Procès-verbal de la téléconférence du 3 février 2016 du Comité consultatif du Programme des services de dépôt

Date de la téléconférence

Le 3 février 2016 à 13 h (HAE)

Présidents d'assemblée

• Angus O'Leary (Direction des Éditions et des Services de dépôt)
• Chantal Akeson (Direction des Éditions et des Services de dépôt)

Liste des participants

• Beth Christianson (Bibliothèques de l'Assemblée législative de la Saskatchewan)
• Carla Graebner (Association des bibliothèques de recherche du Canada, Université Simon Fraser)
• Caron Rollins (Université de Victoria)
• Diane Beattie (Bibliothèques et Archives Canada)
• Jacqueline Luffman (Statistique Canada)
• Jennifer Pagnotta (Statistique Canada)
• Katherine McColgan (Association des bibliothèques de recherche du Canada)
• Michelle Lake (Université Concordia)
• Nadia Villeneuve (Université du Québec à Chicoutimi)
• Sarah Stacy (Bibliothèques et Archives Canada)
• Siobhan Hanratty (Université du Nouveau-Brunswick)
• Sylvie Nadeau (Association pour l'avancement des sciences et des techniques de la documentation, Service des bibliothèques publiques du Nouveau-Brunswick)
• Ted Goshulak (Université Trinity Western)

Absents

• Cheryl Wardell (Collège Fleming)
• Jennifer Paquet (Secrétariat du Conseil du trésor)
• John Sadler (Université Western)
• Michael Shires (Association des bibliothèques de recherche du Canada, Université de Régina)
• Patrick McDermott (Secrétariat du Conseil du trésor)
• Sally Sax (Bibliothèque du Parlement)
• Sébastien Tremblay (Bibliothèque du Parlement)
• Susan Haigh (Association des bibliothèques de recherche du Canada)

Observateurs participants

• Julie Grady (Direction des Éditions et des Services de dépôt)
• Melissa Graham (Direction des Éditions et des Services de dépôt)
• Marc Saint-Pierre (Direction des Éditions et des Services de dépôt)

Compte rendu de la réunion

Discussion avec Caron (qui n'a pas pu rester pour toute la durée de la réunion) au sujet de l'attribution des commissions d'enquête parlementaires, surtout au sujet de la commission d'enquête parlementaire à venir sur les femmes et les filles autochtones disparues et assassinées.

1. Mot d'ouverture par Angus. Il souligne que l'invité spécial, Patrick du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), ne peut pas participer à la téléconférence
2. Le procès-verbal de la téléconférence du 27 janvier 2015 est approuvé
3. Angus remplace Patrick pour présenter l'Initiative d'information ouverte.
   1. L'Initiative d'information ouverte représente une priorité importante du gouvernement actuel. Le Plan d'action du Canada pour un gouvernement ouvert comporte trois grands volets d'activité : Information ouverte, Données ouvertes et Dialogue ouvert
   2. Énoncé de la lettre du premier ministre portant sur le mandat du SCT : « Élargir la portée des initiatives sur les données ouvertes et accélérer leur mise en œuvre, et rendre les données gouvernementales accessibles en format numérique afin que les Canadiens puissent facilement les obtenir et les utiliser. »
   3. De plus, la ministre des Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) présidera un comité du Cabinet sur un gouvernement ouvert et transparent qui étudiera les enjeux pour améliorer l'ouverture et la transparence du gouvernement
   4. Le guide du premier ministre à l'intention des ministres met l'accent sur l'amélioration de l'accès à l'information par le gouvernement et l'adoption du principe des données ouvertes
   5. Le Secrétariat du Conseil du trésor (SCT), Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), Bibliothèque et Archives Canada (BAC), et Statistique Canada collaborent pour entamer la phase 2, qui comprendra l'amélioration de l'accessibilité aux documents destinés au public par l'entremise d'un service à l'échelle du gouvernement du Canada
   6. Conformément à la politique « ouverte par défaut », les ministères seront tenus d'identifier et de publier les documents et les données « ouverts »
   7. Une première mise à l'essai du nouveau service est prévue au printemps suivie par une mise en œuvre complète plus tard au cours de l'année
   8. On demande à tous les membres du Comité consultative du Programme des Services de dépôt (CC-PSD) d'examiner le portail actuel pour soumettre des suggestions visant à apporter des améliorations. Chantal et Marc encouragent vivement la soumission de commentaires au SCT
   9. Michelle et Chantal collaboreront pour créer un message sur l'évaluation demandée du Portail d'information ouverte par la communauté des bibliothèques aux fins de publication sur les blogues d'information du gouvernement et sur la liste de diffusion de l'information du gouvernement
   10. Carla s'interroge sur la conservation à long terme du matériel dans le cadre de l'Initiative d'information ouverte
   11. Angus révèle que BAC est responsable de la conservation, que Statistique Canada est responsable du soutien technique (CKAN), que le SCT est responsable d'offrir des conseils sur les politiques et le soutien et que la Direction des Éditions et Services de dépôt est responsable de l'entreposage, du catalogage et du processus d'affaires
   12. Diane (BAC) répond que tout matériel revêtant une valeur à long terme sera confié à BAC. Elle explique que BAC tente de créer des règlements en matière de conservation et de métadonnées pour tous les éléments du portail
   13. La définition de « valeur à long terme » soulève également des questions. Diane indique qu'aucun changement important ne sera apporté à la définition, mais que certains éléments seront jugés comme des éléments revêtant une valeur à long terme. Les membres du Comité expriment des préoccupations au sujet de la possibilité de désaccord des chercheurs et du gouvernement concernant la définition d'éléments de valeur pour la conservation du gouvernement fédéral. Par exemple, il est possible que le gouvernement ne perçoive pas la valeur de la conservation des organigrammes à long terme mais  que ces documents revêtent une grande importance aux yeux des chercheurs
   14. Caron affirme que tout le contenu du portail devrait être conservé et qu'il faudrait tenir une discussion sur le sujet plus tard
   15. Angus souligne que les documents officiels du programme sont en cours d'élaboration et il propose de reporter la discussion sur le sujet à la réunion du mois de septembre
   16. Diane affirme que BAC continuera à archiver les sites Web du gouvernement du Canada et à afficher des documents dans le Portail d'information ouverte
   17. Angus mentionne l'intention à long terme de regrouper le Portail d'information ouverte en y intégrant les provinces et les municipalités
4. Suivi des mesures à prendre découlant de la réunion précédente :
   1. Chantal et Jennifer discuteront prochainement des options du regroupement des documents PDF de l'Annuaire du Canada aux fins de catalogage par le Programme des services de dépôt (PSD)
   2. Chantal enverra la liste des bibliothèques de dépôt ayant des collections de Statistique Canada.
      1. Jennifer déclare que la version numérique de l'Annuaire du Canada peut être sauvegardée individuellement en format compressé comprenant tous les chapitres et envoyée au PSD. Chantal mentionne  qu'il faudra discuter de ce besoin auprès de l'équipe technique, puisqu'elle n'est pas certaine que les fichiers compressés seront acceptés
      2. Jennifer détermine les gros fichiers impossibles à gérer et elle recommande de s'entretenir avec Chantal hors ligne. Une mise à jour à cet effet aura lieu plus tard
      3. Pour ce qui est des Annuaires du Canada entre 1968 à 1995, Jennifer mentionne des préoccupations concernant les droits d'auteur des photos et, par conséquent, les versions numérisées ne pourront  être distribués avant d'avoir reçu la permission. Puisqu'il s'agit d'un processus très laborieux et que le projet de numérisation est la priorité principale, ce processus est remis à plus tard
      4. Carla s'interroge sur la possibilité de bloquer toutes les images protégées par le droit d'auteur pour accélérer la distribution. Jennifer répond que puisqu'elle n'est pas responsable de ce projet, elle mentionnera l'idée à ses collègues
      5. Chantal passe directement au point neuf de l'ordre du jour, soit la propriété intellectuelle et le gouvernement ouvert. Elle souligne l'importance aux yeux du gouvernement de partager ouvertement les renseignements en ligne avec les Canadiens et elle affirme que l'aspect le plus important du Portail d'information ouverte est la possibilité pour tous de réutiliser, de revendre ou d'utiliser l'information à leur guise, tant qu'elle est accompagnée d'une citation
      6. Chantal déclare qu'elle a envoyé la liste des bibliothèques de dépôt ayant des collections de Statistique Canada à Elizabeth Sander, qui était en affectation à ce moment. Elle a accusé réception et a partagé l'information avec Statistique Canada
5. Révisions du mandat
   1. Chantal déclare que la plupart des adhésions générales  doivent être renouvelées
   2. Certains membres ont mentionné s'interroger au sujet des « institutions non représentées par l'Association des bibliothèques de recherche du Canada (ABRC) » dans le mandat
   3. On s'interroge sur la possibilité d'offrir l'adhésion à tous les établissements d'enseignement et de ne pas limiter les adhésions générales aux personnes qui ne sont pas membres de l'ABRC. On recommande de s'entretenir avec Susan Haigh bientôt à ce sujet. Carla déclare qu'elle aimerait participer à cette discussion. Une réunion de suivi aura lieu  pour discuter des problèmes liés à l'abonnement. Un ordre du jour sera envoyé, en plus de la liste des membres
6. Nouveaux membres/membres participants
   1. Tous les membres du CC-PSD doivent s'inscrire à Infodep à partir de la liste de diffusion du PSD
   2. Les noms des nouveaux membres ou des membres actuels non-inscrits seront automatiquement ajoutés à la liste de diffusion
7. Notices de catalogage lisible par machine (MARC)
   1. Problèmes avec les documents du PSD concernant les vedettes de nom de collectivité (zones  MARC 110 et 710)
      1. Melissa explique les problèmes actuels du PSD et le plan futur concernant ce qui suit :
         1. Les zones 110 et 710 sont actuellement le moteur de première ligne (publications.gc.ca) en ce qui concerne la recherche, le tri et l'affichage des documents par ministère
         2. Les noms des ministères sur le site Web du PSD doivent respecter le format comme il est énoncé dans le Registre des titres d'usage du SCT
         3. Cela signifie que le personnel du PSD est souvent obligé de ne pas tenir compte des Autorités Canadiana et de consigner incorrectement les noms de collectivité (conformément aux normes MARC/RCAA2) pour répondre aux besoins du site Web
         4. Le PSD recherche actuellement une solution à ce problème en mettant en œuvre l'utilisation d'une zone 910 au lieu des zones 110 et 710 afin de façonner les exigences du site Web
   2. Carla mentionne qu'il y a des problèmes quant au chargement des notices MARC en ce qui concerne l'encodage des caractères et le manque de vedettes-matières de la Library of Congress
   3. Sarah de BAC fait remarquer que son équipe fournit ses notices MARC, lesquelles sont affichées à côté des documents du PSD dans la Liste hebdomadaire des acquisitions
8. Liste hebdomadaire des acquisitions
   1. Sarah indique qu'il est difficile de naviguer dans la Liste hebdomadaire des acquisitions
   2. La communauté des bibliothèques  demande que plusieurs caractéristiques soient ajoutées à la Liste hebdomadaire des acquisitions, notamment :
      1. Table des matières ou index
      2. Tri des publications selon le format, monographie versus série, et par nouvelle versus ancienne
   3. Chantal précise qu'elle aimerait conserver une liste pour la Liste hebdomadaire des acquisitions et qu'un plan est en place pour ajouter un index. Elle invite les participants à fournir d'autres commentaires sur la Liste hebdomadaire des acquisitions
   4. Sarah indique qu'elle aimerait participer étroitement aux révisions apportées à la Liste hebdomadaire des acquisitions et qu'elle aimerait faire partie d'un groupe de travail sur le sujet
   5. Pour mettre en contexte l'enjeu de l'ampleur et de l'impossibilité de gérer la Liste hebdomadaire des acquisitions, Angus indique que le PSD avait embauché des ressources supplémentaires pour liquider un inventaire historique et que le PSD a constaté une augmentation des publications parues en raison du renouvellement du Web. (Les ministères individuels qui perdent leur présence sur le Web tomberont sous un seul site Web du gouvernement du Canada.)
   6. Chantal créera un petit groupe de travail pour que le PSD puisse recueillir et examiner les commentaires officiels des intervenants
9. Prochaine commission d'enquête nationale sur les femmes et les filles autochtones disparues et assassinées
   1. Caron demande que le PSD fasse partie de la diffusion des renseignements avec le Bureau du Conseil privé pour veiller à ce que tous les renseignements concernant l'enquête soient rendus publics et non seulement le rapport final
   2. Siobhan mentionne la préoccupation concernant la politique mise en œuvre par le gouvernement pour veiller à ce que rien ne soit publié. Il propose que la prochaine enquête nationale soit une exception
   3. Chantal indique qu'il y a une certaine marge de manœuvre quant à l'autorisation d'impression, mais qu'elle ne peut pas garantir que le rapport sera publié. Toutefois, elle indique également que les Procédures sur l'édition précisent actuellement que le ministère auteur doit imprimer des publications sur demande. (Chantal enverra un lien vers la politique aux membres du Comité, laquelle est disponible au public sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor.)
10. Inclusion des documents du PSD dans le portail des publications gouvernementales et parlementaires électroniques (PGPE) de l'Association des bibliothèques parlementaires au Canada (ABPAC)
    1. Beth mentionne qu'il s'est écoulé un certain temps depuis la dernière mise à jour de la collection du PSD dans le portail des PGPE de l'ABPAC et qu'elle aimerait que cela soit fait sous peu
    2. Chantal informe le Comité que fournir les documents du PSD au portail des PGPE et au système LOCKSS est une priorité pour le PSD et qu'elle sera réalisée lorsque le PSD aura eu une consultation avec le fournisseur
11. Tour de table
    1. Sylvie mentionne que les membres du Conseil des bibliothèques universitaires de l'Atlantique (CBUA) commençaient à examiner le suivi des documents du gouvernement en format numérique et les efforts de préservation. Elle mentionne que les membres de CBUA demanderont probablement conseil auprès de la Direction des Éditions et des Services de dépôt
    2. On mentionne ensuite que l'Université Simon Fraser, l'Université de la Colombie-Britannique et l'Université de Victoria travailleront ensemble pour introduire le site Web municipal local d'ici la fin de l'été
    3. Chantal confirme qu'elle organisera, dans les prochaines semaines, une réunion pour discuter de l'adhésion au Comité consultatif du Programme des services de dépôt (CC-PSD)
12. Mot de la fin de Chantal et Angus
13. La séance est levée à 13 h 59

Mesures de suivi