibliothèque
    7. Caron Rollins demande si le PSD se contentera de seulement faire du catalogage de documents MARC au niveau de série, ce qui ne causerait plus de problèmes de catalogage. Graeme Campbell confirme que ce sera le cas
    8. Jennifer Pagnotta demande si des éléments seront exclus de la migration de l'ancien système vers le nouveau. Graeme Campbell répond que le plan consiste à transférer tous les documents électroniques et imprimés. Il n'y aura aucun accès aux publications imprimées, mais les gens sauront tout de même qu'elles existent
  6. On discute des propositions liées à l'ajout d'un nouveau membre du Comité provenant d'une bibliothèque publique. Le PSD enverra une demande de candidatures par Infodep
  7. L'utilité des index des débats du Sénat fait l'objet d'une discussion. Graeme Campbell souligne que bien que les membres du Comité étaient en faveur de les conserver dans le passé, ils n'ont pas pu être ajoutés à la collection électronique puisqu'il ne s'agit pas de publications officielles.
    1. De nombreux membres du Comité estiment que les index des débats du Sénat devraient rester sur le site Web puisqu'ils comprennent des renseignements très utiles et importants
    2. Plusieurs membres font remarquer que ces index ne sont pas accessibles ailleurs
    3. On décide qu'ils devraient rester sur le site publications.gc.ca
  8. Tour de table et sujets divers :
    1. Catherine McGoveran demande à qui elle doit s'adresser au PSD si elle veut déterminer les liens brisés et les autres problèmes et préoccupations en matière de catalogage. Graeme Campbell répond qu'elle peut envoyer un message par l'intermédiaire d'Infodep. Chantal Akeson fait remarquer qu'on peut aussi communiquer avec le service à la clientèle
    2. Amanda Wakaruk demande quelle est la procédure appropriée à suivre si des gens ont trouvé des publications gouvernementales qui devraient être accessibles au public, mais qui ne le sont pas. Graeme Campbell répond qu'ils peuvent communiquer avec le PSD et que la question pourrait être examinée en leur nom
  9. On décide que la prochaine téléconférence aura lieu le 4 septembre 2014 (avec le 3 septembre 2014 comme une date de rechange)
  10. La séance est levée à 14 h 51
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