Procès–verbal de la téléconférence du 27 janvier 2015 du Comité consultatif du Programme des services de dépôt

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Date de la téléconférence

Le 27 janvier 2015, 13 h 30 (HAE)

Président

Liste des participants

Absents

Observateurs participants

Compte rendu de la réunion

  1. Mme Akeson souhaite la bienvenue aux participants et fait les présentations. Le nouveau directeur de la DESD, M. Angus O'Leary, est présenté aux membres du Comité
  2. Le compte rendu de la téléconférence du 10 avril 2014 est approuvé
  3. Fin des ententes avec les bibliothèques de dépôt et conservation :
    1. Mme Akeson souligne que malgré la fin des ententes conclues avec les bibliothèques de dépôt et le fait qu'il n'est plus obligatoire de conserver les collections de publications du gouvernement du Canada, d'autres membres du Comité ont fait part de leurs préoccupations quant à la décision potentielle des bibliothèques de retirer certaines publications importantes de leurs collections. Bien que leur conservation ne soit plus obligatoire, ces collections imprimées revêtent toujours une grande importance pour la population canadienne
  4. Le point sur le SIB :
    1. Mme Akeson fait le point sur l'état d'avancement du projet de système intégré de bibliothèques (SIB)
    2. La DESD travaille à la migration de ses notices d'un environnement de catalogage non lisible par machine à un environnement de catalogage lisible par machine (MARC). Bien que la DESD ait été en mesure de remédier à la plupart des problèmes de cette entreprise exigeante, certains éléments de données n'ont pu être migrés à temps pour le lancement. Par conséquent, la DESD devra effectuer des activités de nettoyage postlancement afin d'assurer la qualité et la stabilité de ses notices. La DESD demande aux membres d'être patients pendant cette période
    3. Mme Graebner demande quand le SIB sera lancé. Mme Akeson lui répond que la DESD vise actuellement la fin mars 2015. Cependant, les échéances sont en cours de négociation, et le lancement pourrait être reporté à l'été 2015
    4. Les notices MARC du Programme des services de dépôt (PSD) seront accessibles au lancement par l'intermédiaire de la cible Z39.50
  5. Répercussions du gouvernement ouvert (anciennement la bibliothèque virtuelle) sur la DESD :
    1. La première étape de l'initiative du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) portant sur le portail d'information du gouvernement ouvert a été lancée à l'automne 2014. Ce portail, précédemment connu sous le nom de « bibliothèque virtuelle », est dorénavant appelé Information ouverte. Le site Web (ouvert.canada.ca) mettra en vedette des publications du gouvernement du Canada provenant de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) et de la DESD
    2. Bien que la DESD ait souligné l'importance de conserver les URL permanents dans le portail Information ouverte, on n'en a pas tenu compte lors de la première étape de l'initiative du gouvernement ouvert. La DESD a porté cette question à l'attention du SCT. Elle encourage les membres à faire part de leurs préoccupations au SCT
    3. Mme Akeson souligne l'importance pour les membres de jeter un coup d'œil au contenu du portail Information ouverte et de transmettre leurs commentaires au SCT. Elle leur communique les coordonnées du portail du gouvernement ouvert : open-ouvert@tbs-sct.gc.ca
    4. Mme Akeson : L'Initiative de renouvellement du Web du Conseil du Trésor (CT) vise à réduire le nombre de sites Web hébergés par le gouvernement du Canada. Autrement dit, les ministères ont toujours la responsabilité de créer du contenu, mais celui-ci sera hébergé et mis à la disposition de la population canadienne par l'intermédiaire de très peu de sites Web publics. Ce contenu sera hébergé principalement à l'adresse Canada.ca
    5. Mme Rollins demande à en savoir davantage sur le logiciel sous-jacent du portail du gouvernement ouvert. Mme Graebner lui répond que le portail repose sur une plateforme Statistique Canada est responsable du soutien technique (CKAN), ce que Mme Akeson corrobore
    6. M. Shires suggère que l'adresse courriel (open-ouvert@tbs-sct.gc.ca) soit ajoutée au formulaire Web du site ouvert.gc.ca
    7. Mme McGoveran veut savoir si le SCT récolte des métadonnées directement à partir du catalogue du PSD, ou si l'équipe du PSD les lui transmet
    8. Mme Akeson lui répond que l'équipe du PSD envoie des métadonnées sur toutes les notices à l'équipe du SCT qui travaille sur le portail d'information du gouvernement ouvert
    9. Mme Graebner souligne que le SCT ne souhaite pas devenir propriétaire des données comprises dans le portail du gouvernement ouvert
    10. Mme Pagnotta demande si cela signifie que le PSD devra poursuivre ses activités malgré le regroupement des sites Web gouvernementaux au sein de quatre sites Web
    11. Mme Akeson souligne que les ministères continueront de créer et de tenir à jour leur propre contenu Web. Le gouvernement espère avoir terminé le renouvellement du Web en 2016 à 2017. On ne compte pas mettre un terme au PSD pour l'instant
    12. Mme Wakaruk demande s'il existe des lignes directrices relatives à l'archivage du contenu Web perdu et des renseignements à supprimer
    13. Cette question mène au point 6 à l'ordre du jour
  6. Intégration des documents nouvellement numérisés des ministères et numérisation par la DESD d'anciennes publications offertes en format papier uniquement :
    1. De nombreux ministères ont approché la DESD afin d'inclure les publications nouvellement numérisées de leurs collections au catalogue du PSD. La DESD collabore étroitement avec ces ministères afin de procéder à l'intégration dans le cadre de sa charge de travail courante
    2. L'année dernière, la DESD a profité de la fin du programme de distribution physique du PSD pour numériser de nombreuses publications qui n'étaient auparavant offertes qu'en format papier
    3. Mme Graebner demande s'il existe un processus de promotion proactive de la numérisation auprès des ministères
    4. Mme Akeson lui répond que la DESD accepte actuellement les publications numérisées que lui transmettent les ministères, mais qu'elle souhaiterait être plus proactive à l'avenir
    5. Mme Pagnotta souligne qu'elle a déjà communiqué avec Mme Joanne Joanisse (ancienne directrice intérimaire de la DESD) relativement à un important projet de numérisation de Statistique Canada
    6. Mme Pagnotta rencontrera Mme Akeson et M. O'Leary plus tard afin de discuter des détails de ce projet
    7. Mme Rollins demande si toutes les publications de Statistique Canada sont visées par son projet de numérisation. Mme Pagnotta lui répond que Statistique Canada tente de numériser toutes ses publications qui ne sont actuellement offertes qu'en format papier. Le processus de numérisation touche à sa fin à Statistique Canada
    8. Mme Pagnotta souligne qu'une fois ce projet de numérisation terminé, Statistique Canada lancera un appel aux bibliothèques afin d'obtenir les publications qu'il ne possède pas ou qu'il est impossible de numériser en raison de leur fragilité. Elle indique également que l'organisme souhaite conserver au moins un (ou deux, si possible) dernier exemplaire imprimé
  7. Intégration des documents nouvellement numérisés des ministères et numérisation par la DESD d'anciennes publications offertes en format papier uniquement :
    1. De nombreux ministères ont approché la DESD afin d'inclure les publications nouvellement numérisées de leurs collections au catalogue du PSD. La DESD collabore étroitement avec ces ministères afin de procéder à l'intégration dans le cadre de sa charge de travail courante
    2. L'année dernière, la DESD a profité de la fin du programme de distribution physique du PSD pour numériser de nombreuses publications qui n'étaient auparavant offertes qu'en format papier
    3. Mme Graebner demande s'il existe un processus de promotion proactive de la numérisation auprès des ministères
    4. Mme Akeson lui répond que la DESD accepte actuellement les publications numérisées que lui transmettent les ministères, mais qu'elle souhaiterait être plus proactive à l'avenir
    5. Mme Pagnotta souligne qu'elle a déjà communiqué avec Mme Joanne Joanisse (ancienne directrice intérimaire de la DESD) relativement à un important projet de numérisation de Statistique Canada
    6. Mme Pagnotta rencontrera Mme Akeson et M. O'Leary plus tard afin de discuter des détails de ce projet
    7. Mme Rollins demande si toutes les publications de Statistique Canada sont visées par son projet de numérisation. Mme Pagnotta lui répond que Statistique Canada tente de numériser toutes ses publications qui ne sont actuellement offertes qu'en format papier. Le processus de numérisation touche à sa fin à Statistique Canada
    8. Mme Pagnotta souligne qu'une fois ce projet de numérisation terminé, Statistique Canada lancera un appel aux bibliothèques afin d'obtenir les publications qu'il ne possède pas ou qu'il est impossible de numériser en raison de leur fragilité. Elle indique également que l'organisme souhaite conserver au moins un (ou deux, si possible) dernier exemplaire imprimé
  8. Passage d'une liste hebdomadaire (LH) et d'une liste supplémentaire (LS) à une liste hebdomadaire des acquisitions :
    1. Mme Graham souligne qu'une fois que la DESD aura accompli la transition de son système de catalogage maison vers le SIB, elle n'aura plus à produire une LH ou une LS distincte et statique. La DESD envisage plutôt d'offrir une liste hebdomadaire dynamique des  acquisitions
    2. En voici les répercussions :
      1. Compte tenu du caractère dynamique de cette liste, en cas de retrait ou de recatalogage d'une notice, cette dernière n'apparaîtra plus dans la liste où elle figurait initialement
      2. Les « anciennes » et les nouvelles publications ne seront pas séparées dans deux listes; tous les documents catalogués et approuvés au cours d'une même semaine figureront sur la même liste
    3. Les anciennes LH et LS demeureront sur le site Web en format HTML, telles qu'elles le sont actuellement
    4. La DESD étudie la possibilité et la faisabilité de cataloguer les LS et les LH (en format PDF) accessibles en format électronique. Toutefois, la mise en œuvre d'un tel projet demanderait un investissement considérable de temps et de ressources
  9. Notices MARC pour les LS :
    1. Mme Akeson souligne que la DESD n'a jamais offert de notices MARC pour les LS. À mesure que le PSD passera à un environnement MARC, notamment par la mise en œuvre du SIB, les notices MARC seront offertes pour chacune des publications. La DESD prévoit rencontrer ses partenaires de BAC afin de discuter des enjeux et de l'avenir des lots de notices MARC pour ses listes hebdomadaires
  10. Préparation du terrain pour assurer le maintien des services offerts par la DESD :
    1. Mme Graebner affirme qu'elle aimerait savoir ce que la collectivité des bibliothèques peut faire pour appuyer la DESD à la suite de la fin des ententes avec les bibliothèques de dépôt. Elle ajoute que les services fournis par le PDS demeurent très importants pour cette collectivité; c'est pourquoi elle souhaite s'assurer que le Programme et la DESD puissent profiter de son soutien
    2. Mme Akeson souligne qu'il n'est actuellement pas envisagé d'éliminer la DESD. Toutefois, les services de première ligne actuels pourraient disparaître dans la foulée des plans de renouvellement du Web, qui visent à regrouper tous les sites Web du gouvernement du Canada
    3. Mme Wakaruk demande ce que la collectivité des bibliothèques pourrait accomplir pour assurer le maintien des services offerts par la DESD
    4. Mme Akeson répond que la DESD acheminera les préoccupations qu'elle reçoit à la haute direction
    5. Mme Rollins souligne que les métadonnées revêtent toujours une grande importance dans le contexte des bibliothèques, qui préfèrent être en mesure de télécharger des notices MARC en lots
  11. Articles de Juristat – numéros d'articles regroupés destinés aux bibliothèques :
    1. Mme Akeson demande aux représentants de Statistique Canada de répondre à cet enjeu soulevé par la collectivité des bibliothèques
    2. Mme Luffman souligne que les articles sont publiés un à un sur Juristat. Il n'est donc pas nécessaire d'attendre leur regroupement dans un grand numéro, bien qu'il s'agisse d'un problème pour le PSD sur le plan du catalogage. Elle ajoute que Statistique Canada étudie la possibilité de regrouper les articles de Juristat dans des périodiques, une fois que tous les articles d'un numéro ont été publiés
    3. Mme Luffman affirme que de nombreuses autres publications de Statistique Canada pourraient être accessibles en format HTML uniquement en raison de contraintes temporelles et financières
    4. Mme Akeson souligne que la politique de communication du SCT stipule que toutes les publications doivent être produites dans un format portable, lequel doit être transmis à la DESD aux fins de catalogage et d'inclusion dans le catalogue du PSD
    5. Les membres discutent des formats de publication et de l'utilisation du catalogue de Statistique Canada
    6. Mme Luffman souligne que Statistique Canada n'est pas visé par l'initiative de renouvellement du Web du SCT
  12. Annuaire du Canada  :
    1. Mme Akeson souligne que de nombreux membres de la collectivité des bibliothèques se sont dits intéressés à ce que le PSD ajoute les versions électroniques de l'Annuaire du Canada à la collection. Ce document est toutefois composé d'environ 40 fichiers PDF et n'est pas publié dans un format se prêtant à un catalogage approprié
    2. Mmes Akeson et Pagnotta discuteront plus tard des moyens possibles de regrouper les fichiers PDF de l' Annuaire du Canada aux fins de catalogage par le PSD
    3. Mme Wakaruk souhaite en savoir davantage sur la numérisation éventuelle des éditions de 1968 à 1995 de l' Annuaire du Canada
    4. Mme Pagnotta étudiera cette demande, mais souligne que la question du droit d'auteur devra peut-être être abordée
    5. Mme Akeson ajoute qu'elle communiquera le lien vers la page du gouvernement du Canada contenant des renseignements sur les licences ouvertes
  13. Tour de table :
    1. Mme Stacy informe le Comité que BAC a reçu l'autorisation d'entamer des discussions visant à remplacer AMICUS par la bibliothèque en ligne Online Computer Library Center (OCLC)
    2. Mme Luffman souligne que l'équipe du PSD publiait par le passé des listes des bibliothèques de dépôt renfermant des collections de Statistique Canada. Mme Akeson lui répond que la DESD possède une telle liste dans ses archives et qu'elle la lui transmettra une fois qu'elle l'aura trouvée
    3. Mme Rollins ajoute que l'Université de Victoria participe, de concert avec d'autres organisations, à un projet de conservation des derniers exemplaires imprimés; sa bibliothèque n'a ainsi éliminé aucune collection du gouvernement du Canada ni de Statistique Canada
    4. Mme Stacy affirme que BAC fait partie d'une initiative semblable, laquelle ne vise toutefois pas exclusivement les documents du gouvernement
  14. La prochaine téléconférence est prévue pour septembre 2015. Mme Rollins demande à ce que la réunion n'ait pas lieu la première semaine du mois; tous les membres sont d'accord
  15. Mot de la fin. La séance est levée à 15 h 45
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