Mandat du Comité consultatif du Programme des services de dépôt, 2016

Date de révision

Mis à jour et révisé le 11 mars 2016

Introduction

Le Programme des services de dépôt (PSD) a été créé par décret en 1927. Son mandat original était d'acquérir et de cataloguer des publications du gouvernement du Canada (GC) sous tous les formats, et de les distribuer à un réseau de bibliothèques de dépôt ainsi qu'aux parlementaires. En avril 2014, la mission du PSD et de sa direction mère, Éditions et Services de dépôt (ESD), a changé pour se concentrer sur l'acquisition, le catalogage et la mise à la disposition pour téléchargement des informations du GC publiées en formats électroniques portables. Ce changement de mission est appuyé par la Politique de communication du gouvernement du Canada et par les Procédures sur l'édition du gouvernement du Canada. En colocalisant et en hébergeant les documents du GC indépendamment des ministères auteurs, le PSD est lui–même devenu le dépositaire du programme. De cette façon, son rôle original de filet de sécurité pour l'information publiée du gouvernement du Canada peut se poursuivre même après son changement de mandat.

Le Comité consultatif des bibliothèques du Programme des services de dépôt (CCB–PSD) a été établi en 1981 afin de fournir au PSD des conseils sur ses activités, ses politiques, ses pratiques, ses plans, son orientation et ses services.

Ses membres représentent les principales associations de bibliothèques, des organismes fédéraux clés et les bibliothèques publiques et universitaires, de même que les diverses régions géographiques et communautés linguistiques canadiennes.

Comme la distribution de documents imprimés par le Programme de bibliothèques de dépôt a pris fin le 31 mars 2014, le Comité a révisé son mandat et a changé son nom pour celui de Comité consultatif du Programme des services de dépôt (CC–PSD) afin de tenir compte des changements apportés au programme et de veiller à ce que les intervenants puissent toujours formuler des avis et des conseils à l'intention du PSD.

Mission

La mission du CC–PSD consiste à exposer et à communiquer les besoins des collectivités d'utilisateurs et des partenaires du PSD, ainsi qu'à collaborer à leur satisfaction, dans la mesure du possible. Elle consiste également à formuler des conseils au PSD relativement à ses priorités, à ses politiques, à ses activités et à ses services.

Le CC–PSD agit uniquement à titre d'organe consultatif et n'a donc aucun pouvoir de gouvernance à l'égard des politiques ou des activités du PSD. Son rôle reflète l'important partenariat établi entre le PSD et la collectivité des bibliothèques afin de donner à l'ensemble de la population canadienne accès aux renseignements publiés par le gouvernement fédéral.

Objectifs

Le CC–PSD a pour principal objectif de contribuer, par l'intermédiaire de la collectivité des bibliothèques du Canada, au maintien et au développement de l'accès public aux publications du gouvernement du Canada.

À cette fin :

1. Le CC–PSD fournit des conseils et de l'information au PSD sur des questions qui intéressent tant le PSD que la collectivité des bibliothèques
2. Le CC–PSD formule des recommandations au PSD sur des questions qui intéressent la collectivité des bibliothèques et les collectivités d'utilisateurs
3. Le PSD conseille le CC–PSD sur ses activités, politiques, priorités et plans actuels
4. Les membres du CC–PSD travaillent avec leur organisation ou leur collectivité d'utilisateurs respective afin de faciliter la communication du rôle et des activités du PSD

Fonctionnement du comité

1. Le CC–PSD se réunit au besoin ou au minimum une fois par année. La date et le lieu de la réunion sont déterminés par le directeur ou le gestionnaire responsable du PSD
2. Le CC–PSD peut recourir à la conférence vidéo ou téléphonique et à des moyens électroniques pour tenir ses réunions
3. Le CC–PSD revoit son mandat sur une base annuelle
4. Le CC–PSD peut former des sous–comités ou des groupes de travail pour aborder des enjeux précis ou mener à bien des projets. Ces comités ou groupes de travail soumettent des rapports au CC–PSD avant ou lors de chaque réunion
5. Les discussions du CC–PSD se tiennent dans les deux langues officielles. Les membres peuvent s'exprimer dans la langue officielle de leur choix

Rapports

1. Le mandat et le compte rendu des rencontres du CC–PSD sont préparés dans les deux langues officielles par le PSD et rendus accessibles publiquement par voie électronique
2. Les autres rapports et documents connexes sont préparés dans les deux langues officielles par le PSD et rendus accessibles par voie électronique à tous les membres du CC–PSD
3. Le PSD rédige le compte rendu des réunions du CC–PSD et le transmet aux membres du CC–PSD le plus rapidement possible

Composition

En général, le CC–PSD devrait être représentatif de l'ensemble de la collectivité des bibliothèques en plus de compter des représentants des intervenants du gouvernement du Canada. Plus particulièrement, la composition devrait être représentative, dans la mesure du possible, des divers types de bibliothèques, grandes et petites, des collectivités de bibliothèques, des régions géographiques et des groupes linguistiques.

Composition du CC–PSD :

1. Le directeur et/ou gestionnaire responsable du PSD
2. Des représentants de chacune des organisations suivantes, nommés par l'organisation en question :
   • Bibliothèque et Archives Canada
   • Bibliothèque du Parlement
   • Statistique Canada
   • Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
   • Des représentants d'autres ministères fédéraux ou des parties intéressées peuvent occasionnellement être invités à assister aux réunions
3. Au plus deux représentants de chacune des organisations ci–dessous, nommés par l'organisation en question et représentant les grandes régions du Canada :
   • Association canadienne des bibliothèques
   • Association pour l'avancement des sciences et des techniques de la documentation
   • Association des bibliothèques de recherche du Canada (ABRC)
4. Au moins trois membres à titre personnel des types de bibliothèques suivants :
   • Bibliothèques des établissements d'enseignement postsecondaire
   • Bibliothèques publiques
   • Bibliothèques de droit
   • Bibliothèques gouvernementales ou législatives

En date de mars 2016, le processus de mise en candidature du CC–PSD a été éliminé. Lors d'une réunion spéciale avec les membres, qui a eu lieu le 25 février 2016, une décision a été prise afin de permettre à quiconque de la liste ci-dessus de participer. La personne intéressée doit soumettre une demande officielle à publications@tpsgc-pwgsc.gc.ca. Si, à n'importe quel moment le PSD détermine que le comité est devenu trop gros, une revue du comité sera nécessaire. Les membres qui ne veulent plus participer au comité devront le faire officiellement par écrit.

Les membres participant au CC–PSD doivent être abonnés à Infodep, le serveur de liste modérée du PSD.

Présidence

Les réunions du CC–PSD sont présidées par le directeur ou le gestionnaire responsable du PSD. Elles peuvent également être coprésidées par le directeur ou le gestionnaire responsable du PSD et une autre personne recommandée par le CC–PSD

• Mandat du Comité consultatif du Programme des services de dépôt (2016)
• ARCHIVÉE – Mandat du Comité consultatif du Programme des services de dépôt (2014)
• ARCHIVÉE – Mandat du Comité consultatif des bibliothèques du Programme des services de dépôt (2010)